Como administrador de Payhawk, puedes configurar políticas de viajes y los flujos de aprobación para las solicitudes de viaje en el portal web de Payhawk.
Las políticas de viajes definen las normas que los empleados deben seguir al enviar solicitudes de viaje, como los límites de presupuesto, las opciones de reserva permitidas y la identificación de solicitudes que incumplen la política. Los flujos de aprobación definen lo que sucede a continuación: los pasos, los aprobadores y las condiciones que determinan cómo se revisa y aprueba cada solicitud.
En función de esta configuración, el Agente de Viajes recopila la información necesaria de los empleados, muestra las opciones disponibles (señalando las que incumplen la política) y activa el flujo de aprobación.
Políticas de viajes admitidas
De forma predeterminada, Payhawk sugiere una política de viajes que puedes modificar según las necesidades de tu empresa. Una vez que configures la política de viajes deseada, se aplicará a toda tu empresa o grupo de entidades.
Si tu empresa ha negociado tarifas de hotel con Payhawk, estas serán totalmente compatibles con tu política de viajes. Las tarifas negociadas se aplicarán automáticamente durante las búsquedas de hoteles, sin que los empleados tengan que realizar ninguna acción ni introducir ningún código. Las reglas de la política, como los límites de presupuesto y los requisitos de aprobación, seguirán aplicándose con normalidad, independientemente de si el empleado selecciona una tarifa negociada o pública.
Vuelos
Puedes definir los siguientes detalles de los vuelos en tu política de viajes:
Compañías aéreas preferidas, por ejemplo, Lufthansa y British Airways.
Presupuesto máximo para vuelos nacionales, por ejemplo, hasta 150 EUR, considerando como vuelos nacionales aquellos que se realizan dentro del mismo país.
Presupuesto máximo para vuelos internacionales de corta o larga distancia, por ejemplo, hasta 300 EUR para los primeros y hasta 1000 EUR para los segundos.
Si el vuelo se realiza dentro de la misma región y el tiempo total de vuelo de todos los trayectos es de hasta 7 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia dentro de la misma región es aquel cuyo tiempo total de vuelo supera las 7 horas.
Si el vuelo se realiza entre distintas regiones y el tiempo total de vuelo de todos los trayectos es de hasta 6 horas, se considera un vuelo de corta distancia. Un vuelo de larga distancia entre distintas regiones es aquel cuyo tiempo total de vuelo supera las 6 horas.
Hoteles
Puedes definir los siguientes detalles de los hoteles en tu política de viajes:
Tarifa máxima de hotel, por ejemplo, hasta 200 EUR por noche.
Categorías de hotel preferidas, por ejemplo, solo hoteles de 3 o 4 estrellas.
Tarifas específicas por país, por ejemplo, hasta 250 EUR por noche en Francia o hasta 250 GBP por noche en el Reino Unido.
Gasto diario
El gasto diario cubre los gastos cotidianos de un viaje, como las comidas y el transporte local, además del presupuesto para vuelos y hoteles. Para cada tipo de viaje, puedes configurar el gasto diario según una de estas tres opciones:
Ninguno. Los empleados no pueden solicitar gastos diarios para el viaje.
Asignación de la tarjeta. Payhawk añade un importe en efectivo a la tarjeta del viajero, que se aprueba junto con el viaje.
Dietas. Payhawk aplica los importes diarios establecidos en tu política de dietas y reembolsa al viajero después del viaje.
La asignación en la tarjeta es un presupuesto de gastos disponible en la tarjeta. Cuando se aprueba la solicitud de viaje, el límite de la tarjeta aumenta en el importe de la asignación multiplicado por el número de días del viaje. Por ejemplo, una asignación de 50 EUR para un viaje de 4 días aumenta el límite de la tarjeta en 200 EUR. El viajero puede utilizar la asignación desde que se aprueba la solicitud hasta el último día del viaje, y Payhawk retira cualquier importe no utilizado cuando finaliza el viaje. Puedes establecer un límite máximo para la asignación y límites específicos por país, o dejarla sin límite. Los viajeros pueden ajustar el importe en su propia solicitud.
Las dietas son un gasto reembolsable, no un presupuesto en la tarjeta. Payhawk calcula el importe de las dietas a partir de las fechas y los destinos del viaje utilizando los importes establecidos en tu política de dietas y, posteriormente, reembolsa al viajero después del viaje. Para utilizar las dietas, debes tener una política de dietas activa, configurada en Configuración > Tipos de gasto > Dietas. Para obtener más información, consulta los artículos sobre dietas automatizadas para viajes y configuración del tipo de gasto Dietas.
Si tienes las dietas activadas y una política de dietas válida, tus políticas de viaje establecen el gasto diario en dietas de forma predeterminada, de modo que tus viajes generan solicitudes de dietas automáticamente. Cualquier política que ya hayas configurado como asignación de la tarjeta fija o con el gasto diario desactivado conserva tu configuración.
Configurar políticas de viajes
Para configurar una política de viajes:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Viajes.
Abre el tipo de viaje que quieras haciendo clic en él.
Ve a la pestaña Política.
Configura las reglas de tu política en los campos correspondientes:
En Vuelos, establece límites para los vuelos nacionales, los vuelos internacionales de corta distancia y los vuelos internacionales de larga distancia, incluidos todos los demás vuelos, cada uno con su divisa, y añade las aerolíneas que prefieras.
En Hoteles, establece la tarifa máxima por noche, la categoría máxima por estrellas, los hoteles preferidos y las tarifas de hotel específicas por país.
En Gasto diario, selecciona:
Ninguno para impedir que los empleados soliciten gastos diarios para un viaje.
Asignación en la tarjeta para permitir que los empleados soliciten un importe en efectivo en sus tarjetas, que se aprueba junto con el viaje. Puedes establecer un límite para la asignación en la tarjeta, así como definir límites específicos por país.
Dietas para aplicar automáticamente los importes diarios establecidos en tu política de dietas. Para obtener más información, consulta Dietas automatizadas para viajes.
Haz clic en Guardar cambios.