Gestionar los avisos de pago a proveedores y sus destinatarios

Los avisos de pago pueden enviarse a la dirección de correo electrónico de contacto del proveedor que ya se haya introducido en Payhawk, una opción que está habilitada de forma predeterminada.

Sin embargo, también puedes editar los datos del proveedor e introducir direcciones de correo electrónico específicas para los avisos de pago, así como añadir direcciones de correo electrónico de destinatarios al confirmar los datos de pago o autorizar pagos.

Añadir direcciones de correo electrónico de destinatarios editando los datos del proveedor

Para enviar los avisos de pago de un proveedor a un destinatario distinto del contacto predeterminado:

1. En el portal web de Payhawk, ve a la aplicación Proveedores.

2. Selecciona el proveedor.

3. Ve a Editar datos de contacto.

4. Selecciona Enviar avisos de pago a otros destinatarios.

5. Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Para añadir más de una, sepáralas con una coma o pulsa la tecla Intro.

6. Haz clic en Guardar. A partir de ese momento, todos los avisos de pago futuros de ese proveedor se enviarán a los destinatarios que hayas establecido.

   

Definir las direcciones de correo electrónico del proveedor al confirmar un pago

Para especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios al confirmar los datos de pago:

1. En el portal web de Payhawk, ve a Pagar > Confirmar datos y abre el pago de la factura correspondiente.

2. En el campo Correo electrónico para avisos de pago, rellena las direcciones de correo electrónico a las que quieras que se envíe el aviso de pago. Para añadir varias direcciones, sepáralas con una coma o pulsa la tecla Intro.

3. Confirma los datos de pago.

Al introducir direcciones de correo electrónico aquí, los datos de contacto del proveedor se actualizarán automáticamente. La opción de utilizar la dirección de correo de contacto predeterminada se desactivará y las nuevas direcciones se guardarán para ese proveedor.

Si el documento adjunto al gasto contiene una dirección de correo electrónico, la IA de Payhawk la extraerá y la introducirá automáticamente en el campo.

Definir las direcciones de correo electrónico del proveedor al autorizar un pago

Para especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios al autorizar un pago:

1. En el portal web de Payhawk, ve a Pagar > Autorizar y abre el pago de la factura correspondiente.

2. En su menú de tres puntos, selecciona Enviar aviso de pago.

3. Revisa o añade las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

4. Para guardar estas direcciones de correo electrónico para utilizarlas en el futuro, asegúrate de que esté seleccionada la opción Guardar estas direcciones de correo electrónico en [proveedor] para futuros avisos de pago. Para ello, necesitas permisos para editar proveedores.

5. Haz clic en Enviar.

Enviar avisos de pago al autorizar pagos en bloque

Los avisos de pago pueden gestionarse como parte de una autorización en bloque. Una vez autorizado un lote, el cuadro de diálogo Enviar confirmación mostrará los proveedores que requieren tu atención, como aquellos a los que les falten direcciones de correo electrónico o cuyas direcciones se hayan extraído de las facturas y deban verificarse.

1. Añade o comprueba los destinatarios de cada proveedor.

2. Asegúrate de que esté seleccionada la opción Guardar también las nuevas direcciones de correo electrónico en los datos de contacto del proveedor si quieres guardarlas.

3. Haz clic en Enviar.

1. Añade o verifica los destinatarios de cada proveedor.

2. Selecciona Guardar también las nuevas direcciones de correo electrónico en los datos de contacto del proveedor para guardarlas.

3. Haz clic en Enviar.

Para volver a enviar un aviso de pago, debes hacerlo por factura, ya que el envío en bloque solo está disponible para el primer envío de los avisos.

Volver a enviar un aviso de pago

Si un proveedor no encuentra el correo electrónico original, puedes volver a enviarle el aviso de pago. Payhawk volverá a enviar el correo electrónico con el enlace seguro original, que mostrará el estado actual del pago.

1. Abre la factura en el portal web de Payhawk.

2. Selecciona Enviar aviso de pago.

3. Verifica la dirección de correo electrónico del destinatario en el panel lateral y confirma el envío.

Enviar avisos de pago a proveedores sin datos de contacto

Si un proveedor no tiene una dirección de correo electrónico de contacto, la pantalla de confirmación del pago de la pestaña Pagar > Autorizar indicará que no se ha enviado ningún aviso de pago.

1. Haz clic en Añadir correo electrónico para enviar el aviso.

2. Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario.

3. Haz clic en Enviar.