Cette fonctionnalité est actuellement en cours de déploiement progressif et est disponible pour tous les clients de l'UE qui n'ont pas encore commencé l'intégration de leur entité.
La section Documents d'entreprise du Centre de conformité répertorie tous les documents que vous devez fournir concernant votre entité. Payhawk a besoin de ces documents pour vérifier la légitimité de l'entité. Ces documents permettent également de connaître la structure de propriété de l'entité.
Payhawk récupère pour vous certains de ces documents auprès du registre officiel des entreprises. Une fois l'opération terminée, une note au-dessus de la section indique le nombre de documents que Payhawk a récupérés auprès du registre et le nombre de documents qu'il vous reste à télécharger. Vous devez uniquement télécharger les documents marqués Action requise.
Selon votre entreprise, la section peut également inclure d'autres documents que Payhawk a récupérés auprès du registre, par exemple un certificat des administrateurs. Certains documents peuvent apparaître sous le nom utilisé par le registre local, par exemple UBO-opgave pour l'attestation de propriété effective d'une société néerlandaise.
Si votre structure de propriété comprend d'autres sociétés, les documents sont regroupés par société.
Extrait officiel du registre du commerce
L'extrait officiel du registre du commerce ne doit pas dater de plus de six mois. Il doit attester :
La dénomination sociale et la forme juridique de votre entreprise.
L'adresse du siège social.
L'adresse du lieu d'exploitation effectif, lorsqu'elle diffère de celle du siège social.
Le numéro d'immatriculation, s'il a été attribué.
Si des extraits de ce type ne sont pas délivrés dans le pays où votre société est immatriculée, veuillez fournir à la place un document équivalent, par exemple un certificat de régularité.
Attestation de propriété effective
L'attestation de propriété effective ne doit pas dater de plus de six mois et doit avoir été délivrée par une autorité publique. Elle identifie les personnes qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort votre société, appelées « bénéficiaires effectifs » ou « personnes exerçant un contrôle ».
Ce document contient généralement les éléments suivants :
Leurs noms complets.
Leur nationalité.
Le pourcentage qu'ils détiennent ou contrôlent.
Organigramme de la structure de propriété
L'organigramme de la structure de propriété présente la structure de l'actionnariat de votre entreprise, y compris toutes les sociétés mères et filiales qui y sont liées.
Pour éviter tout retard, assurez-vous que l'organigramme indique bien :
Toutes les sociétés de la chaîne de propriété, depuis votre société jusqu'aux personnes qui en sont les propriétaires ou les dirigeants ultimes.
Le numéro d'immatriculation ou le pays d'immatriculation de chaque société.
Les noms complets des bénéficiaires effectifs finaux.
Le pourcentage de participation à chaque niveau. Vous pouvez regrouper les actionnaires détenant moins de 5 %.
La date à laquelle l'organigramme a été établi.
Dans la mesure du possible, faites signer l'organigramme par un administrateur ou un représentant habilité, ou faites-le certifier par un expert-comptable ou un conseiller juridique.
Vérification de vos documents téléchargés
Lorsque vous téléchargez un document, Payhawk vérifie qu'il s'agit bien du document demandé et lit les informations qu'il contient. Chaque fichier téléchargé affiche son statut :
Téléchargement en cours - Le fichier est en cours de téléchargement.
Vérification du document - Payhawk vérifie si le fichier correspond au document demandé.
Vérifié - Payhawk a reconnu le fichier comme étant le document demandé.
Document non conforme - Le fichier semble correspondre à un autre document. Lisez l'explication sous le fichier, supprimez le fichier, puis téléchargez le document demandé.
Document non reconnu - Payhawk n'a pas pu reconnaître le fichier comme étant le document demandé. Téléchargez une copie lisible et complète du document demandé.
Téléchargé - Le fichier est téléchargé et n'est pas vérifié automatiquement.
Les informations que Payhawk lit dans vos documents remplissent les champs correspondants du Centre de conformité, signalés par une icône d'étincelles. Vérifiez ces valeurs et corrigez-les si nécessaire.
