La integración directa entre Payhawk y Rillet ofrece una solución completa para exportar tanto los datos de gestión de gastos como los de las transacciones de pago.
La integración abarca todas las actividades financieras de la plataforma, incluidos tanto los gastos gestionados de forma centralizada como los gastos relacionados con los empleados, así como las comisiones independientes de cambio de divisa (FX) y de punto de venta (POS).
Una vez conectados, tu plan de cuentas, tipos impositivos, proveedores y campos personalizados se transfieren de Rillet a Payhawk, y cada gasto revisado y pago liquidado se exporta a Rillet como el documento contable correspondiente. No necesitas introducir datos manualmente ni cargar archivos CSV.
Datos maestros y campos personalizados
Cuando te conectas, Payhawk importa tus datos maestros de Rillet para que contabilices los gastos con los mismos datos que figuran en tu libro mayor. Los datos se actualizan periódicamente, por lo que las nuevas cuentas o proveedores que crees en Rillet aparecen automáticamente en Payhawk.
El siguiente diagrama resume los datos que se sincronizan automáticamente entre ambos sistemas.
Gastos revisados y pagos liquidados
Una vez revisado un gasto en Payhawk, se exporta inmediatamente a Rillet como una factura, junto con su codificación y documento. Cuando se liquida el pago, Payhawk también exporta la transacción bancaria correspondiente para que puedas conciliar tu libro mayor.
El siguiente diagrama muestra los datos intercambiados entre los sistemas de Payhawk y Rillet sobre los gastos revisados y los pagos liquidados.
Campos de datos exportados a Rillet
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Rillet:
Proveedor: si el proveedor aún no existe en Rillet, Payhawk avisará al usuario de que podría tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es empleado de Payhawk, de solicitar su creación a un administrador de Payhawk. Los proveedores que crees en Payhawk también se envían a Rillet como proveedores. Las facturas de proveedor se exportan como facturas asociadas al proveedor correspondiente de Rillet. Los reembolsos, gastos de kilometraje y dietas se exportan como facturas o reembolsos asociados a un único proveedor o cuenta ficticios, o al empleado, creado como proveedor en Rillet, para que puedas hacer un seguimiento de los importes adeudados a cada empleado.
Categoría: se asigna al plan de cuentas de Rillet.
Número de documento
Fecha del documento
Período de servicio: cuando el administrador de Payhawk cambia la fecha del Período de servicio en Payhawk, esta sustituye la Fecha del documento del gasto contabilizado en el sistema ERP. Puedes usarla para contabilizar un gasto en un período contable futuro.
Fecha de vencimiento: para todos los gastos bancarios, Payhawk exporta la fecha de vencimiento. Si no se ha introducido ninguna fecha de vencimiento, Payhawk utiliza la fecha del gasto como fecha de vencimiento.
Nota: el campo Nota del gasto en Payhawk se muestra como la descripción de la partida en Rillet.
Imagen del documento: el recibo o la factura adjuntos al gasto.
Importe total: el importe neto del gasto más el impuesto, si lo hay.
Moneda
Tipo impositivo: el tipo impositivo proporcionado por Rillet.
Cuenta bancaria de Payhawk: se asigna a la cuenta bancaria correspondiente en Rillet.
Campos personalizados: Payhawk importa los campos de Rillet, como Departamentos, Eventos y Proyectos, y permite utilizarlos como campos de gasto.
Comisiones: las comisiones de FX y TPV se exportan como transacciones bancarias independientes y se contabilizan con un código contable personalizado para que se mantengan separadas del gasto.
Próximos pasos