Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes (FAQ) relacionadas con la gestión multientidad de Payhawk.
¿Puedo enviar automáticamente documentos al buzón de recibos desde un correo electrónico centralizado de la empresa?
Si eres administrador de Grupo en Payhawk, puedes enviar documentos (recibos o facturas) al buzón de recibos pagados o impagados desde un único correo electrónico centralizado de la empresa (por ejemplo, finance@your-company.com) añadiendo este correo electrónico como usuario a cada entidad del grupo.
Al recibir el correo electrónico en el buzón de recibos, el sistema Payhawk intentará definir la empresa a la que se refiere el documento leyendo el nombre de la empresa y el IVA indicados en el recibo o factura.
Si esto tiene éxito y el gasto se ha pagado (el correo electrónico se envió a paid@payhawk.me), el sistema adjuntará automáticamente el recibo al gasto pagado en la entidad correspondiente.
Si esto tiene éxito y el gasto no ha sido pagado (la factura fue enviada a unpaid@payhawk.me), el sistema intentará automáticamente crear el gasto contra el recibo o factura en la entidad respectiva.
Si esto no tiene éxito, Payhawk enviará una notificación a la bandeja de entrada del usuario registrado con el correo electrónico centralizado y le pedirá que seleccione la empresa en la que se tiene que crear el gasto.
¿Cómo enruta Payhawk los documentos del buzón de recibos para gastos de empleados registrados en varias entidades del grupo?
Cuando los empleados reenvían documentos de gastos pagados o pendientes de pago relacionados con diferentes entidades dentro del grupo al buzón de recibos, Payhawk realiza las siguientes comprobaciones:
Para asociar el documento con la entidad correcta, el sistema verifica el nombre de la empresa y el número de IVA.
Para asignar el documento al gasto correcto, el sistema verifica el importe total en la moneda de la entidad, el nombre del proveedor y la dirección de correo electrónico del usuario.
Cuando un flujo de trabajo en grupo activa una aprobación, ¿usa la moneda de consolidación del grupo o la moneda de cada entidad?
Un flujo de trabajo en grupo siempre usa el monto predefinido en el grupo y aplica la moneda local de cada entidad.
Por ejemplo, si el umbral de aprobación está establecido en 50, se activará la aprobación en 50 GBP para una entidad del Reino Unido, 50 USD para una entidad de EE.UU. y 50 EUR para una entidad griega.
¿Puedo añadir fondos a varias entidades y que se repartan automáticamente?
No, no es posible ingresar fondos en varias entidades con una sola transacción. Los fondos deben cargarse a cada entidad por separado a través de uno de los siguientes métodos:
Transfiere los fondos manualmente desde la cuenta bancaria de tu empresa a cada entidad.
Carga fondos directamente desde una cuenta bancaria vinculada dentro de Payhawk.
¿Se pueden subir los datos de HRIS (PXD) una sola vez para varias entidades, o es necesario separarlos por entidad?
Con la función de carga masiva, puedes importar a todos los usuarios de una sola vez. Una columna del archivo indica a qué entidad pertenece cada usuario. Si utilizas la API directamente, es necesario invitar a cada usuario a todas las entidades de las que forme parte. Los usuarios pueden pertenecer a varias entidades.
¿Qué ocurre con los datos y el historial del usuario y de sus tarjetas si es necesario mover a un usuario de una entidad a otra?
Cada usuario tiene datos de pago específicos para cada entidad, lo que permite usar distintas divisas y configuraciones por entidad. En caso de migración, asegúrate de configurar correctamente los datos del usuario en la nueva entidad y cumplir las normas específicas de esa entidad.
¿Admite Payhawk una estructura organizativa compleja, como un organigrama de seis niveles?
Sí. El módulo Teams de Payhawk admite relaciones jerárquicas y puede reflejar estructuras multinivel sin limitaciones.
¿Se pueden compartir datos entre entidades? ¿Qué limitaciones existen?
Los datos maestros, como los campos de gastos, las categorías, los centros de coste y los flujos de aprobación, se pueden compartir entre entidades.
Los datos financieros, como los gastos, las transacciones y las tarjetas, no se comparten. Cuando las entidades se conectan por primera vez, los datos maestros de una de ellas pueden copiarse a nivel de grupo. Para simplificar la configuración, lo más recomendable es empezar con varias entidades desde el principio.
¿Puedo gestionar flujos de aprobación de forma centralizada para todas las entidades?
Sí. Los flujos de aprobación se pueden compartir entre entidades, lo que permite una gestión centralizada y coherente.
¿Qué limitaciones debo tener en cuenta al pasar de una sola entidad a varias entidades?
Los datos maestros se pueden compartir, pero los datos financieros siguen siendo específicos de cada entidad. Algunas configuraciones, como los campos de gastos o los flujos de aprobación, deben gestionarse a nivel de grupo para garantizar un comportamiento coherente. Si tu configuración utiliza MEM (Multi‑Entity Management), es necesario usar los endpoints de MEM, que gestionan directamente los datos específicos de cada entidad.