Esta función se está implementando de forma gradual y está disponible para todos los clientes de la UE que aún no han comenzado la incorporación de su entidad.
La sección Documentos corporativos del Centro de cumplimiento muestra todos los documentos que debes proporcionar para tu entidad. Payhawk necesita estos documentos para comprobar que la entidad es legítima. Los documentos también muestran la estructura de titularidad de la entidad.
Payhawk obtiene algunos de estos documentos por ti del registro mercantil oficial. Cuando termina, una nota encima de la sección muestra cuántos documentos ha obtenido Payhawk del registro y cuántos tienes que subir todavía. Solo tienes que subir los documentos marcados como Requiere acción.
Según tu empresa, la sección también puede incluir otros documentos que Payhawk ha obtenido del registro, por ejemplo, un certificado de administradores. Algunos documentos pueden aparecer con el nombre que usa el registro local, por ejemplo, UBO-opgave para el certificado de titularidad real de una empresa neerlandesa.
Si tu estructura de titularidad incluye otras empresas, los documentos se agrupan por empresa.
Extracto oficial del Registro Mercantil
El extracto oficial del Registro Mercantil debe tener una antigüedad máxima de seis meses. Debe confirmar:
La razón social y la forma jurídica de tu empresa.
El domicilio social.
La dirección donde se desarrolla la actividad, si es distinta del domicilio social.
El número de registro, si se ha asignado uno.
Si en el lugar donde está registrada tu empresa no se emiten este tipo de extractos, proporciona un documento equivalente, por ejemplo, un certificado de vigencia de la sociedad.
Certificado de titularidad real
El certificado de titularidad real debe tener una antigüedad máxima de seis meses y haber sido emitido por una autoridad pública. En él se identifican las personas físicas que, en última instancia, poseen o controlan tu empresa, conocidas como titulares reales o personas que ejercen el control.
El documento suele incluir:
Sus nombres completos.
Su nacionalidad.
El porcentaje que poseen o controlan.
Diagrama de titularidad de la empresa
El diagrama de titularidad de la empresa muestra la estructura de titularidad de tu empresa, incluidas todas las entidades matrices y filiales vinculadas a ella.
Para evitar retrasos, asegúrate de que el diagrama muestre:
Todas las empresas de la cadena de titularidad, desde tu empresa hasta las personas que, en última instancia, la poseen o controlan.
El número de registro o el país de registro de cada empresa.
Los nombres completos de los titulares reales últimos.
El porcentaje de titularidad en cada nivel. Puedes agrupar a los accionistas que tengan una participación inferior al 5 %.
La fecha de elaboración del diagrama.
Siempre que sea posible, pide a un administrador o representante autorizado que firme el diagrama, o a un auditor de cuentas o asesor jurídico que lo certifique.
Comprobar los documentos subidos
Cuando subes un documento, Payhawk comprueba que sea el documento solicitado y lee los datos que contiene. Cada archivo subido muestra su estado:
Subiendo - El archivo aún se está subiendo.
Comprobando documento - Payhawk está comprobando si el archivo es el documento solicitado.
Verificado - Payhawk ha reconocido el archivo como el documento solicitado.
El documento no coincide - El archivo parece ser un documento distinto. Lee la explicación que aparece debajo del archivo, elimina el archivo y sube el documento solicitado.
Documento no reconocido - Payhawk no ha podido reconocer el archivo como el documento solicitado. Sube una copia legible y completa del documento solicitado.
Subido - El archivo se ha subido y no se comprueba automáticamente.
Los datos que Payhawk lee de tus documentos rellenan los campos correspondientes del Centro de cumplimiento, marcados con un icono de destellos. Revisa estos valores y corrígelos si es necesario.
