Dans Payhawk, vous pouvez gérer les champs de chaque type de dépense utilisé dans votre entreprise.
Ces fonctionnalités vous permettent de mieux configurer les dépenses selon les besoins de votre organisation, de recueillir les informations pertinentes selon le cas d'utilisation de la dépense et de simplifier le processus de déclaration des dépenses dans votre organisation.
Les paramètres définis dans la Bibliothèque de champs s'appliquent à tous les types de dépenses.
Création de champs dans les types de dépenses
Pour ajouter de nouveaux champs :
Sur le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Dépenses > Types de dépenses.
Sélectionnez le type de dépense souhaité en cliquant dessus, par exemple Facture.
Dans l'onglet Champs, cliquez sur + Ajouter.
Dans le panneau qui s'ouvre :
Cliquez sur Ajouter un champ existant pour inclure dans le type de dépense sélectionné un champ existant de la Bibliothèque de champs, en le choisissant dans la liste déroulante, par exemple Lieu. Notez que le champ choisi a déjà des paramètres définis dans la Bibliothèque de champs.
Cliquez sur Créer un nouveau champ pour créer un nouveau champ dans la Bibliothèque de champs et l'inclure dans le type de dépense sélectionné.
Saisissez un nom pour le champ.
Saisissez une brève description du champ.
Sélectionnez un type pour le champ en cliquant sur l'une des options disponibles : Liste prédéfinie, Liste dynamique, Saisie de texte libre ou Date.
Sous Visibilité, sélectionnez dans les listes déroulantes les entités et les rôles qui utiliseront ce champ.
Sous Obligatoire :
Activez le bouton Requis pour la soumission pour que les personnes qui soumettent soient obligées de renseigner une valeur pour le champ.
Activez le bouton Obligatoire pour la révision pour que les vérificateurs soient obligés de renseigner une valeur pour le champ.
Une fois le champ créé, vous pouvez modifier l'étape à partir de laquelle il est obligatoire (Facultatif, Soumettre ou Vérifier) et ajouter une condition dans les paramètres du champ. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la gestion des paramètres des champs.
Cliquez sur Créer un champ.
Le champ créé depuis le type de dépense est ajouté à la Bibliothèque de champs avec une disponibilité activée pour les dépenses, et uniquement pour ce type de dépense. Vous pourrez ajouter ce champ à d'autres types de dépenses plus tard si nécessaire.
Configuration des workflows pour les types de dépenses
Vous pouvez configurer des workflows d'approbation pour les types de dépenses depuis l'onglet Workflow du type de dépense concerné. Par exemple, pour configurer le workflow du type de dépense Facture, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Dépenses > Types de dépenses > Facture > Workflow > Modifier le workflow.
Vous pouvez également configurer des workflows d'approbation pour les types de dépenses depuis l'onglet Workflows dans Paramètres. Par exemple, pour configurer le workflow du type de dépense Facture, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Paramètres > Workflows > Types de dépenses > Facture > Modifier le workflow.