El Panel de control del grupo y las funciones de gestión de varias entidades de Payhawk te permiten, como Administrador de Payhawk del grupo, gestionar los flujos de aprobación a nivel de grupo. Así, evitarás tener que configurar manualmente los mismos ajustes de flujo de aprobación para cada entidad.
Definir los flujos de aprobación predeterminados para el grupo
Para aplicar la configuración predeterminada de los flujos de aprobación al grupo de entidades:
En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Flujos de aprobación.
Dependiendo del tipo de flujo de aprobación que quieras configurar, sigue los mismos pasos que para una única entidad:
Configurar los flujos de aprobación para el pago de facturas
Configurar los flujos de aprobación para otros tipos de gastos
Configurar los flujos de aprobación para solicitudes y órdenes de compra
Por ejemplo, para configurar el flujo de aprobación predeterminado para el pago de facturas a nivel de grupo, cambia al modo de edición del flujo de aprobación y define las condiciones (aprobadores, importes, campos personalizados, responsables y equipos).
Haz clic en Publicar flujo de trabajo para activar el flujo de aprobación.
Si tienes cambios sin guardar, el sistema te avisará al salir de la pantalla.
Aplicar la configuración de los flujos de aprobación de una entidad a entidades concretas del grupo
Puedes dejar de utilizar la configuración predeterminada de los flujos de aprobación y aplicar una configuración específica a entidades concretas del grupo.
Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Entidades.
Los círculos grises indican que la entidad está utilizando la configuración predeterminada del grupo.
Los círculos amarillos indican que la entidad está utilizando una configuración específica.
En la columna FLUJOS DE TRABAJO DE GASTOS, haz clic en el círculo correspondiente a la entidad que quieras.
En la siguiente pantalla, selecciona la opción ENTIDAD ESPECÍFICA.
Haz clic en Guardar cambios.
En el cuadro de diálogo que se abre, marca la casilla de verificación y haz clic en Guardar para confirmar tu elección.
Del mismo modo, puedes aplicar la configuración predeterminada del grupo a una entidad que tenga configurados flujos de aprobación específicos.
Importar la configuración de los flujos de aprobación desde una entidad
Puedes copiar los flujos de aprobación de una entidad y aplicarlos al grupo importando la configuración correspondiente.
Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Ajustes > Flujos de aprobación.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Extraer flujos de trabajo de tipo de gasto de la entidad.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la entidad que quieras en la lista desplegable y haz clic en Aplicar.
Haz clic en Sobrescribir para confirmar tu elección.
Notas sobre la gestión de los flujos de aprobación
Si una entidad hereda sus flujos de aprobación de la configuración de flujos de aprobación del grupo, solo los Administradores de Payhawk del grupo podrán modificarlos. Los Administradores de Payhawk locales podrán ver los flujos de aprobación en modo de solo lectura.
La condición Proveedor no está disponible en los flujos de aprobación a nivel de grupo. Como cada entidad gestiona su propia lista de proveedores, la condición Proveedor solo se puede utilizar en los flujos de aprobación a nivel de entidad.
Cada entidad tiene sus propios equipos, aunque los equipos de distintas entidades tengan el mismo nombre. La condición Equipo en un flujo de aprobación del grupo solo coincide con los equipos que selecciones, por lo que, si seleccionas el equipo de una entidad, los gastos de un equipo con el mismo nombre de otra entidad no cumplen la condición y se saltan ese paso. Selecciona el equipo de cada entidad a la que deba aplicarse el paso. Si se omiten todos los pasos, el gasto se aprueba.
Recursos útiles