Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes (FAQ) relacionadas con la apertura de nuevas cuentas de empresa Payhawk en los Estados Unidos.
¿Por qué los titulares de tarjetas de empresas estadounidenses tienen que indicar su número de la Seguridad Social (SSN)?
Para cumplir con la USA Patriot Act 2001, todas las entidades financieras deben disponer de una política de identificación de clientes. En Payhawk, solicitamos que cada titular de una entidad estadounidense registrada en Payhawk indique la siguiente información en su Perfil de usuario:
Nombre
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Número de afiliación a la seguridad social
Sí/No a la frase «Soy una persona políticamente expuesta»
Estos datos los puede incluir el propio empleado o el administrador de Payhawk de la organización. Todos los datos almacenados en Payhawk cumplen con SOC 2 Tipo 2. Si lo deseas, puedes consultar nuestra Política de seguridad en línea.
¿Cuándo se requiere un número de seguro social (SSN) para los empleados que usan Payhawk?
Conforme al USA PATRIOT Act, los empleados que deseen recibir una tarjeta Payhawk (física o virtual) deben proporcionar su número de seguro social (SSN) en su perfil.
Sin embargo, los empleados que solo usan Payhawk para reembolsos y no tienen tarjeta no están bloqueados de iniciar sesión o usar la plataforma si no han proporcionado su SSN.
¿Qué pasa si un empleado no proporciona su SSN?
Los empleados no pueden recibir una tarjeta (física o virtual) sin un SSN registrado.
La app móvil de Payhawk recordará a los usuarios que ingresen su SSN, pero esto no bloquea el acceso. Los empleados pueden seguir accediendo y usando la plataforma Payhawk para actividades relacionadas con reembolsos.
Los administradores de Payhawk deben animar a los titulares de tarjetas a completar su SSN para mantener el cumplimiento y habilitar la emisión de tarjetas.
¿Se exige la entrada del SSN en la plataforma Payhawk?
No. No hay ningún bloqueo del sistema que impida a los empleados iniciar sesión o usar Payhawk si no han proporcionado su SSN. Sin embargo, no es posible emitir una tarjeta sin él.
¿Qué sucede si se expide una tarjeta a una persona que reside en el extranjero y que no tiene número de la seguridad social?
Es posible seleccionar «¿No tienes número de afiliación a la seguridad social?» e indicar la siguiente información en el Perfil del usuario:
Nombre
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Número del documento nacional de identidad/pasaporte
Vencimiento
Sí/No a la frase «Soy una persona políticamente expuesta»
Payhawk no exige copias de ningún documento de identidad individual para emitir las tarjetas y no coteja ningún dato con ninguna base de datos.
¿Por qué falla la verificación del titular de la tarjeta con un error que dice que el número de identificación fiscal es inválido o está duplicado?
Este error ocurre cuando el número de identificación fiscal personal (por ejemplo, número de Seguro Social o número de identificación fiscal individual) que introduces durante la verificación del titular de la tarjeta:
Ya existe en el sistema - se ha registrado para otra persona, como un propietario de negocio, un directivo u otro titular de tarjeta de la cuenta.
No es válido - el formato o el valor no coincide con los requisitos esperados.
El número de identificación fiscal que se solicita durante la verificación del titular de la tarjeta es el identificador personal del individuo, no el número de identificación del empleador (EIN) de la empresa.
Para modificar su número de identificación fiscal y otros datos personales, los empleados tienen que:
Ir al Portal Web de Payhawk.
Pasar el cursor sobre su foto de perfil, seleccionar Gestionar perfil y luego Información personal.
¿Puedo emitir una tarjeta a una cuenta de correo compartida o de equipo en lugar de a una persona específica?
No. Para las tarjetas emitidas en EE. UU. (y ciertas otras jurisdicciones), la verificación del titular de la tarjeta es un requisito regulatorio. Cada titular de tarjeta debe ser una persona real con su propio número de identificación fiscal personal único (por ejemplo, SSN o ITIN).
Un correo compartido o de equipo todavía se puede usar como usuario de la plataforma Payhawk para:
Gestionar gastos
Aprobar transacciones
Ver informes
Sin embargo, no se puede verificar como titular de tarjeta porque no representa a una sola persona con un número de identificación fiscal personal.
Para emitir una tarjeta, asigna la tarjeta a una persona real. Esa persona debe proporcionar:
Nombre legal
Fecha de nacimiento
Número de identificación fiscal personal (SSN o ITIN)
Otros datos de verificación requeridos
Estos requisitos son específicos de los programas de tarjetas de EE. UU. debido a las regulaciones de Conozca a Su Cliente (KYC) y contra el lavado de dinero (AML). Otras regiones o proveedores de tarjetas pueden tener requisitos diferentes.