Payhawk se integra con SAP S/4HANA® para que tengas un control total sobre los datos intercambiados entre ambos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a SAP S/4HANA por primera vez. Además, como administrador de Payhawk, puedes iniciar la sincronización de datos manualmente cuando lo necesites.
La integración crea una cuenta bancaria para cada divisa activa en Payhawk. También puedes especificar la fecha de inicio de los saldos que quieres sincronizar entre Payhawk y SAP S/4HANA. Consulta los campos de datos exactos compartidos entre ambos sistemas.
Datos maestros y campos personalizados
En el siguiente diagrama se muestran los datos que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Laintegración funciona en ambas direcciones:
De SAP S/4HANA a Payhawk: los datos maestros de SAP S/4HANA, como las cuentas del libro mayor, los códigos fiscales, los centros de coste y los proveedores, se importan a Payhawk para que tu equipo pueda categorizar gastos utilizando datos reales de SAP S/4HANA.
De Payhawk a SAP S/4HANA: cuando se rrevisa un gasto, este se contabiliza automáticamente en SAP S/4HANA como un asiento contable o una factura de proveedor, incluyendo los datos de pago y los archivos adjuntos del recibo.
Gastos revisados y pagos liquidados
El siguiente diagrama muestra los datos intercambiados entre los sistemas Payhawk y SAP S/4HANA en relación con los gastos revisados y los pagos liquidados.
Enviar gastos y pagos a SAP S/4HANA
Una vez que un gasto se marca como revisado por un contable o administrador de Payhawk, Payhawk enviará ese gasto a SAP S/4HANA como un asiento contable o una factura de proveedor, según el tipo de gasto y la configuración establecida.
Los gastos con tarjeta y las facturas se exportan como asientos contables o facturas de proveedor, mientras que los reembolsos, el kilometraje y las dietas se exportan siempre como asientos contables.
Los pagos se exportan automáticamente cuando el banco los compensa y liquida.
Los extractos bancarios se exportan como extractos bancarios.
Campos de datos exportados a SAP S/4HANA
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema SAP S/4HANA:
Divisa: la divisa de la transacción.
Nota: el campo Nota del gasto en Payhawk se muestra en el campo Descripción del documento del gasto en SAP S/4HANA.
Fecha del documento
Fecha contable: la fecha de contabilización.
ID del gasto: la referencia externa.
Proveedor: socio comercial
Categoría: asignada a la cuenta del libro mayor de SAP S/4HANA.
Importe: el importe total menos el tipo impositivo del gasto.
Centro de coste: se asigna a un equipo de Payhawk o se sincroniza como un campo personalizado.
Código fiscal
Descripción
Tipo de cambio: cuando se utiliza una tarjeta para una transacción en una divisa distinta de la divisa de la tarjeta, Visa o Mastercard aplica un tipo de cambio. Payhawk exporta entonces este gasto a SAP S/4HANA en la divisa de la tarjeta, utilizando ese tipo de cambio. Sin embargo, si la divisa de la tarjeta también es distinta de la divisa base de SAP S/4HANA, se producirán dos conversiones de divisa: una por parte de Visa o Mastercard y otra por parte del sistema contable, por ejemplo, en el caso de una factura en divisa extranjera.