An expense with the same document date, document number, and amount has already been exported

Message d'erreur

An expense with the same document date, document number, and amount has already been exported.

(Une dépense avec la même date de document, le même numéro de document et le même montant a déjà été exportée.)

Intégrations ERP affectées

• Exact Online

Cause

Cette erreur se produit lorsque vous tentez d'exporter une dépense de Payhawk vers Exact Online, mais qu'Exact Online détecte qu'une entrée avec une combinaison similaire de champs clés existe déjà. Exact Online effectue une vérification des doublons sur la base d'une matrice des champs suivants : Compte, Votre réf. (numéro de document), Date de facture (date du document) et Montant.

Le système est conçu pour éviter les doublons et, si la combinaison de ces champs correspond à une entrée existante, le nouvel export sera bloqué.

La matrice de validation est la suivante :

Solution

Pour résoudre ce problème, ajustez les détails de la dépense dans Payhawk afin de vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un doublon selon les règles de validation d'Exact Online, ou confirmez que la dépense est bien un doublon et ne doit pas être exportée.

1. Vérifiez les détails de la dépense dans Payhawk : la date du document, le numéro de document (Votre référence), le fournisseur associé (Compte) et le montant.

2. Comparez avec les entrées existantes dans Exact Online en vous connectant à Exact Online et en recherchant les entrées existantes qui correspondent aux détails de la dépense.

3. Ajuster les champs en conflit :

   • Si vous trouvez une entrée existante identique et que la dépense Payhawk est un vrai doublon, vous devez soit marquer la dépense comme non exportable dans Payhawk, soit la supprimer si elle a été créée par erreur.

   • Si la dépense Payhawk est légitime et distincte d'une entrée existante, mais qu'elle déclenche toujours l'erreur, vous devez modifier l'un des champs en conflit pour passer la validation d'Exact Online. Par exemple, ajoutez un identifiant unique au numéro de document si possible, ou ajustez légèrement la date si cela n'est pas significatif.

4. Tentez à nouveau d'exporter la dépense depuis Payhawk. L'exportation doit maintenant réussir.