Actuellement, les employés peuvent transférer directement un document relatif aux dépenses payées ou non payées, qu'ils ont reçu par e-mail, aux adresses e-mail paid@payhawk.me ou unpaid@payhawk.me de la boîte de réception des reçus.
Qu'est-ce qui change ?
Désormais, la boîte de réception fonctionne au niveau du groupe et utilise une adresse e-mail unique et centralisée pour votre entreprise afin de recevoir vos factures transférées, par exemple, votre.entreprise@factures.payhawk.com.
Vous indiquez également l'adresse e-mail à partir de laquelle vous ferez suivre les documents, par exemple factures@votreentreprise.com. Vous ne devez plus inviter cette adresse e-mail en tant qu'utilisateur dans Payhawk.
La nouvelle configuration vous permet également d'inscrire vos fournisseurs sur une liste blanche et de leur permettre ainsi d'envoyer des factures directement à Payhawk, au lieu d'avoir à transmettre les factures à partir de votre adresse e-mail.
Envoi de documents de paiement pour les dépenses
Lorsque vous transmettez la facture reçue à votre.entreprise@factures.payhawk.com, Payhawk identifie automatiquement l'entité qui correspond à cette facture et vérifie si elle a été payée ou non :
Si la facture est déjà payée, Payhawk fera automatiquement correspondre le document avec la dépense existante. Vous n'aurez qu'à soumettre la dépense.
Si la facture est toujours impayée, Payhawk créera automatiquement une nouvelle dépense dans le système.
Notes sur la boîte de réception
L'algorithme d'extraction de données avec OCR intégré extrait et remplit automatiquement les données relatives aux dépenses.
Si la facture contient un contact acheteur, Payhawk définit cette personne comme propriétaire de la facture. Si Payhawk associe automatiquement la facture à une demande, le propriétaire de la demande devient le propriétaire de la facture.
Une fois vérifiée, la dépense doit être payée par les personnes autorisées de votre entreprise.