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G/L account [G/L Account Number] does not exist. Please check G/L settings on SAP S/4HANA.

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Mensaje de error

G/L account [G/L Account Number] does not exist. Please check G/L settings on SAP S/4HANA.

(La cuenta del libro mayor [Número de cuenta del libro mayor] no existe. Comprueba la configuración del libro mayor en SAP S/4HANA.)

Integraciones ERP afectadas

  • SAP S/4HANA®

Motivo

Al exportar un gasto, puedes encontrarte con un error que indica que la cuenta del libro mayor (G/L) seleccionada no existe o no está definida en el plan de cuentas.

Cada gasto exportado desde Payhawk debe asignarse a una cuenta del libro mayor concreta en SAP S/4HANA para que tu equipo de finanzas sepa cómo categorizar la transacción, por ejemplo gastos de viaje, material de oficina, suscripciones de software. Este error se produce porque SAP no reconoce el número de cuenta del libro mayor que envía Payhawk. La cuenta falta por completo en tu sistema o no se ha añadido al plan de cuentas activo de tu empresa.

Solución

Antes de modificar nada en SAP S/4HANA, comprueba cómo está mapeado el gasto en tu panel de Payhawk:

  1. Abre el gasto afectado en Payhawk y consulta la categoría o la cuenta del libro mayor asignada.

  2. Revisa tus ajustes de integración en Payhawk para detectar algún error tipográfico en el mapeo de la cuenta.

  3. Si se trata de una cuenta obsoleta que tu empresa ya no utiliza, asigna al gasto una cuenta del libro mayor activa y vigente.

Si el número de cuenta es correcto y debe utilizarse para tus gastos, una administración del sistema o el equipo de contabilidad tendrá que crear o activar la cuenta en tus datos maestros de SAP.

SAP S/4HANA Public Cloud Edition

Para resolver este problema en SAP S/4HANA Public Cloud Edition:

  1. Inicia sesión en tu SAP Fiori launchpad y abre la aplicación Manage G/L Account Master Data.

  2. En los filtros de búsqueda, asegúrate de seleccionar el plan de cuentas específico de tu empresa, por ejemplo YCOA.

  3. Busca el código de cuenta del libro mayor indicado en el error. Si la cuenta falta por completo, haz clic en New para crearla bajo el tipo de cuenta correcto, por ejemplo Primary Costs o Revenue.

  4. Asegúrate de que la cuenta esté asignada y activada para el Company Code concreto al que exportas el gasto.

  5. Guarda tus entradas.

SAP S/4HANA Private Cloud Edition

Para resolver este problema en SAP S/4HANA Private Cloud Edition:

  1. Ejecuta el código de transacción FS00 (Centrally Maintain G/L Account).

  2. Introduce el número de cuenta del libro mayor y tu Company Code y, a continuación, haz clic en Enter.

  3. Si el sistema muestra un mensaje que indica que la cuenta no existe, tendrás que crearla:

    1. Para crearla primero directamente en el plan de cuentas, puedes usar la transacción FSP0, introducir el código de cuenta, hacer clic en el icono Create y definir su descripción y tipo de cuenta.

    2. Después, vuelve a FS00 (o usa la transacción FSS0) para ampliar y activar esa cuenta para tu Company Code concreto.

  4. Haz clic en Save para actualizar los datos maestros.

Próximos pasos

Una vez que hayas creado o activado correctamente la cuenta del libro mayor en SAP S/4HANA, asegúrate de que Payhawk conozca la actualización antes de volver a intentar la exportación:

  1. Inicia sesión en el portal web de Payhawk y ve a Configuración > Integraciones.

  2. Sincroniza manualmente tus datos maestros. Así, Payhawk obtiene la lista actualizada de cuentas activas desde SAP S/4HANA.

  3. Cuando finalice la sincronización, vuelve a la aplicación Gastos.

  4. Localiza el gasto pendiente y haz clic en Revisar para volver a exportar la transacción correctamente.