Cuando configuras la política de viajes de un tipo de viaje en el modo de dietas, Payhawk calcula las dietas que corresponden al viajero y crea un borrador del gasto de dietas en cuanto se aprueba la solicitud de viaje. El viajero revisa el borrador, lo ajusta si es necesario y lo envía, en lugar de tener que rellenar una solicitud de dietas desde cero.
Cómo funcionan las dietas automatizadas
Cuando se solicita un viaje, Payhawk añade las dietas a la solicitud de viaje en lugar de la asignación. Calcula el importe de las dietas a partir del itinerario y lo actualiza con cada modificación realizada antes de la aprobación, de modo que los aprobadores siempre ven el importe actualizado. El importe se basa en las tarifas de tu política de dietas y sigue las reglas del país correspondiente de la política.
Calcular dietas
Payhawk muestra las dietas como un importe total, con una línea por cada día del viaje. El viajero puede revisar estas líneas en el resumen de la solicitud antes de enviarla.
El primer y el último día de un viaje se consideran días de desplazamiento y pueden tener una tarifa reducida. Los días intermedios aplican la tarifa diaria completa. Cada línea utiliza la tarifa correspondiente de tu política de dietas, por lo que los importes dependen del destino y del país de la política.
Se contabiliza un día de dieta por cada día natural que abarca el viaje, incluidos el primer y el último día de desplazamiento. Por ejemplo, un viaje del 13 al 17 de agosto tiene cinco días de dieta. Payhawk reembolsa las dietas una vez finalizado el viaje.
Para obtener información sobre cómo se estructuran las tarifas, consulta los artículos sobre tarifas de dietas basadas en días y tarifas de dietas basadas en horas.
Deducir comidas
Cuando se proporciona una comida durante el viaje, Payhawk reduce las dietas correspondientes a ese día. Si reservas una habitación con desayuno incluido, Payhawk aplica automáticamente una deducción por desayuno por cada noche de la estancia.
También puedes indicar las comidas para cada día o aplicar la misma deducción a todos los días. Los importes de las deducciones se establecen en tu política de dietas.
Revisar y enviar las dietas
Cuando se aprueba la solicitud de viaje, Payhawk crea la dieta como un gasto en borrador en el informe de gastos del viaje y notifica al viajero.
El viajero puede abrir el borrador para comprobar el itinerario, las tarifas diarias y las deducciones por comidas, ajustarlos si es necesario y enviarlo. Si nadie lo envía, Payhawk envía el informe automáticamente después de un número determinado de días, siempre que se hayan completado los campos obligatorios y se hayan adjuntado los recibos necesarios.
Si el importe enviado es superior al importe de las dietas aprobadas, el gasto pasa por un proceso de aprobación de discrepancia en las dietas antes del reembolso. Un contable de Payhawk revisa el gasto antes de que se efectúe el reembolso.
Si se elimina la solicitud de viaje o se cancela la reserva antes del reembolso, Payhawk anula automáticamente el borrador. Si no se pueden calcular las dietas a partir del itinerario, la solicitud sigue adelante con un importe de dietas de cero y se muestra una advertencia en los detalles de la solicitud. En ese caso, el viajero puede crear las dietas manualmente.
Requisitos previos para las dietas automatizadas para viajes
El modo de dietas para viajes requiere una política de tarifas de dietas activa. Se trata de la misma política de dietas que se utiliza para las dietas manuales y que puedes configurar en Configuración > Tipos de gasto > Dietas.
Para obtener más información, consulta Configurar el tipo de gasto Dietas.
Configurar las políticas de viajes en el modo de dietas
Para activar el modo de dietas para viajes:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Viajes.
Abre el tipo de viaje seleccionado haciendo clic en él.
Ve a la pestaña Política.
En Gastos diario, selecciona Dietas.
Haz clic en Guardar cambios.
Si desactivas el modo de dietas, el sistema deja de añadir nuevas líneas de dietas, pero las solicitudes que ya se hayan aprobado seguirán generando su correspondiente borrador.