De forma predeterminada, Payhawk exporta cada gasto revisado a QuickBooks Online como factura y, una vez liquidada la transacción con tarjeta, añade un pago de factura independiente. Puedes optar por exportar los gastos de tarjeta como gastos.
Un gasto es una única transacción de QuickBooks Online registrada directamente en la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito con la que se pagó. No hay factura, ni pago de factura, ni asiento en cuentas por pagar (Accounts Payable).
Antes de empezar
Asegúrate de haber conectado Payhawk a QuickBooks Online.
Asigna cada divisa de tarjeta, o cada tarjeta vinculada, a una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito en QuickBooks Online. Payhawk registra el gasto en esa cuenta.
Cambiar cómo se exportan los gastos de tarjeta
Para cambiar cómo se exportan los gastos de tarjeta a QuickBooks Online:
En el portal web de Payhawk, ve a Ajustes > Integraciones.
Haz clic en el menú de tres puntos de la integración de QuickBooks Online y selecciona Editar configuración.
En la pantalla Mapeo de datos, en Gastos de tarjeta, establece Exportar como en Expenses.
Guarda los cambios.
A partir de ahora, cada gasto de tarjeta revisado se exporta como gasto. Los gastos que ya están en QuickBooks Online no cambian.
Qué se exporta
La siguiente tabla muestra los campos que se exportan a QuickBooks Online.
Campo de QuickBooks Online | Valor de Payhawk |
|---|---|
Cuenta de pago (Payment account) | La cuenta bancaria o de tarjeta de crédito asignada a la divisa de la tarjeta o a la tarjeta vinculada |
Tipo de pago (Payment type) | Credit card (tarjeta de crédito) si la cuenta asignada es una cuenta de tarjeta de crédito. De lo contrario, Cash (efectivo) |
Beneficiario (Payee) | El proveedor del gasto |
Fecha (Date) | La fecha contable del gasto |
Número de referencia (Reference number) | El número de documento del gasto (21 caracteres como máximo) |
Nota (Memo) | La nota del gasto |
Líneas (Lines) | Igual que para una factura: categoría o artículo, código de impuesto, clase, cliente/proyecto, ubicación, estado facturable |
Divisa (Currency) | La divisa de pago, con su tipo de cambio |
Archivos adjuntos (Attachments) | Los recibos del gasto |
Las comisiones de cambio de divisa, de TPV o bancarias se exportan como un asiento contable independiente en la misma cuenta de tarjeta.
Qué no cambia
Los reembolsos y los gastos de tarjeta negativos siguen pasando por cuentas por pagar (Accounts Payable), como crédito de proveedor, asiento contable o reembolso de tarjeta.
Los gastos de factura y los gastos reembolsables siempre se exportan como facturas.
Un gasto de tarjeta solo se exporta cuando su transacción con tarjeta se ha liquidado. Hasta entonces, la exportación queda en espera y Payhawk la vuelve a intentar automáticamente tras la liquidación.
Limitaciones
Un gasto de tarjeta vinculado a más de una transacción con tarjeta no se puede exportar como gasto. Expórtalo como factura.
Cambiar el ajuste no convierte los gastos ya exportados. Para exportar uno de la otra forma, deshaz la exportación y vuelve a exportarlo.
Cuando deshaces la exportación, Payhawk elimina de QuickBooks Online tanto el gasto como su asiento contable de comisiones.
Solución de problemas
Al exportar gastos de tarjeta como gastos a QuickBooks Online, puedes encontrarte con algunos problemas. La siguiente tabla muestra los mensajes de error y las soluciones que puedes aplicar para resolverlos.
Mensaje de error | Qué hacer |
|---|---|
This card expense has no settled card transaction to book against, so it can't be exported as an expense. Change the card expenses export type to bills to export it (Este gasto de tarjeta no tiene ninguna transacción con tarjeta liquidada en la que registrarse, por lo que no se puede exportar como gasto. Cambia el tipo de exportación de los gastos de tarjeta a facturas para exportarlo) | Espera a que se liquide la transacción. Si no puedes esperar, vuelve a establecer Exportar como en Bills. |
Card expenses with more than one card transaction can't be exported as expenses. (Los gastos de tarjeta con más de una transacción con tarjeta no se pueden exportar como gastos.) | Exporta este gasto como factura. |
This expense is already exported to QuickBooks Online with a different export type. Undo the export before changing how card expenses are exported (Este gasto ya se ha exportado a QuickBooks Online con otro tipo de exportación. Deshaz la exportación antes de cambiar cómo se exportan los gastos de tarjeta) | Deshaz la exportación y vuelve a exportar el gasto. |
Configuration for linked card bank accounts mapping is missing. (Falta la configuración de la asignación de cuentas bancarias de las tarjetas vinculadas.) | Asigna la tarjeta vinculada, o su divisa, a una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito en la configuración de la integración. |
Document number exceeds the limit of 21 characters. (El número de documento supera el límite de 21 caracteres.) | Acorta el número de documento del gasto. |