Un aviso de pago es una notificación que envía un cliente a un proveedor para confirmar que se ha realizado un pago. Normalmente informa al proveedor del importe pagado, la fecha del pago y la factura a la que corresponde, para que pueda asociar los fondos recibidos con la factura correcta y conciliar sus cuentas.
Es una práctica de cortesía habitual desde hace mucho tiempo en los pagos empresariales que evita que los proveedores tengan que hacer un seguimiento para saber si les va a pagar y cuándo.
Acerca de los avisos de pago en Payhawk
Payhawk envía por correo electrónico el aviso de pago al proveedor correspondiente exclusivamente al pago en cuestión, que incluye un enlace a la página de estado específica de dicho pago.
En esta página de estado, el proveedor puede hacer un seguimiento del pago a través de sus principales etapas (iniciado, en tránsito y liquidado), junto con el importe, la fecha y la referencia de la factura.
El enlace a la página de estado del pago sigue siendo válido durante 2 meses, lo que permite al proveedor hacer un seguimiento del pago hasta su liquidación y conciliarlo por su parte, sin necesidad de ponerse en contacto con tu equipo de Finanzas.
Los empleados no reciben avisos de pago por sus reembolsos. Si un pago a un proveedor realizado a través de Payhawk se rechaza o se devuelve, Payhawk no envía ningún aviso de pago y el proveedor no recibe ninguna notificación del error.
Qué recibe tu proveedor
Tu proveedor recibirá:
Un correo electrónico de Payhawk en el que se le informa de que hay un pago en camino.
Un enlace seguro a una página de estado que se actualiza a medida que avanza el pago.
Una confirmación en PDF descargable, disponible en la página de estado a través del enlace seguro, que el proveedor puede guardar para sus registros.
Tu proveedor no necesita una cuenta de Payhawk ni iniciar sesión para consultar esta información sobre el pago. Sin embargo, como medida de seguridad, para descargar la confirmación del pago debe introducir la dirección de correo electrónico a la que se envió el aviso de pago.
Qué muestra la página de estado
La página de estado del pago muestra un resumen de los siguientes datos:
El importe del pago.
La fecha valor, que indica cuándo se espera que lleguen los fondos.
El seguimiento del estado, que muestra el progreso desde Iniciado hasta Liquidado.
La referencia del pago y las facturas y notas de crédito incluidas en el pago.
La página de estado no muestra datos bancarios. La confirmación en PDF descargable es el documento formal e incluye los datos de pago tanto del pagador como del beneficiario.
Cuándo se realiza el envío de un aviso de pago
El aviso de pago se envía al proveedor en función del sistema de pago utilizado para ese pago concreto.
Por ejemplo:
Si un pago se realiza mediante FPS (GBP) o SEPA (EUR), el aviso de pago se envía al proveedor una vez que se haya liquidado el pago.
Si un pago se realiza mediante SWIFT, el aviso de pago se envía una vez que el banco receptor notifica a Payhawk la fecha prevista de recepción del pago.
Configurar las direcciones de correo electrónico para enviar avisos de pago
De forma predeterminada, la opción de enviar un aviso de pago a un proveedor está activada para todos los proveedores que hayas guardado en Payhawk y puedes consultarla en la aplicación Proveedores. Si un proveedor solo tiene una dirección de correo electrónico de contacto, el aviso de pago se enviará automáticamente a esa dirección.
Sin embargo, puedes añadir otros destinatarios para los avisos de pago de un proveedor de cualquiera de las siguientes formas:
Editando los datos del proveedor en la aplicación Proveedores
Al confirmar los datos de pago de un gasto: las direcciones de correo electrónico que introduzcas al confirmar los datos de pago se guardan automáticamente en la ficha del proveedor en la aplicación Proveedores y sustituyen a su dirección de correo electrónico de contacto para el envío de avisos de pago.
Al autorizar un pago: las direcciones de correo electrónico que introduzcas al autorizar un pago deben ser confirmadas manualmente por el empleado correspondiente. Solo entonces se actualizarán en la ficha del proveedor en la aplicación Proveedores y, al igual que en el caso anterior, tendrán prioridad sobre la dirección de correo electrónico de contacto para el envío de avisos de pago.
También puedes optar por enviar un aviso de pago a un proveedor que no tenga ninguna dirección de correo electrónico de contacto introducida en Proveedores al autorizar un pago. Una vez autorizado el pago, Payhawk te mostrará una opción para añadir direcciones de correo electrónico para el envío de avisos de pago.
Los avisos de pago se envían a las direcciones de correo electrónico según el siguiente orden de prioridad:
Las direcciones de correo electrónico que introduzcas en ese momento, al confirmar los datos de pago o autorizar el pago.
La dirección de correo electrónico de contacto del proveedor, habilitada de forma predeterminada.
La dirección de correo electrónico que la IA de Payhawk extrae de los documentos adjuntos al gasto.
Verificar la autenticidad de un aviso de pago
Para ayudar a tus proveedores a distinguir un aviso de pago auténtico de uno fraudulento, infórmales de lo siguiente:
El correo electrónico del aviso de pago procederá de una dirección de payhawk.com y el enlace seguro seguirá siendo válido durante 60 días.
No se necesita ninguna cuenta ni iniciar sesión para consultar el enlace con los datos del pago. Al hacer clic en él, se abre una página de solo lectura generada exclusivamente para ese pago.
Payhawk nunca pedirá a un proveedor una contraseña, credenciales bancarias, datos de una tarjeta ni que realice ningún pago para consultar un aviso de pago.
El proveedor nunca tendrá que verificar ni volver a introducir sus datos bancarios para recibir el dinero. El pago ya se ha ejecutado.
Si una página o un correo electrónico que supuestamente contiene un aviso de pago pide al proveedor que inicie sesión, pague una comisión o confirme sus datos bancarios, debe considerarse sospechoso.
Si el importe, las facturas o las notas de crédito no son correctos, el proveedor debe ponerse en contacto contigo directamente. Tú gestionas el pago y Payhawk no puede modificar sus datos.
Consultar el historial de avisos de pago
El envío del aviso de pago queda registrado en la pestaña Actividad del gasto que se haya autorizado para el pago.
