Como Payhawk Administrator, puedes configurar políticas de viaje y flujos de aprobación para las solicitudes de viaje en el Payhawk Web Portal.
Las políticas de viaje definen las reglas que los empleados deben seguir al enviar solicitudes de viaje, como los límites de presupuesto, las opciones de reserva permitidas y el marcado de opciones fuera de política. Los flujos de aprobación definen qué ocurre después: los pasos, los aprobadores y las condiciones que determinan cómo se revisa y aprueba cada solicitud.
En función de estos ajustes, el Travel AI Agent recoge los datos necesarios de los empleados, muestra las opciones disponibles (marcando las que están fuera de política) y activa el flujo de aprobación.
Políticas de viaje compatibles
De forma predeterminada, Payhawk propone una política de viajes, que puedes modificar según las necesidades de tu empresa. Una vez que configures la política de viajes deseada, se aplicará a toda tu empresa o grupo de entidades.
Vuelos
Puedes definir los siguientes detalles de vuelo en tu política de viaje:
Compañías aéreas preferentes, por ejemplo, Lufthansa y British Airways.
Presupuesto máximo para vuelos nacionales, por ejemplo, hasta 150 €, donde los vuelos nacionales son aquellos que se realizan dentro del mismo país.
Presupuesto máximo para vuelos internacionales de corta o larga distancia, por ejemplo, hasta 300 € para los primeros y hasta 1000 € para los segundos.
Si el vuelo es dentro de la misma región y el tiempo total de vuelo en todos los segmentos es de hasta 7 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia en la misma región es de más de 7 horas de tiempo total de vuelo.
Si el vuelo es entre diferentes regiones y el tiempo total de vuelo en todos los segmentos es de hasta 6 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia entre diferentes regiones es de más de 6 horas de tiempo total de vuelo.
Hoteles
Puedes definir los siguientes detalles de hotel en tu política de viaje:
Tarifa máxima de hotel, por ejemplo, hasta 200 € por noche.
Clasificación de hoteles preferida, por ejemplo, solo hoteles de 3 o 4 estrellas.
Tarifas específicas por país, por ejemplo, hasta 250 € por noche en Francia o hasta 250 GBP por noche en Reino Unido.
Dieta diaria
La dieta diaria es un presupuesto por día que cubre los gastos de comidas y transporte durante el viaje, añadido al límite de la tarjeta del empleado además del presupuesto de hotel y vuelo. Cuando se aprueba una solicitud de viaje, el límite de la tarjeta aumenta en el importe de la dieta diaria multiplicado por el número de días del viaje. Por ejemplo, si la dieta diaria es de 50 € y el viaje dura 4 días, el límite de la tarjeta aumenta en 200 € al aprobarse. El empleado puede gastar el importe completo de la dieta desde el momento de la aprobación hasta el último día del viaje. El importe no utilizado se elimina del límite de la tarjeta cuando finaliza el viaje.
Puedes configurar la dieta como parte de tu política de viaje. El ajuste de dieta admite las siguientes opciones:
Desactivada – No se incluye ninguna dieta en las solicitudes de viaje.
Activada con límite – Se añade automáticamente una dieta a cada solicitud de viaje, hasta el importe que definas en la política.
Activada sin límite – Se añade automáticamente una dieta sin límite de importe en la solicitud de viaje. Cuando está activada, la dieta se aplica a las solicitudes de viaje de forma predeterminada según la configuración de la política. Los viajeros pueden ajustar el importe de la dieta en sus solicitudes individuales si es necesario.
Configuración de las políticas de viaje
Para configurar las políticas de viaje:
Ve a la pestaña Configuración > Viajes > Viajes > Política.
En Descripción de la política, introduce los detalles que desees de la política de viajes de tu empresa en formato de texto sin formato.
Haz clic en Guardar cambios.
