Mensaje de error
The existing document has already been cleared and cannot be reversed or deleted.
(El documento existente ya se ha compensado y no se puede anular ni eliminar.)Integraciones ERP afectadas
SAP S/4HANA®
Motivo
Al intentar actualizar, eliminar o anular un gasto, puedes encontrarte con un error que indica que el documento ya se ha compensado.
En SAP S/4HANA, compensado (cleared) significa que una partida abierta, como una factura o un gasto, ya se ha conciliado oficialmente con un pago, una línea de extracto bancario o un abono. Una vez que un documento está compensado, SAP S/4HANA considera la transacción totalmente liquidada y la bloquea. Debido a este bloqueo de protección, SAP S/4HANA impide estrictamente que cualquier herramienta externa o usuario anule o elimine el documento hasta que se rompa ese vínculo con el pago.
Solución
Antes de ajustar nada en SAP S/4HANA, revisa el estado del gasto en Payhawk:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a la aplicación Gastos y abre el gasto haciendo clic en él.
Comprueba si el gasto está marcado como Paid (pagado). Si intentas eliminar o cambiar un gasto que tu equipo de finanzas ya ha liquidado o conciliado con una transferencia bancaria, SAP S/4HANA rechazará el cambio.
Si el gasto aún no debe estar conciliado con un pago, tienes que resolver el estado de liquidación.
Para modificar o anular el documento de gasto original, el equipo de contabilidad debe desvincular primero el pago de la factura en SAP S/4HANA. Este proceso se denomina reiniciar la compensación (resetting the clearing).
SAP S/4HANA Public Cloud Edition
Para resolver este problema en SAP S/4HANA Public Cloud Edition:
Inicia sesión en tu SAP Fiori launchpad y abre la aplicación Reset Cleared Items.
Busca el número del documento de compensación o el asiento asociado al pago de este gasto.
Selecciona el documento y elige la acción Reset.
El sistema te preguntará si deseas reiniciar solo la compensación —lo que deja la factura y el pago separados pero activos— o Reset and Reverse, que anula por completo el asiento de pago. Elige la opción que se ajuste a tu necesidad actual.
Guarda los cambios. El documento de gasto original vuelve a ser una partida abierta.
SAP S/4HANA Private Cloud Edition
Para resolver este problema en SAP S/4HANA Private Cloud Edition:
Ejecuta el código de transacción
FBRA(Reset Cleared Items).Introduce el Clearing document number, el Company Code y el Fiscal Year.
Haz clic en el icono Save o ve a Clearing > Reset Cleared Items.
Aparecerá una ventana emergente. Selecciona Only resetting si solo quieres desvincular el pago, o Resetting and reversal si también hay que anular el pago en sí.
Una vez procesado, se elimina la restricción de la factura.
Próximos pasos
Ahora que el vínculo de compensación se ha reiniciado correctamente en SAP S/4HANA, el documento original está desbloqueado. Vuelve a Payhawk y sigue estos pasos:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a la aplicación Gastos.
Abre el gasto pendiente y haz clic en Revisar para volver a exportar o actualizar la transacción correctamente.