En el Payhawk Web Portal, puedes configurar flujos de aprobación que determinan cómo se revisan y aprueban las solicitudes de viaje de tus empleados.
Un flujo de aprobación define la secuencia de pasos por los que pasa una solicitud de viaje después de su envío, incluidos quién la aprueba, en qué condiciones y qué ocurre en cada etapa. Junto con tus ajustes de política de viaje, el flujo de aprobación garantiza que cada solicitud de viaje siga el proceso de tu empresa, desde el envío hasta la aprobación.
Entender los flujos de aprobación de viaje
Al configurar los flujos de aprobación para viajes, ten en cuenta cómo gestiona el sistema ciertas situaciones específicas.
Cambios de precio y disponibilidad
El sistema incluye un margen del 10 % en las solicitudes de viaje para tener en cuenta las fluctuaciones de precio durante el proceso de revisión y aprobación. Si un retraso provoca un cambio de precio, el margen cubre la diferencia y el empleado puede continuar con la reserva sin necesidad de una nueva aprobación. Los aprobadores reciben recordatorios para que el proceso avance sin problemas.
Si la opción original deja de estar disponible cuando se aprueba la solicitud de viaje, el Travel AI Agent pide al empleado que seleccione un nuevo vuelo (mismas fechas y destino), habitación u hotel (en un radio de 5 km) y reserva la opción confirmada sin necesidad de una nueva aprobación.
Si un empleado modifica el precio de la solicitud de viaje, como seleccionar una opción más cara, se requiere una nueva aprobación.
Reservar en nombre de otro empleado
Cuando un administrador de Payhawk o un empleado con los permisos necesarios realiza una reserva en nombre de otro empleado, el flujo de aprobación sigue las reglas de aprobación configuradas para el viajero, no las de quien realiza la reserva. El flujo de aprobación está determinado por la configuración de aprobación del viajero, por ejemplo, la aprobación del responsable o el paso de revisión del Travel Manager. La reserva se trata exactamente como si el viajero la hubiera enviado él mismo.
Todas las demás reglas de aprobación, como los umbrales de presupuesto, los límites de política y los pasos de escalada, se aplican con normalidad a la solicitud del viajero.
Configurar los flujos de aprobación de viaje
Puedes configurar flujos de aprobación para las solicitudes de viaje de tus empleados. Estos flujos de aprobación solo están disponibles para los usuarios de Payhawk.
Para configurar los flujos de aprobación:
Ve a la pestaña Configuración > Viajes > Viajes > Flujo de aprobación.
Haz clic en Editar flujo de aprobación. Como alternativa, haz clic en Ir a los flujos de aprobación y se te redirigirá a Configuración > Flujos de aprobación, donde podrás ver y gestionar todos los flujos de solicitudes de viaje desde un único lugar.
Crea un flujo de aprobación que se adapte a tus necesidades siguiendo los pasos para definir flujos de aprobación personalizados y teniendo en cuenta las siguientes especificaciones que se aplican a las solicitudes de viaje:
El paso Enviar está siempre presente. Durante este paso, el Agente de IA de Viajes debe recopilar la información necesaria para completar todos los campos de la solicitud, crear la solicitud de viaje y enviarla.
El paso Revisar es opcional. Puedes configurar a las personas correspondientes de tu empresa como revisores. Normalmente se trata de responsables de viajes que pueden modificar los vuelos y los hoteles. Este paso activará una notificación de solicitud de revisión en el Agente, tanto en el portal web como en la aplicación móvil y en Slack..
El paso Aprobar lo defines tú. Por ejemplo, puedes asignar al responsable del equipo correspondiente como aprobador. Este paso activará una solicitud de aprobación en su portal web y aplicación móvil de Payhawk y en Slack. Así podrán aprobar la solicitud de viaje en el Agente, ya sea desde Slack, el portal web o la aplicación móvil.
El paso Pagar está siempre presente. Una vez aprobada la solicitud, el Travel AI Agent aumenta automáticamente el límite de la tarjeta del empleado y reserva el viaje de empresa.
El paso Cerrar también está siempre visible de forma predeterminada. Incluye reglas predefinidas para cerrar automáticamente las solicitudes cuando se activa la opción de cierre automático y especifica también los roles predeterminados autorizados para cerrar solicitudes de forma manual.