Este artículo enumera algunas de las preguntas frecuentes (FAQ) y soluciones a algunos casos límite relacionados con la integración entre el sistema Payhawk y el software de contabilidad Oracle NetSuite.
¿Cómo se crea la integración Payhawk-Oracle NetSuite?
La integración de Payhawk está disponible en el SuiteApp Marketplace de NetSuite. El conector se ha creado con la API de NetSuite, lo que permite que ambos sistemas se comuniquen directamente sin recursos de alojamiento adicionales.
¿Cuánto se tarda en integrar ambos sistemas?
Tardarás aproximadamente 15-20 minutos en configurar la integración. Puedes llevar a cabo la configuración tú mismo, ya que el programa te guiará paso a paso. Si necesitas ayuda, puedes recurrir a los equipos de éxito del cliente, implementación e ingeniería de soluciones de Payhawk.
¿Diferencia Payhawk entre fechas de reconocimiento de pagos y facturas?
Sí, siguiendo el concepto de devengo, Payhawk diferencia entre las fechas de reconocimiento de pago y factura y recibo.
¿Es posible dividir en Payhawk un gasto en varias partidas?
Payhawk admite varias partidas en un único gasto, que se exportan a Oracle NetSuite.
¿Exporta Payhawk comisiones por cambio de divisa y TPV?
Payhawk aplica los conceptos clave de IAS 21 para transacciones de cambio de divisa. Cuando se utiliza una tarjeta para una transacción en una moneda diferente a la de la tarjeta, VISA o Mastercard aplican una comisión por cambio de divisa y Payhawk contabiliza ese gasto en Oracle NetSuite en la moneda de la tarjeta aplicando dicha comisión.
Sin embargo, si la moneda de la tarjeta no corresponde con la moneda base de Oracle NetSuite, se producirán dos transacciones de cambio de divisa, una efectuada por VISA o Mastercard y la otra aplicada por el sistema contable. Esto sucede en el caso de facturas en moneda extranjera.
¿Cómo utiliza Payhawk a los proveedores de Oracle NetSuite?
El módulo de gestión de proveedores de Payhawk (aplicación Proveedores) contiene los datos de todos tus proveedores sincronizados con Oracle NetSuite. Esto garantiza que tus datos maestros de proveedores estén siempre actualizados.
También puedes gestionar y crear proveedores directamente en la plataforma de Payhawk. El sistema mantiene un registro de auditoría para llevar a cabo el seguimiento de cualquier cambio en la información de los Proveedores realizado por los administradores o contables de Payhawk.
¿Cómo detecta Payhawk los gastos duplicados?
Payhawk busca automáticamente gastos duplicados cuando coinciden todos los criterios indicados a continuación:
Importe
Proveedor
Fecha del documento
Número de documento
Si envías un gasto a Oracle NetSuite con un número de factura que ya existe en el ERP mientras que otros detalles, como el importe o el proveedor, difieren, el resultado dependerá de la configuración de Oracle NetSuite. Para obtener más información sobre cómo Oracle NetSuite gestiona las entradas duplicadas, consulta la documentación oficial de Oracle NetSuite.
Si la integración de Payhawk-Oracle NetSuite no puede crear la transacción en el ERP, Payhawk mostrará un mensaje de error al usuario que esté revisando el gasto.
¿Puedo corregir errores contables?
Los administradores y contables de Payhawk pueden devolver un gasto para su revisión, realizar los ajustes necesarios y enviar de nuevo el gasto ya actualizado a Oracle NetSuite con unos pocos clics en el portal web de Payhawk.
¿Puede Payhawk modificar los periodos bloqueados en NetSuite?
No, Payhawk no modificará ninguna información de Oracle NetSuite si el periodo está bloqueado.
¿Qué sucede si la integración NetSuite de Payhawk no funciona en mi configuración NetSuite?
El equipo de ingeniería de soluciones de Payhawk o sus socios de soluciones autorizados pueden ampliar o personalizar la integración para adaptarla a tus necesidades. Para obtener más información, ponte en contacto con tu ejecutivo de cuentas de Payhawk.
¿Cómo se sincronizan los campos personalizados de Oracle NetSuite con Payhawk?
Los campos personalizados deben crearse primero en Oracle NetSuite. Una vez configurados, se obtienen automáticamente en Payhawk y aparecen en la lista de categorías de seguimiento en el sistema. Al exportar una factura u otro tipo de transacción, cada categoría de seguimiento completada se asignará a su campo correspondiente en Oracle NetSuite.
¿Se sincronizan automáticamente mis descuentos de Payhawk a Oracle NetSuite?
No, Payhawk no sincroniza los descuentos con Oracle NetSuite, y los valores del campo Descuento no se envían automáticamente.
¿Cuando la moneda es PLN, los reembolsos marcados como pagados en Payhawk también se marcarán automáticamente como pagados en NetSuite para nuestras entidades del Reino Unido e Irlanda?
Sí, así será. Igual que en todas nuestras integraciones, cuando el pago se hace en Payhawk, el registro correspondiente en Oracle NetSuite se marca como pagado.
¿Por qué algunas exportaciones de gastos de Payhawk a Oracle NetSuite se retrasan?
Al exportar un gran número de transacciones, puede haber ligeros retrasos, ya que el sistema respeta la programación y los límites de la API.
La API de Oracle NetSuite limita a cinco el número de solicitudes de exportación simultáneas por cuenta. Para cumplir con estas restricciones, los gastos se procesan de forma secuencial en una cola. Normalmente, el proceso de exportación se ejecuta aproximadamente tres veces cada 24 horas (alrededor de cada siete horas). Por ello, es normal que se produzcan retrasos en los gastos exportados en bloque o revisados por lotes.
Aunque estos retrasos no pueden acelerarse, se recomienda revisar periódicamente el estado de la exportación para ver si hay actualizaciones.
¿Puedo vincular mi cuenta actual de Payhawk a una nueva entidad en Oracle NetSuite?
Sí, puedes vincular tu cuenta actual de Payhawk a una nueva entidad en Oracle NetSuite.
¿Si al principio asigno los Departamentos de Oracle NetSuite a campos personalizados de Payhawk, puedo después cambiar esa configuración y asignar los Departamentos a Equipos?
Sí. Puedes modificar esta configuración en cualquier momento desde los ajustes de Editar configuración en tu integración de Payhawk con Oracle NetSuite. Payhawk permite a los administradores reasignar campos de datos, como Departamentos, a diferentes objetos de Payhawk (por ejemplo, de campos personalizados a Equipos) como parte de una configuración de integración editable.
¿Cómo pueden los empleados enviar facturas a diferentes filiales en Oracle NetSuite?
Para enviar facturas a diferentes filiales en Oracle NetSuite, tienes que elegir el nivel superior cuando conectes Payhawk a Oracle NetSuite por primera vez. Luego, debes seleccionar la filial correspondiente de la lista desplegable para cada gasto en Payhawk, antes de exportar a Oracle NetSuite.
Cuando los PDF de las facturas y los gastos se exportan a Oracle NetSuite, ¿se cargan también en el archivador de archivos de Oracle NetSuite?
Sí, cuando los PDF de las facturas y los gastos se exportan a Oracle NetSuite, también se cargan en el archivador de archivos de Oracle NetSuite.
¿Qué pasa con la integración de Oracle NetSuite si se desactiva la cuenta de Payhawk que se usó para configurarla?
Si la persona responsable de la conexión Payhawk-Oracle NetSuite va a dejar la empresa, deben completarse los siguientes pasos para garantizar una sincronización de datos ininterrumpida:
El administrador saliente debe desconectar la integración antes de que se desactive su acceso a la cuenta de Payhawk.
El nuevo administrador debe volver a conectar la integración utilizando las credenciales de su propia cuenta de Payhawk.
Una vez que el nuevo administrador inicie la conexión, todos los ajustes anteriores, incluida la asignación de datos y la configuración, se rellenarán automáticamente según la selección previa, por lo que no es necesario configurar todo desde cero.
¿Por qué los depósitos hechos en Payhawk se exportan a una cuenta de efectivo en tránsito en Oracle NetSuite en lugar de directamente a mi cuenta bancaria de Payhawk?
De forma predeterminada, la integración de Payhawk con Oracle NetSuite utiliza una cuenta de efectivo en tránsito o de compensación para los depósitos cuando se transfieren fondos entre una cuenta bancaria tradicional y Payhawk dentro del software de contabilidad Oracle NetSuite.
La cuenta de efectivo en tránsito actúa como un paso intermedio para cuadrar correctamente los débitos y créditos durante el proceso de liquidación cuando el software no puede admitir directamente una transferencia de libro mayor a libro mayor entre tu cuenta bancaria de origen y tu cuenta bancaria de Payhawk. Documenta el estado temporal de los fondos que han salido de tu cuenta bancaria principal, pero que aún no se han liquidado en tu cuenta de Payhawk.
La opción «Efectivo en tránsito» se puede seleccionar durante el paso de asignación de datos al conectar Payhawk con Oracle NetSuite.