Como administrador de Payhawk, puedes configurar los ajustes de las solicitudes de viaje para viajes de empresa directamente desde el portal de Payhawk.
En función de la configuración definida, el Agente de IA de Viajes recopilará todos los datos necesarios de tus empleados, mostrará todas las opciones disponibles (marcando las que no cumplan la política) y activará un flujo de aprobación.
Configuración de ajustes
Puedes configurar los ajustes generales de las solicitudes de viaje de tus empleados.
Para configurar los ajustes:
Ve a la pestaña Configuración > Viajes > Viaje > Ajustes.
En Nombre, introduce el nombre de la solicitud de viaje como texto libre, por ejemplo, Viaje.
En Descripción, introduce la descripción de la solicitud de viaje para ayudar a los empleados a diferenciar entre los distintos tipos.
Haz clic en Guardar cambios.
Configuración de los ajustes de los campos
Los ajustes de campo para las solicitudes de viaje son predeterminados y se pueden consultar desde la pestaña Configuración > Viajes > Viaje > Campos, en Detalles de la solicitud. Incluyen la siguiente información:
Descripción - Los ajustes del campo Descripción para las solicitudes de viaje no se pueden modificar. El campo Descripción siempre se mostrará en las solicitudes de viaje y se pedirá a los empleados que indiquen el motivo para enviar la solicitud de viaje.
Detalles del viaje - El campo Detalles del viaje siempre se mostrará en las solicitudes de viaje. Aquí puedes configurarlo como obligatorio para el envío y/o obligatorio para la revisión. El resto de sus ajustes no son modificables. El campo Detalles del viaje siempre se mostrará en las solicitudes de viaje y se pedirá a los empleados que proporcionen los detalles del viaje que desean, como las fechas de ida y vuelta y el destino.
Método de pago - Los ajustes del campo Método de pago para las solicitudes de viaje no se pueden modificar. Se pedirá a los empleados que indiquen qué tarjeta de Payhawk debe utilizar el Agente de IA de viajes para la reserva. Si el empleado no tiene una tarjeta de Payhawk activa, el Agente de IA de viajes le emitirá automáticamente una nueva tarjeta virtual que se utilizará para esa solicitud de viaje específica.
Configuración de las políticas de viaje
De forma predeterminada, Payhawk propone una política de viajes, que puedes modificar según las necesidades de tu empresa. Una vez que configures la política de viajes deseada, se aplicará a toda tu empresa o grupo de entidades.
Para configurar las políticas de viaje:
Ve a la pestaña Configuración > Viajes > Viajes > Política.
En Descripción de la política, introduce los detalles que desees de la política de viajes de tu empresa en formato de texto sin formato. Puedes definir los siguientes aspectos:
Compañías aéreas preferentes, por ejemplo, Lufthansa y British Airways.
Presupuesto máximo para vuelos nacionales, por ejemplo, hasta 150 €, donde los vuelos nacionales son aquellos que se realizan dentro del mismo país.
Presupuesto máximo para vuelos internacionales de corta o larga distancia, por ejemplo, hasta 300 € para los primeros y hasta 1000 € para los segundos.
Si el vuelo es dentro de la misma región y el tiempo total de vuelo en todos los segmentos es de hasta 7 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia en la misma región es de más de 7 horas de tiempo total de vuelo.
Si el vuelo es entre diferentes regiones y el tiempo total de vuelo en todos los segmentos es de hasta 6 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia entre diferentes regiones es de más de 6 horas de tiempo total de vuelo.
Tarifa máxima de hotel, por ejemplo, hasta 200 € por noche.
Clasificación de hoteles preferida, por ejemplo, solo hoteles de 3 o 4 estrellas.
Tarifas específicas por país, por ejemplo, hasta 250 € por noche en Francia o hasta 250 GBP por noche en Reino Unido.
Puedes configurar una dieta de viaje como parte de tu política de viajes. Una asignación de viaje aumenta automáticamente el límite de la tarjeta del empleado, lo que le permite cubrir comidas y gastos de transporte durante el viaje según la política de viajes. El ajuste Dieta admite las siguientes opciones:
Desactivada – No se incluye ninguna dieta en las solicitudes de viaje.
Activada con límite – Se añade automáticamente una dieta a cada solicitud de viaje, hasta el importe que definas en la política.
Activada sin límite – Se añade automáticamente una dieta sin límite de importe en la solicitud de viaje. Cuando está activada, la dieta se aplica a las solicitudes de viaje de forma predeterminada según la configuración de la política. Los viajeros pueden ajustar el importe de la dieta en sus solicitudes individuales si es necesario.
Haz clic en Guardar cambios.
Configuración de flujos de aprobación
Puedes configurar flujos de aprobación para las solicitudes de viaje de tus empleados. Estos flujos de aprobación solo están disponibles para los usuarios de Payhawk.
Para configurar los flujos de aprobación:
Ve a la pestaña Configuración > Viajes > Viajes > Flujo de aprobación.
Haz clic en Editar flujo de aprobación. Como alternativa, haz clic en Ir a los flujos de aprobación y se te redirigirá a Configuración > Flujos de aprobación, donde podrás ver y gestionar todos los flujos de solicitudes de viaje desde un único lugar.
Crea un flujo de aprobación que se adapte a tus necesidades siguiendo los pasos para definir flujos de aprobación personalizados y teniendo en cuenta las siguientes especificaciones que se aplican a las solicitudes de viaje:
El paso Enviar está siempre presente. Durante este paso, el Agente de IA de Viajes debe recopilar la información necesaria para completar todos los campos de la solicitud, crear la solicitud de viaje y enviarla.
El paso Revisar es opcional. Puedes configurar a las personas correspondientes de tu empresa como revisores. Normalmente se trata de responsables de viajes que pueden modificar los vuelos y los hoteles. Este paso activará una notificación de solicitud de revisión en el Agente, tanto en el portal web como en la aplicación móvil y en Slack..
El paso Aprobar lo defines tú. Por ejemplo, puedes asignar al responsable del equipo correspondiente como aprobador. Este paso activará una solicitud de aprobación en su portal web y aplicación móvil de Payhawk y en Slack. Así podrán aprobar la solicitud de viaje en el Agente, ya sea desde Slack, el portal web o la aplicación móvil.
El paso Pagar está siempre presente. Una vez que la solicitud se aprueba correctamente, el Agente de IA de Viajes recarga automáticamente la tarjeta del empleado y reserva el viaje de empresa.
El paso Cerrar también está siempre visible de forma predeterminada. Incluye reglas predefinidas para cerrar automáticamente las solicitudes cuando se activa la opción de cierre automático y especifica también los roles predeterminados autorizados para cerrar solicitudes de forma manual.
Notas sobre los flujos de trabajo
Para tener en cuenta los cambios de precio que puedan producirse durante el proceso de revisión y aprobación, el sistema aplica un margen del 10 % a las solicitudes de viaje. Los aprobadores reciben recordatorios para garantizar que las aprobaciones se realicen a tiempo. Sin embargo, si un retraso provoca una variación en el precio, el margen cubrirá la diferencia y el empleado podrá continuar con la reserva sin necesidad de una nueva aprobación.
Si la opción original deja de estar disponible en el momento en que se revisa y aprueba la solicitud de viaje, el Travel AI Agent te pedirá que selecciones un nuevo vuelo (con las mismas fechas y destinos), una habitación distinta o un hotel alternativo (en un radio de 5 km). El Agent realizará la reserva de la opción confirmada sin que se requiera una nueva aprobación.
Si realizas algún cambio en el precio de la solicitud de viaje, como un aumento del coste, estos cambios deberán volver a aprobarse.