Según las normas del régimen de ventanilla única del IVA de la UE (OSS), se debe aplicar el IVA a los servicios SaaS prestados a clientes de la UE que no estén registrados a efectos de IVA. Esto garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal de la UE.
Si no se dispone de un registro de IVA válido o no puede verificarse a través del sistema VIES de la UE (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA), se aplicará el IVA en función del país de residencia del cliente. El VIES de la UE es una herramienta en línea que permite validar los números de IVA de las empresas registradas en la Unión Europea.
Motivos para aplicar el IVA
No hay un número de IVA válido registrado: si tu empresa no ha proporcionado un número de IVA/CIF válido que pueda verificarse a través del sistema VIES de la UE, se aplicará el IVA a tus facturas.
Número de IVA inactivo: si tu número de IVA no está activo en el sistema VIES de la UE, el proveedor deberá aplicar el IVA local.
Casos especiales: en regiones como las Islas Canarias, que están fuera del territorio del IVA de la UE, puede que se aplique el IVA si no se proporciona un número de IVA verificable. Un NIF por sí solo no es suficiente para justificar la exención del IVA.
Garantía de exención del IVA
Para evitar la aplicación del IVA en futuras facturas, haz una de las siguientes acciones:
Proporciona un número de IVA válido: presenta un certificado de registro de IVA que pueda validarse a través del sistema VIES de la UE. Esto garantiza que se reconozca tu situación fiscal y que no se aplique el IVA.
Para las empresas en las Islas Canarias, proporciona documentación fiscal oficial que justifique la no aplicación del IVA conforme a las normas de exportación o extraterritorialidad.
Valida tu situación de IVA: asegúrate de que tu número de IVA esté activo y correctamente registrado en el sistema VIES de la UE. Si tu número de IVA está inactivo, colabora con tu autoridad fiscal local para resolver el problema.
Actualiza la configuración fiscal de tu cuenta: ponte en contacto con el equipo de soporte de Payhawk a través del chat o en support@payhawk.com para actualizar tu cuenta con la información de IVA correcta. Esto evitará que se aplique el IVA en futuras facturas.
Corrección de cargos de IVA aplicados incorrectamente
Si el IVA se ha cargado incorrectamente en una factura, puedes solicitar una corrección de la siguiente manera:
Proporciona un número de IVA válido: presenta documentación oficial, como un certificado de registro de IVA u otra prueba equivalente, para validar tu situación de IVA.
Solicita una nota de crédito: ponte en contacto con el equipo de facturación de Payhawk para que emita una nota de crédito (anulación de la factura) y una factura corregida sin IVA.
Solicita un reembolso: una vez validada tu situación de IVA, solicita la devolución de cualquier importe de IVA aplicado incorrectamente..
Consideraciones especiales para las Islas Canarias
Las Islas Canarias están fuera del territorio del IVA de la UE y las empresas allí establecidas suelen estar exentas de IVA. No obstante, para garantizar la exención:
Proporciona un número de IVA válido que pueda verificarse a través del sistema VIES de la UE. Un NIF estándar no es suficiente.
Si no estás registrado a efectos de IVA, presenta documentación fiscal oficial que justifique la no aplicabilidad del IVA conforme a las normas de exportación o extraterritorialidad.
Verificación del número de IVA para empresas de la UE en Payhawk
Como parte del proceso de registro de la empresa en Payhawk, las empresas de la UE deben proporcionar un número de IVA válido. Este número se utiliza para la facturación, la declaración de impuestos adecuada y la activación de los mecanismos de devolución del IVA o de inversión del sujeto pasivo, cuando proceda.
Un número de IVA válido es aquel que puede verificarse correctamente a través del sistema VIES de la Comisión Europea. El número de IVA de tu empresa debe validarse correctamente en el sistema VIES de la Comisión Europea para que aparezca en las facturas de Payhawk.
En algunos países de la UE, como España, el número de IVA puede compartir el mismo formato que el número de identificación fiscal (NIF) local. Sin embargo, para Payhawk, solo es válido si está registrado y verificado en VIES.