Cuando la facturación automática de vuelos está activada para tu empresa en Payhawk Labs, el Agente de Viajes puede realizar la facturación de los vuelos que has reservado a través de él y enviar tu tarjeta de embarque al chat. Puedes aceptar la propuesta de facturación del Agente de IA o pedirle que realice la facturación en cualquier momento dentro del plazo de facturación. Si puedes reservar viajes en nombre de otros empleados, también puedes realizar la facturación de sus vuelos.
Cómo facturar desde el mensaje de facturación del Agente de IA
Cuando se abre el plazo de facturación online para un vuelo que has reservado a través del Agente de Viajes, normalmente 24 horas antes de la salida, el Agente de Viajes te envía un mensaje en el chat de la aplicación con los datos del vuelo y el documento de viaje que utilizará. Los datos del vuelo incluyen la ruta, las horas de salida y llegada, la aerolínea, la referencia de reserva, las condiciones de la tarifa y la franquicia de equipaje.
Para facturar tu vuelo:
Abre el mensaje de facturación del Agente de IA en la Oficina de IA.
Haz clic en Realizar facturación.
Si el Agente de IA te pide tu documento de viaje, rellena el formulario Documento de viaje y haz clic en Guardar y continuar.
Espera a que el Agente de IA complete la facturación y te envíe tu tarjeta de embarque.
Si prefieres facturar por tu cuenta, haz clic en Realizar facturación manualmente para abrir el sitio web de la aerolínea. En el caso de las aerolíneas que todavía no admiten la facturación automática, el mensaje del Agente de IA solo ofrece la opción de facturar manualmente.
Cómo proporcionar los datos de tu documento de viaje
Si Payhawk no tiene registrado ningún documento de viaje tuyo, el Agente de IA muestra un formulario seguro de Documento de viaje en el chat.
En el formulario, debes rellenar los siguientes campos:
País de emisión
Número de documento
Fecha de caducidad
Nacionalidad
País de residencia
El formulario envía tus datos directamente a Payhawk y nunca como mensaje de chat. Payhawk guarda el documento registrado, por lo que el Agente de IA lo utiliza de forma predeterminada la próxima vez que realice la facturación por ti.
También puedes añadir tu pasaporte antes de que se abra la facturación. Pídeselo al Agente de Viajes, por ejemplo, Añade los datos de mi pasaporte a mi perfil de viajero, y rellena el mismo formulario. Fuera de la facturación de un vuelo, el formulario solo acepta pasaportes. Para usar un documento nacional de identidad, añádelo en el mensaje de facturación cuando se abra la facturación.
Ayudar al Agente de IA a completar la facturación
En la mayoría de los casos, el Agente de IA completa la facturación sin que tengas que intervenir. Si el sitio web de la aerolínea te pide que inicies sesión o muestra un CAPTCHA, el Agente de IA detiene el proceso y te envía un mensaje con un botón que abre la página de facturación de la aerolínea. Realiza el paso correspondiente en esa página y el Agente de IA reanuda la facturación.
Cómo obtener la tarjeta de embarque
Cuando finaliza la facturación, el Agente de IA envía tu tarjeta de embarque al chat. La tarjeta de embarque muestra el número de vuelo, la fecha, la ruta, las horas de salida y llegada, la terminal, la duración del vuelo, la clase de viaje y el asiento. Para guardar la tarjeta de embarque, haz clic en Descargar.
En la Payhawk Mobile App, también puedes añadir la tarjeta de embarque a Apple Wallet o Google Wallet. Para ello, toca Añadir a Wallet. Esta opción está disponible cuando el Agente de IA obtiene la tarjeta de embarque de la aerolínea como archivo PDF durante la facturación. Si el Agente de IA no puede obtener la tarjeta de embarque de la aerolínea, te lo indica en el chat y te remite al sitio web o la aplicación de la aerolínea para obtenerla.
Tus tarjetas de embarque también se guardan en tu viaje. Puedes abrirlas desde los detalles del viaje en la aplicación Viajes del portal web de Payhawk y en Viajes en el AI Office de la Payhawk Mobile App. Las tarjetas de embarque solo están disponibles para los viajes próximos y se eliminan una vez finalizado el viaje. Para obtener más información, consulta ver y actualizar viajes existentes.
Cómo iniciar la facturación desde el chat
No tienes que esperar al mensaje de facturación del Agente de IA. En cualquier momento dentro del plazo de facturación de 24 horas previo a tu vuelo, puedes pedírselo directamente al Agente de IA, por ejemplo: Factura mi vuelo a Londres.
Si tienes varios vuelos dentro del plazo de facturación, el Agente de IA te pregunta para qué vuelo quieres facturar.
Si todavía no se ha abierto el plazo de facturación para tu vuelo, el Agente de IA te indica cuándo puedes esperar su mensaje de facturación.
Facturación de otros viajeros
Los administradores de Payhawk y los empleados con permisos para reservas en nombre de otros, como los asistentes ejecutivos y los gestores de viajes, pueden realizar la facturación de los vuelos de otros viajeros. La facturación utiliza los mismos permisos de Viajes que la reserva de viajes en nombre de otros empleados.
Para realizar la facturación de otro viajero, pídeselo al Agente de Viajes en el chat e indica el nombre del viajero, por ejemplo: Factura el vuelo de Maria Ivanova a Berlín.
Cuando realices la facturación de otros viajeros, ten en cuenta lo siguiente:
Realizas la facturación de un viajero cada vez. En un viaje de grupo, realiza la facturación de cada viajero por separado.
El Agente de Viajes utiliza el documento de viaje que el viajero tiene registrado. Solo los viajeros pueden introducir los datos de su propio pasaporte o documento nacional de identidad, por lo que, si el viajero no tiene ningún documento de viaje registrado, primero debe proporcionarlo.
Los mensajes de facturación y la tarjeta de embarque se envían al viajero y a sus asistentes.