Cette fonctionnalité est actuellement en cours de déploiement progressif et est disponible pour tous les clients de l'UE qui n'ont pas encore commencé l'intégration de leur entité.
La section Direction et actionnariat du Centre de conformité répertorie toutes les personnes et entreprises qui détiennent ou contrôlent votre entité. Payhawk a besoin de cette liste pour vérifier l'identité des personnes qui se trouvent derrière l'entreprise avant de pouvoir approuver votre demande.
Cette liste recense toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent l'entité, y compris les propriétaires que Payhawk identifie en remontant la chaîne des actionnaires de la société.
Payhawk remplit cette liste pour vous à partir du registre officiel des entreprises. Une fois l'opération terminée, une note au-dessus de la liste indique le nombre de personnes et d'entreprises trouvées par Payhawk, ainsi que le nombre d'entre elles pour lesquelles des informations sont encore nécessaires de votre part.
Lorsque votre structure de propriété comprend d'autres sociétés, telles qu'une société mère ou une société holding, la liste est regroupée par société. Votre entité apparaît en premier, suivie des autres sociétés de la structure. Une personne qui occupe des fonctions dans plusieurs sociétés apparaît sous chacune d'elles.
Pour chaque personne ou entreprise de la liste, les informations encore manquantes sont indiquées, par exemple Manquant : Date de naissance, Statut de personne politiquement exposée.
L'équipe de conformité de Payhawk peut ajouter d'autres personnes après avoir examiné votre demande. Lorsqu'un document d'entreprise révèle l'existence d'un autre propriétaire dans la chaîne, cette personne apparaît dans la liste avec le statut Action requise.
Ajout d'une personne ou d'une entreprise à la demande
Certaines informations peuvent déjà être renseignées à partir du registre officiel des entreprises ou des documents que vous avez téléchargés. Les valeurs que Payhawk a lues dans vos documents sont signalées par une icône d'étincelles. Vérifiez-les et corrigez-les si nécessaire.
Pour ajouter une personne ou une entreprise :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Centre de conformité.
Dans la section Direction et actionnariat, cliquez sur le bouton + Ajouter une personne ou une entreprise et sélectionnez :
Un particulier, c'est-à-dire une personne physique agissant en tant que propriétaire, administrateur ou mandataire. Vous pouvez choisir parmi les trois rôles suivants :
Un administrateur est une personne désignée pour diriger l'entité.
Un actionnaire est une personne physique ou morale qui détient une participation dans l'entité. La liste indique le pourcentage de participation à côté de chaque fonction.
Un représentant habilité est une personne autorisée à agir au nom de l'entité, par exemple pour signer la demande.
Une société, c'est-à-dire une personne morale agissant en tant que propriétaire ou administrateur, telle qu'une société holding. Vous pouvez choisir l'un des deux rôles suivants :
Un directeur d'entreprise est une société chargée de diriger l'entité, et non une personne physique. Payhawk vérifie l'identité des personnes qui dirigent cette société.
Un actionnaire personne morale est une société qui détient une participation dans l'entité, comme une société mère ou une société holding. Payhawk remonte la chaîne de propriété jusqu'aux personnes qui, en dernier ressort, détiennent ou contrôlent le groupe.
Cliquez sur Ajouter.
Informations requises concernant les administrateurs et les actionnaires
Pour chaque administrateur ou actionnaire, dans la section Direction et actionnariat, vous devez fournir les informations suivantes :
Prénom.
Nom de famille.
Date de naissance.
Nationalité(s) (si une personne possède plusieurs nationalités, indiquez-les toutes).
Pays de résidence.
Exposition politique : si, au cours des 12 derniers mois, la personne a été une personne politiquement exposée (PPE), un membre de la famille d'une PPE ou un proche associé d'une PPE. Vous choisissez l'une des trois options suivantes : Cette personne est une personne politiquement exposée (PPE), Cette personne est un membre de la famille ou un proche associé d'une PPE ou Aucune de ces situations. Une personne politiquement exposée occupe une fonction publique de premier plan, par exemple un haut fonctionnaire, un homme politique ou le dirigeant d'une entreprise publique.
Informations requises concernant les représentants habilités
Pour chaque représentant habilité figurant dans la section Direction et actionnariat, vous devez fournir les informations suivantes :
Prénom.
Nom de famille.
Adresse e-mail.
Pays de résidence.
Lorsque vous choisissez un représentant habilité pour signer la demande, la section Validation vous demande ses autres informations, y compris le document de procuration. Pour plus d'informations, consultez la signature et l'envoi de votre demande.
Informations requises concernant les administrateurs et les actionnaires de sociétés
Pour chaque administrateur ou actionnaire de la société, dans la section Direction et actionnariat, vous devez fournir les informations suivantes :
Nom de l'entreprise.
Type de structure juridique, par exemple, société à responsabilité limitée.
Numéro d'immatriculation.
Adresse d'immatriculation de la société, comprenant le pays d'enregistrement, le nom de la rue, la ville et le code postal.
Extrait officiel du registre du commerce.
Supprimer une personne de la demande
Pour supprimer une personne de la demande :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Centre de conformité.
Dans la section Direction et actionnariat, sélectionnez la personne souhaitée en cliquant sur son nom dans la liste.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer cette personne.
La suppression d'une personne entraîne également la suppression de ses informations et de tous les documents qu'elle a fournis ; vérifiez donc la liste avant de confirmer. Vous pourrez ajouter cette personne de nouveau plus tard, mais ses informations ne seront pas restaurées.
Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Vous ne pouvez pas supprimer une personne ou une entreprise que Payhawk a trouvée dans le registre officiel des entreprises, ni une fonction que l'équipe de conformité de Payhawk a déjà acceptée. À la place de l'option de suppression, celles-ci affichent le lien Je ne peux pas fournir ces informations. Cliquez dessus pour savoir comment contacter l'équipe de conformité de Payhawk à l'adresse compliance@payhawk.com.