En el Payhawk Web Portal, puedes configurar los ajustes generales de las solicitudes de viaje de tus empleados, incluidos el nombre y la descripción de la solicitud. Los campos de la solicitud de viaje son predefinidos. Puedes consultarlos y ajustar ciertas opciones, como elegir a partir de qué paso es obligatorio un campo.
Puedes crear más de un tipo de viaje y configurar estos ajustes por separado para cada tipo de viaje.
Configurar la solicitud de viaje
Puedes configurar los ajustes generales de las solicitudes de viaje de tus empleados.
Para configurar los ajustes:
Ve a Configuración > Viajes.
Abre el tipo de viaje que desees haciendo clic en él.
Ve a la pestaña Ajustes.
Activa el interruptor Activar [Tipo] para que los empleados puedan enviar solicitudes de viaje de este tipo. Desactívalo para que no se puedan enviar nuevas solicitudes de este tipo.
En Nombre, introduce el nombre de la solicitud de viaje como texto libre, por ejemplo, Viaje.
En Descripción, introduce la descripción de la solicitud de viaje para ayudar a los empleados a diferenciar entre los distintos tipos.
En Visibilidad, selecciona en el menú desplegable quién puede crear solicitudes de viaje de este tipo. Ten en cuenta que los administradores de Payhawk y los contables de Payhawk siempre pueden utilizar todos los tipos de viaje.
Haz clic en Guardar cambios.
Configurar los campos de la solicitud de viaje
Los ajustes de campo para las solicitudes de viaje son predeterminados y se pueden consultar desde la pestaña Configuración > Viajes > [Tipo] > Campos, en Detalles de la solicitud. Incluyen la siguiente información:
Descripción - Los ajustes del campo Descripción para las solicitudes de viaje no se pueden modificar. El campo Descripción siempre se mostrará en las solicitudes de viaje y se pedirá a los empleados que indiquen el motivo para enviar la solicitud de viaje.
Detalles del viaje - El campo Detalles del viaje siempre se mostrará en las solicitudes de viaje. En Obligatorio, puedes elegir a partir de qué paso es obligatorio: Opcional, Enviar (obligatorio antes de enviar la solicitud de viaje y en la revisión) o Revisar (obligatorio antes de completar la revisión). El resto de sus ajustes no son modificables. El campo Detalles del viaje siempre se mostrará en las solicitudes de viaje y se pedirá a los empleados que proporcionen los detalles del viaje que desean, como las fechas de ida y vuelta y el destino.
Método de pago - Se pedirá a los empleados que indiquen qué tarjeta de Payhawk debe utilizar el Agente de IA de viajes para la reserva. Si el empleado no tiene una tarjeta de Payhawk activa, el Agente de IA de viajes le emitirá automáticamente una nueva tarjeta virtual que se utilizará para esa solicitud de viaje específica. En un viaje en grupo, cada viajero reserva con su propia tarjeta Payhawk predeterminada. Si un viajero no tiene ninguna tarjeta activa, el Agente le emite una tarjeta virtual nueva para el viaje y la cierra cuando el viaje termina.
Recursos útiles