Si un administrador de Payhawk de tu empresa ha habilitado el Agente de Viajes, este estará disponible tanto en el portal web de Payhawk como en la aplicación móvil de Payhawk.
El Agente de Viajes te permite reservar vuelos y alojamientos para viajes de negocios directamente en la plataforma de Payhawk y garantiza que cumplan con las políticas de viajes de tu empresa.
Selección de vuelos y hoteles
Los empleados pueden buscar vuelos y hoteles directamente en el portal web y en la aplicación móvil de Payhawk, utilizando el Agente de Viajes:
Puedes buscar vuelos de forma totalmente conversacional proporcionando los detalles necesarios sobre tu destino y las fechas. Por ejemplo, si quieres viajar de Berlín a Londres en una fecha concreta, puedes preguntar directamente al Agente:
También puedes buscar hoteles de forma totalmente conversacional proporcionando los detalles necesarios sobre el destino de tu estancia y las fechas. Por ejemplo, si quieres alojarte en Londres en una fecha concreta, puedes preguntar directamente al Agente:
Selección de vuelos de ida y vuelta
Cuando reservas un vuelo de ida y vuelta, el Agente de Viajes gestiona un trayecto cada vez: primero tu vuelo de ida y luego tu vuelo de vuelta. Para cada trayecto, puedes ordenar los resultados, filtrar por franja horaria y comparar los precios que se muestran como importe «desde». La etiqueta CONFORME A LA POLÍTICA indica las opciones que cumplen la política, y la etiqueta Aerolínea preferida señala las aerolíneas recomendadas.
Puedes elegir una aerolínea diferente para cada trayecto. Tu elección determina cómo se tarifica, se paga y se contabiliza el viaje como gasto:
Si has seleccionado la misma aerolínea para ambos trayectos, el Agente agrupa tus vuelos en una única tarifa de ida y vuelta, con un solo pago y un solo gasto. Esta tarifa combinada puede costar menos que la suma de los dos precios «desde» de ida.
Si has seleccionado aerolíneas diferentes para cada trayecto, el Agente reserva dos billetes independientes, cada uno con su propio pago y su propio gasto.
Una vez que hayas seleccionado un vuelo para cada trayecto, haz clic en Confirmar tarifas para finalizar la tarificación y la conformidad con la política. A continuación, continúa con el proceso de solicitud de viaje y haz clic en Enviar.
Envío de solicitudes de viaje en el portal
El Agente de Viajes es una herramienta conversacional, lo que significa que puedes proporcionarle la información necesaria para enviar una solicitud de viaje de forma conversacional:
En el portal web de Payhawk, ve a Oficina.
Indica al Agente a dónde quieres viajar y en qué fechas.
Proporciona la información solicitada por el agente de forma conversacional para completar tu solicitud de viaje. Por ejemplo, indica si necesitas menos o más dietas de las incluidas en la política de tu empresa. Una vez recopilados todos los datos necesarios, el agente resume tu solicitud de viaje antes de enviarla.
Haz clic en el botón Enviar.
Envío de solicitudes de viaje en la aplicación
También puedes enviar tus solicitudes de viaje para su aprobación directamente desde la aplicación móvil de Payhawk utilizando el Agente de Viajes.
Para enviar una solicitud de viaje en la aplicación:
En la aplicación móvil de Payhawk, ve a Oficina.
Indica al Agente a dónde quieres viajar y en qué fechas.
Proporciona al Agente la información necesaria de forma conversacional para que pueda completar los datos de la solicitud de viaje requeridos para el envío. Una vez recopilada la información necesaria, el Agente resumirá el estado de tu solicitud de viaje.
Pulsa Enviar.
Después de enviar la solicitud de viaje en la aplicación móvil de Payhawk, puedes hacer un seguimiento de su estado de aprobación y consultar su itinerario desde la pestaña Viajes de la Oficina IA. Para más información, consulta el artículo sobre ver y actualizar viajes existentes.
Resolver un pago fallido
La mayoría de las solicitudes de viaje se aprueban y se pagan sin problemas. Si un pago falla después de la aprobación, el Agente de Viajes te indica qué parte del viaje requiere tu atención y te permite corregirla sin enviar una nueva solicitud de viaje ni esperar una nueva aprobación.
Si un pago falla, se muestra un mensaje que te informa de que algunas reservas requieren tu atención, y el Agente te pregunta si quieres buscar alternativas.
La forma de resolverlo depende del trayecto que haya fallado:
Si el vuelo de ida se pagó correctamente pero el de vuelta falló, tu vuelo de ida se conserva y solo tienes que elegir un nuevo vuelo de vuelta. En ese caso, seleccionas, confirmas y envías únicamente el vuelo de vuelta.
Si el pago del vuelo de ida falló, tienes que volver a empezar la selección de ambos vuelos. Así se evita que pagues un vuelo de vuelta sin un vuelo de ida asociado.
En el caso de una tarifa combinada de ida y vuelta (la misma aerolínea para ambos vuelos), el pago se realiza o falla en su totalidad: no existe reserva parcial. Si falla, tienes que volver a empezar la selección tanto del vuelo de ida como del de vuelta.
Los vuelos de sustitución siguen la misma regla presupuestaria que la solicitud original: puedes volver a reservar dentro del presupuesto aprobado más un margen del 10 %, sin una nueva aprobación, y cualquier importe superior requiere una nueva aprobación. Como al reiniciar se mantiene la misma solicitud de viaje, la aprobación original sigue siendo válida siempre que los nuevos vuelos se ajusten al presupuesto más el 10 %.
Notas sobre la reserva de vuelos y hoteles con el Agente de IA de Viajes
Los administradores de Payhawk y los empleados con los permisos necesarios pueden reservar vuelos y hoteles en nombre de otros empleados. El proceso de reserva es el mismo que si reservaras para ti mismo. Para más información, consulta el artículo sobre la reserva de viajes en nombre de otros empleados.
Puedes modificar o cancelar tus reservas de vuelo o de hotel directamente desde el Agente de IA de Viajes. Para las modificaciones de vuelo, el Agente de IA de Viajes muestra tus condiciones tarifarias, calcula los costes y gestiona las aprobaciones en tiempo real. Para las reservas de hotel, recupera tus condiciones de cancelación actuales, muestra el importe del reembolso y gestiona las aprobaciones. Para más información, consulta modificar y cancelar tus reservas de viaje.
Puedes añadir equipaje a tu reserva directamente durante el proceso de reserva. Cuando la tarifa seleccionada no incluye una opción de equipaje, el Agente de IA de Viajes sugiere automáticamente un paquete inteligente. En algunos casos, añadir o modificar el equipaje después de la reserva puede requerir gestionarlo directamente con la aerolínea.