Vous pouvez transmettre directement les factures de dépenses payées ou non payées, que vous avez reçues par e-mail, à l'adresse e-mail unique générée pour votre entreprise, par exemple votre.entreprise@factures.payhawk.com.
Pour en savoir plus sur la configuration de votre boîte de réception, consultez Configuration de la boîte de réception.
Envoi des factures pour les dépenses
Pour soumettre une facture, envoyez la facture reçue à l'adresse e-mail unique générée par Payhawk pour votre entreprise – votre.entreprise@factures.payhawk.com. Par exemple, si le nom de votre entreprise est Digital Strategy, l'adresse e-mail sera digital.strategy@invoices.payhawk.com.
Payhawk identifiera automatiquement l'entité correcte qui correspond à cette facture et vérifiera si elle a été payée ou non.
Si la facture est déjà payée, Payhawk associera automatiquement le document à la dépense existante liée à la transaction par carte. Vous n'aurez qu'à soumettre la dépense.
Si la facture est toujours impayée, Payhawk créera automatiquement une nouvelle dépense de facture dans le système. L'algorithme d'extraction de données avec OCR intégré extraira et remplira automatiquement les données de la facture. Une fois examinée, la facture doit être payée par les personnes autorisées de votre entreprise.
Payhawk peut attribuer automatiquement le propriétaire de la facture dans deux cas :
Si la facture comporte un contact acheteur, Payhawk désigne cette personne comme propriétaire de la facture et l'en informe.
Si Payhawk associe automatiquement la facture à une demande, le demandeur devient le propriétaire de la facture et en est informé.
Vérification du bon traitement des documents
Pour chaque document de dépense que vous envoyez sur la boîte de réception, Payhawk enverra automatiquement un e-mail de vérification dans le même fil de discussion pour que vous ayez du contexte et des informations concernant le statut d'envoi du document.
Si vous ne recevez pas les notifications dans le fil de discussion, vérifiez que le mode conversation de votre client de messagerie est activé. Pour plus d'informations, consultez les guides de configuration Gmail ou Outlook 365.
Si le document de dépenses a été correctement associé à une dépense payée, Payhawk vous enverra un e-mail de confirmation dans le fil de discussion. Pour consulter les détails de la dépense, cliquez sur le lien Voir la dépense dans l'e-mail.
Si le document de dépenses a réussi à créer une nouvelle dépense, Payhawk vous enverra un e-mail de confirmation de réussite dans le fil de discussion. Pour consulter les détails de la dépense, cliquez sur le lien Voir la dépense dans l'e-mail. Vous recevrez également une notification dans la Boîte de réception de votre compte Payhawk, sous l'onglet Tous.
Si le document de dépense n'a pas été correctement associé à une dépense payée, Payhawk vous enverra un e-mail dans le fil de discussion. Cliquez sur le lien Accéder à votre boîte de réception pour accéder à l'onglet En attente de votre compte Payhawk Boîte de réception et joignez le document de dépense.
Si pour quelque raison que ce soit, Payhawk ne peut pas traiter le document de dépense, vous recevrez un message système contenant une explication dont le modèle variera en fonction du client de messagerie que vous utilisez.
Les raisons possibles de l'échec du traitement sont des contrôles de sécurité de l'e-mail de l'expéditeur ou le dépassement du nombre autorisé de 40 documents de dépenses joints. Vous devez contacter vos administrateurs Payhawk, ou résoudre le problème et renvoyer le document de dépenses.
Dans les rares cas où Payhawk a associé le document à la mauvaise dépense, vous pouvez déplacer la dépense en passant à l'application Dépenses et en utilisant la fonctionnalité Déplacer vers une autre dépense.
Affichage de l'historique des demandes dans la boîte de réception
Pour vous assurer que les documents de paiement que vous avez envoyés sont tous traités avec succès, filtrez les demandes de votre Boîte de réception :
Accédez à la Boîte de réception.
Cliquez sur Ajouter un filtre.
Sélectionnez Type de demande > Demandes de boîte de réception.
Spécificités
La boîte de réception peut traiter jusqu'à 40 images ou documents PDF envoyés en pièces jointes. Payhawk scanne chaque pièce jointe et ne traite que celles qui sont des documents de dépenses valides. Par exemple, si vous envoyez 5 pièces jointes, mais qu'une seule est une facture, Payhawk ne traite que celle-ci.
S'il n'y a pas de pièce jointe, Payhawk analysera automatiquement le corps de l'e-mail et créera un document pour vous, par exemple, pour vos reçus Uber.
