Puedes reservar un único viaje para un grupo de compañeros que viajen al mismo lugar y en las mismas fechas, por ejemplo, para asistir a una conferencia en Berlín del 12 al 14 de junio.
Tú lo planificas y haces su seguimiento como un único viaje, pero el Agente de Viajes hace la reserva de cada viajero por separado. Cada viajero recibe su propia reserva, aprobación, tarjeta, dieta de viaje, itinerario e informe de gastos, cada uno con su propio número de confirmación.
Las reservas independientes permiten gestionar el viaje de cada persona por separado, de modo que los cambios, las cancelaciones o los problemas con la reserva de una persona nunca afecten al resto del grupo. Los vuelos siempre se reservan de forma individual. Dos viajeros pueden compartir una habitación de hotel mediante una única reserva cuyo coste se divide entre ambos.
Para reservar un viaje para una sola persona, consulta Enviar solicitudes de viaje y Reservar viajes en nombre de otros empleados.
Notas sobre los viajes de grupo
Un viaje de grupo puede incluir hasta 10 personas. Todos los viajeros comparten el mismo tipo de viaje, origen y destino, y las mismas fechas de viaje.
Un viaje de grupo utiliza un único tipo de viaje, que establece la persona que realiza la reserva. El Agente de Viajes excluye a cualquier viajero cuyo rol requiera un tipo de viaje diferente o que solo vaya a compartir una habitación de hotel sin tener un vuelo ni una dieta de viaje propios.
En el caso de una habitación de hotel compartida, la persona que realiza la reserva selecciona a los dos viajeros que van a compartirla. La habitación aparece únicamente en la solicitud y la aprobación de uno de ellos. La comprobación de la política se sigue realizando por persona. Por ejemplo, una habitación de 120 EUR cumple la política si el límite es de 100 EUR por persona, ya que a cada viajero le corresponden 60 EUR.
Reservar viajes de grupo
Para reservar un único viaje para un grupo de viajeros:
Inicia una nueva conversación de reserva con el Agente de Viajes.
Etiqueta a los viajeros al inicio de la conversación. Solo tienes que etiquetarlos una vez, no en cada búsqueda. Para etiquetar a alguien, escribe @ seguido de su nombre, escribe directamente su nombre o utiliza la dirección de correo electrónico con la que el empleado se registró en Payhawk.
Busca y reserva para todo el grupo:
Para los vuelos, la búsqueda funciona igual que para un solo viajero: todos los viajeros etiquetados reciben los vuelos que elijas.
Para los hoteles, indica al Agente de Viajes la distribución de las habitaciones, por ejemplo, una habitación para dos, habitaciones individuales o una habitación para tres personas.
Cuando una habitación sea para más de un viajero, selecciona quiénes la compartirán en el paso de selección de la habitación.
El Agente de Viajes muestra opciones para todo el grupo, con suficientes plazas de vuelo y habitaciones para todos. El precio por persona se muestra como importe principal, junto con el total del grupo.
Completa la reserva como de costumbre. Las políticas de viaje de tu empresa se aplican a cada viajero de forma individual.
Como las políticas se aplican a cada viajero de forma individual, un director y un miembro del equipo que participen en el mismo viaje pueden tener límites diferentes en función de sus respectivas políticas de viaje. Si una opción supera el límite de un viajero, el Agente la marca para ese viajero en concreto, de modo que puedas elegir otra opción para él o añadir una justificación y continuar.
Aprobar viajes de grupo
El aprobador de cada viajero revisa su solicitud por separado y todas las aprobaciones se procesan en paralelo. En cuanto se aprueba una solicitud, el sistema crea el informe de gastos de ese viajero y reserva su viaje de inmediato, de modo que un aprobador que tarde más en responder no retrasa a los viajeros cuyas solicitudes ya se han aprobado.
Si un aprobador rechaza la solicitud de un viajero, la persona que realiza la reserva recibe una notificación de inmediato. Puede excluir al viajero cuya solicitud se haya rechazado y continuar con el resto, o cancelar todo el viaje. Si la persona que realiza la reserva también viaja, su responsable deberá aprobar igualmente su solicitud.
Un aprobador responsable de varios viajeros del mismo viaje puede aprobar sus solicitudes de forma conjunta desde la aplicación Viajes mediante el filtro de equipo.
Para más información, consulta Revisar y aprobar solicitudes de viaje.
Recibir confirmaciones e itinerarios
La persona que realiza la reserva recibe un resumen de confirmación del viaje.
Cada viajero recibe su propio correo electrónico de confirmación, evento de calendario e itinerario en el móvil. Las alertas sobre incidencias, como un retraso o un cambio de puerta de embarque, se envían directamente al viajero afectado.
El itinerario muestra tus propias reservas, como tus vuelos y hoteles. Las reservas de los demás viajeros se mantienen privadas. Si has reservado el viaje o eres administrador de Payhawk o responsable de viajes, el itinerario muestra los vuelos y hoteles de todos los viajeros.
Cambiar o cancelar reservas
Desde el primer momento, cada viajero puede cambiar o cancelar su propio vuelo sin tener que hacerlo a través de la persona que realizó la reserva. Si el viajero cambia o cancela su vuelo, esta recibe una notificación. Todos los cambios realizados en un viaje y en sus reservas individuales también quedan registrados en el registro de auditoría del viaje, que la persona que realizó la reserva puede consultar en cualquier momento.
Los cambios que afectan a todo el viaje y a más de un viajero, como modificar las fechas de todo el viaje, los gestiona la persona que realizó la reserva. Como cada reserva es independiente, esta puede cambiar la reserva de un viajero sin que ello afecte al itinerario de los demás.
En el caso de las habitaciones de hotel compartidas, cualquiera de los viajeros que se aloje en la habitación, y no solo la persona que realizó la reserva, puede cambiar o cancelar la reserva, por lo que nadie tiene que esperar a que esta lo haga. Antes de cambiar o cancelar una habitación compartida, el sistema te avisa de que está reservada para más de una persona.
Gestionar errores de pago y de reserva
Los precios no se mantienen durante el proceso de aprobación, por lo que Payhawk vuelve a consultar el precio de cada reserva en el momento de la confirmación:
Si el nuevo precio no supera en más de un 10% el precio aprobado, se procede con la reserva.
Si el nuevo precio supera en más de un 10 % el precio aprobado, la reserva vuelve a la persona que la realizó para que acepte el nuevo precio y vuelva a solicitar su aprobación, o la cancele, sin bloquear el resto del viaje.
Como cada viajero tiene una reserva independiente, cualquier error afecta únicamente a la reserva en la que se haya producido. El resto de las reservas del viaje se realizan con normalidad y solo es necesario volver a intentar la reserva que ha fallado.
Siempre puedes ver el motivo por el que ha fallado una reserva, por ejemplo, porque una habitación ya no está disponible o porque no se ha podido procesar un pago. La persona que realizó la reserva decide qué hacer a continuación, por ejemplo, buscar una alternativa, dejar pendiente a ese viajero o cancelar la reserva y realizar una nueva búsqueda.