Puedes reenviar directamente facturas de gastos pagados o pendientes de pago que hayas recibido por correo electrónico a la dirección de correo electrónico única generada para tu empresa, como tu.empresa@facturas.payhawk.com.
Para obtener más información sobre cómo configurar tu Buzón, consulta Configurar el Buzón.
Enviar facturas de gastos
Para enviar una factura, reenvía la factura recibida a la dirección de correo electrónico única que Payhawk ha generado para tu empresa: tu.empresa@facturas.payhawk.com. Por ejemplo, si el nombre de tu empresa es Digital Strategy, la dirección de correo electrónico puede serdigital.strategy@facturas.payhawk.com.
Payhawk identificará automáticamente la entidad correcta correspondiente a esa factura y comprobará si se ha pagado o no.
Si la factura ya se ha pagado, Payhawk asociará automáticamente el documento con el gasto existente de la transacción con tarjeta. Solo tendrás que enviar el gasto.
Si la factura aún no se ha pagado, Payhawk creará automáticamente un nuevo gasto de factura en el sistema. El algoritmo de extracción de datos con OCR integrado extraerá y completará automáticamente los datos de la factura. Una vez revisada, la factura quedará pendiente de pago por parte de las personas autorizadas de tu empresa.
Payhawk puede asignar automáticamente el responsable de la factura en dos casos:
Si la factura incluye un contacto del comprador, Payhawk asigna automáticamente a esa persona como responsable de la factura y le envía una notificación.
Si Payhawk vincula automáticamente la factura a una solicitud, la persona responsable de la solicitud pasará a ser la responsable de la factura y recibirá una notificación.
Verificación del procesamiento correcto de los documentos
Por cada documento de gasto que envíes al Buzón, Payhawk te enviará automáticamente un correo electrónico de verificación en el mismo hilo para que tengas contexto e información sobre el estado de envío del documento.
Si no recibes las notificaciones en el hilo, comprueba que el modo de conversación de tu cliente de correo electrónico esté habilitado. Para más información, consulta las guías de configuración de Gmail o Outlook 365.
Si el documento del gasto se ha asociado correctamente a un gasto ya pagado, Payhawk te enviará un correo electrónico de confirmación en el mismo hilo. Para ver los detalles del gasto, haz clic en el enlace Ver gasto del correo electrónico.
Si el documento del gasto ha creado correctamente un nuevo gasto, Payhawk te enviará un correo electrónico de confirmación en el hilo. Para ver los detalles del gasto, haz clic en el enlace Ver gasto del correo electrónico. También recibirás una notificación en la Bandeja de entrada de tu cuenta de Payhawk, en la pestaña Todos.
Si el documento del gasto no se ha asociado correctamente con un gasto pagado, Payhawk te enviará un correo electrónico en el hilo. Haz clic en el enlace Ir a tu Bandeja de entrada para acceder a la pestaña Pendientes de la Bandeja de entrada de tu cuenta de Payhawk y adjuntar el documento del gasto.
Si por algún motivo Payhawk no puede procesar el documento del gasto, recibirás un mensaje del sistema con una explicación. La plantilla del mensaje variará en función del cliente de correo electrónico que utilices.
Algunos posibles motivos por los que el procesamiento puede fallar son que las comprobaciones de seguridad del correo electrónico del remitente no se hayan superado correctamente o que se haya excedido el límite permitido de 40 documentos de gasto adjuntos. Tendrás que ponerte en contacto con los administradores de Payhawk o solucionar el problema y volver a enviar el documento del gasto.
En los casos excepcionales en los que Payhawk haya asociado el documento al gasto o la entidad incorrectos, puedes mover el gasto desde la aplicación Gastos mediante la función Mover a otro gasto.
Consultar el historial de solicitudes del Buzón
Para asegurarte de que todos los documentos de pago enviados se gestionan correctamente, filtra las solicitudes de tu Bandeja de entrada:
Ve a la Bandeja de entrada.
Haz clic en Añadir filtro.
Selecciona Tipo de solicitud > Solicitudes del Buzón.
Especificaciones
El Buzón puede procesar hasta 40 imágenes o documentos PDF enviados como archivos adjuntos por correo electrónico. Payhawk analiza cada archivo adjunto y procesa únicamente aquellos que son documentos de gasto válidos. Por ejemplo, si envías 5 archivos adjuntos, pero solo uno es una factura, Payhawk solo procesará ese documento.
Si no hay archivos adjuntos, Payhawk analizará automáticamente el cuerpo del correo electrónico y creará un documento por ti, por ejemplo, para tus recibos de Uber.
