Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes (FAQ) relacionadas con la gestión multientidad de Payhawk.
¿Puedo reenviar automáticamente documentos desde un correo electrónico centralizado de la empresa al Buzón?
Si eres administrador de grupo en Payhawk, puedes reenviar documentos (facturas) al Buzón desde un único correo electrónico centralizado de la empresa (por ejemplo, facturas@tuempresa.com) siguiendo las instrucciones de configuración.
Cuando el Buzón recibe el correo electrónico, el sistema de Payhawk identifica la empresa a la que hace referencia la factura leyendo el nombre de la empresa y el NIF que figuran en el documento de pago.
Si el gasto ya se ha pagado, el sistema adjuntará automáticamente la factura al gasto pagado en la entidad correspondiente.
Si el gasto aún no se ha pagado, el sistema intentará crear automáticamente el gasto a partir de la factura en la entidad correspondiente.
Si el intento de conciliación no se realiza correctamente, Payhawk notificará al usuario registrado con el correo electrónico centralizado a través de su bandeja de entrada de Payhawk para que seleccione la empresa en la que debe crearse el gasto.
¿Cómo enruta Payhawk los documentos del Buzón para los gastos en varias entidades del grupo?
Cuando reenvías al Buzón documentos de gastos pagados o pendientes de pago relacionados con distintas entidades del grupo, Payhawk realiza las siguientes comprobaciones:
Para asociar el documento con la entidad correcta, el sistema verifica el nombre de la empresa y el número de IVA.
Para vincular el documento con el gasto correcto, el sistema comprueba el importe total en la moneda de la entidad y el nombre del proveedor.
Cuando un flujo de trabajo en grupo activa una aprobación, ¿usa la moneda de consolidación del grupo o la moneda de cada entidad?
Un flujo de trabajo en grupo siempre usa el monto predefinido en el grupo y aplica la moneda local de cada entidad.
Por ejemplo, si el umbral de aprobación está establecido en 50, se activará la aprobación en 50 GBP para una entidad del Reino Unido, 50 USD para una entidad de EE.UU. y 50 EUR para una entidad griega.
¿Puedo añadir fondos a varias entidades y que se repartan automáticamente?
No, no es posible ingresar fondos en varias entidades con una sola transacción. Los fondos deben cargarse a cada entidad por separado a través de uno de los siguientes métodos:
Transfiere los fondos manualmente desde la cuenta bancaria de tu empresa a cada entidad.
Carga fondos directamente desde una cuenta bancaria vinculada dentro de Payhawk.
¿Se pueden subir los datos de HRIS (PXD) una sola vez para varias entidades, o es necesario separarlos por entidad?
Con la función de carga masiva, puedes importar a todos los usuarios de una sola vez. Una columna del archivo indica a qué entidad pertenece cada usuario. Si utilizas la API directamente, es necesario invitar a cada usuario a todas las entidades de las que forme parte. Los usuarios pueden pertenecer a varias entidades.
¿Qué ocurre con los datos y el historial del usuario y de sus tarjetas si es necesario mover a un usuario de una entidad a otra?
Cada usuario tiene datos de pago específicos para cada entidad, lo que permite usar distintas divisas y configuraciones por entidad. En caso de migración, asegúrate de configurar correctamente los datos del usuario en la nueva entidad y cumplir las normas específicas de esa entidad.
¿Admite Payhawk una estructura organizativa compleja, como un organigrama de seis niveles?
Sí. El módulo Teams de Payhawk admite relaciones jerárquicas y puede reflejar estructuras multinivel sin limitaciones.
¿Se pueden compartir datos entre entidades? ¿Qué limitaciones existen?
Los datos maestros, como los campos de gastos, las categorías, los centros de coste y los flujos de aprobación, se pueden compartir entre entidades.
Los datos financieros, como los gastos, las transacciones y las tarjetas, no se comparten. Cuando las entidades se conectan por primera vez, los datos maestros de una de ellas pueden copiarse a nivel de grupo. Para simplificar la configuración, lo más recomendable es empezar con varias entidades desde el principio.
¿Puedo gestionar flujos de aprobación de forma centralizada para todas las entidades?
Sí. Los flujos de aprobación se pueden compartir entre entidades, lo que permite una gestión centralizada y coherente.
¿Qué limitaciones debo tener en cuenta al pasar de una sola entidad a varias entidades?
Los datos maestros se pueden compartir, pero los datos financieros siguen siendo específicos de cada entidad. Algunas configuraciones, como los campos de gastos o los flujos de aprobación, deben gestionarse a nivel de grupo para garantizar un comportamiento coherente. Si tu configuración utiliza MEM (Multi‑Entity Management), es necesario usar los endpoints de MEM, que gestionan directamente los datos específicos de cada entidad.