Cette fonctionnalité est actuellement en cours de déploiement progressif et est disponible pour tous les clients de l'UE qui n'ont pas encore commencé l'intégration de leur entité.
Le Centre de conformité regroupe toutes les tâches de vérification relatives à votre entité au sein du portail Web Payhawk. Il vous indique les éléments que Payhawk attend encore de votre part, ceux que vous avez déjà fournis, ainsi que l'état d'avancement de votre demande.
Vous trouverez le Centre de conformité sur le portail Web Payhawk, dans Paramètres, sous la section Accès.
Tâches disponibles
Le Centre de conformité regroupe vos tâches en quatre sections :
La section Direction et actionnariat répertorie toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent votre entité, y compris les propriétaires identifiés en remontant la chaîne des actionnaires personnes morales.
La section Documents d'entreprise regroupe les enregistrements et les déclarations officiels qui attestent de la légitimité de votre entité et en indiquent la structure actionnariale.
La section Profil d'entreprise présente les informations relatives à votre société, vos activités et la manière dont vous comptez utiliser Payhawk.
Dans la section Validation, un administrateur certifie que les informations que vous avez fournies sont exactes.
Vous pouvez effectuer les tâches dans l'ordre de votre choix. L'en-tête de chaque section indique le nombre d'éléments qu'elle contient, et vous pouvez masquer une section sur laquelle vous ne travaillez pas. Dans chaque section, les éléments qui nécessitent une action de votre part apparaissent en premier. Les éléments terminés sont regroupés dans une ligne masquée, sur laquelle vous pouvez cliquer pour les afficher. Chaque élément indique également ce qui manque encore, par exemple Manquant : Date de naissance.
Certaines tâches n'apparaissent qu'une fois que Payhawk a identifié qu'elles sont nécessaires. Par exemple, une nouvelle personne peut apparaître dans la section Direction et actionnariat une fois que vos documents d'entreprise ont révélé la chaîne de propriété.
Informations que Payhawk collecte pour vous
Payhawk collecte automatiquement une partie des informations nécessaires à votre demande, afin que vous ayez moins d'éléments à rechercher et à fournir :
Registre officiel des entreprises – Lorsque vous ouvrez le Centre de conformité, Payhawk recherche votre société dans le registre officiel des entreprises. Il ajoute à votre demande les personnes, les sociétés et les documents qu'il y trouve.
Documents que vous téléchargez – Lorsque vous téléchargez un document, Payhawk le lit et remplit les informations correspondantes à votre place. Un document peut également ajouter des personnes et des sociétés à la section Direction et actionnariat.
Pendant que Payhawk collecte les informations de votre entreprise, la carte Nous collectons les informations de votre entreprise en haut de la page affiche ce que Payhawk a trouvé jusqu'à présent. Cette opération prend généralement de 5 à 10 minutes. Tant qu'elle n'est pas terminée, les tâches sont grisées et vous ne pouvez pas les ouvrir. Une fois l'opération terminée, la page indique ce dont Payhawk a encore besoin de votre part.
Pendant que Payhawk lit un document que vous avez téléchargé, les tâches sont également grisées et le bouton Soumettre pour validation est indisponible. La page se déverrouille automatiquement à la fin du traitement. Si le traitement dure plus de 5 minutes, la page se déverrouille pour que vous puissiez continuer à travailler.
Les champs que Payhawk a remplis à partir de vos documents sont signalés par une icône d'étincelles. Vérifiez ces valeurs et corrigez-les si nécessaire. Lorsque vous modifiez une valeur et que vous l'enregistrez, l'icône disparaît.
Statuts disponibles
Chaque élément du Centre de conformité est associé à un statut :
Action requise – L'équipe chargée de la conformité chez Payhawk a besoin d'informations ou d'un document de votre part.
En cours de traitement – Payhawk lit un document que vous avez téléchargé.
En attente de vérification – Vous avez fourni toutes les informations relatives à cet élément, et celui-ci est en attente de vérification par l'équipe chargée de la conformité chez Payhawk.
Terminé – L'élément contient tout ce dont il a besoin, ou l'équipe chargée de la conformité chez Payhawk l'a vérifié et accepté. Aucune action n'est requise de votre part.