Par défaut, Payhawk exporte chaque dépense vérifiée vers QuickBooks Online sous forme de facture, puis ajoute un paiement de facture distinct une fois la transaction par carte réglée. Vous pouvez choisir d'exporter plutôt les dépenses de carte en tant que dépenses.
Une dépense est une transaction QuickBooks Online unique, comptabilisée directement sur le compte bancaire ou le compte de carte de crédit qui l'a payée. Il n'y a ni facture, ni paiement de facture, ni écriture dans les comptes fournisseurs (Accounts Payable).
Avant de commencer
Assurez-vous d'avoir connecté Payhawk à QuickBooks Online.
Associez chaque devise de carte, ou chaque carte liée, à un compte bancaire ou à un compte de carte de crédit dans QuickBooks Online. Payhawk comptabilise la dépense sur ce compte.
Modifier le mode d'exportation des dépenses de carte
Pour modifier le mode d'exportation des dépenses de carte vers QuickBooks Online :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Intégrations.
Cliquez sur le menu à trois points de l'intégration QuickBooks Online et sélectionnez Modifier la configuration.
Sur l'écran Configuration des données, sous Dépenses de carte, définissez Exporter en tant que sur Expenses.
Enregistrez vos modifications.
Désormais, chaque dépense de carte vérifiée est exportée en tant que dépense. Les dépenses déjà présentes dans QuickBooks Online restent inchangées.
Ce qui est exporté
Le tableau suivant répertorie les champs exportés vers QuickBooks Online.
Champ QuickBooks Online | Valeur de Payhawk |
|---|---|
Compte de paiement (Payment account) | Le compte bancaire ou de carte de crédit associé à la devise de la carte ou à la carte liée |
Type de paiement (Payment type) | Credit card (carte de crédit) si le compte associé est un compte de carte de crédit. Sinon, Cash (espèces) |
Bénéficiaire (Payee) | Le fournisseur de la dépense |
Date | La date comptable de la dépense |
Numéro de référence (Reference number) | Le numéro de document de la dépense (21 caractères maximum) |
Mémo (Memo) | La note de la dépense |
Lignes (Lines) | Comme pour une facture : catégorie ou article, code de taxe, classe, client/projet, emplacement, statut facturable |
Devise (Currency) | La devise de paiement, avec son taux de change |
Pièces jointes (Attachments) | Les reçus de la dépense |
Les éventuels frais de change, de TPE ou bancaires sont exportés sous forme d'écriture de journal distincte sur le même compte de carte.
Ce qui ne change pas
Les remboursements et les dépenses de carte négatives passent toujours par les comptes fournisseurs (Accounts Payable), sous forme d'avoir fournisseur, d'écriture de journal ou de remboursement de carte.
Les dépenses de factures et les dépenses remboursables sont toujours exportées sous forme de factures.
Une dépense de carte n'est exportée qu'une fois sa transaction par carte réglée. D'ici là, l'exportation est en attente et Payhawk la relance automatiquement après le règlement.
Limites
Une dépense de carte liée à plusieurs transactions par carte ne peut pas être exportée en tant que dépense. Exportez-la plutôt sous forme de facture.
La modification du paramètre ne convertit pas les dépenses déjà exportées. Pour exporter une dépense de l'autre manière, annulez l'exportation, puis exportez-la à nouveau.
Lorsque vous annulez l'exportation, Payhawk supprime de QuickBooks Online la dépense et l'écriture de journal de ses frais.
Dépannage
Lorsque vous exportez des dépenses de carte en tant que dépenses vers QuickBooks Online, vous pouvez rencontrer certains problèmes. Le tableau suivant répertorie les messages d'erreur et les solutions que vous pouvez appliquer pour les résoudre.
Message d'erreur | Que faire |
|---|---|
This card expense has no settled card transaction to book against, so it can't be exported as an expense. Change the card expenses export type to bills to export it (Cette dépense de carte n'a aucune transaction par carte réglée sur laquelle être comptabilisée ; elle ne peut donc pas être exportée en tant que dépense. Changez le type d'exportation des dépenses de carte en factures pour l'exporter) | Attendez que la transaction soit réglée. Si vous ne pouvez pas attendre, redéfinissez Exporter en tant que sur Bills. |
Card expenses with more than one card transaction can't be exported as expenses. (Les dépenses de carte comportant plusieurs transactions par carte ne peuvent pas être exportées en tant que dépenses.) | Exportez cette dépense sous forme de facture. |
This expense is already exported to QuickBooks Online with a different export type. Undo the export before changing how card expenses are exported (Cette dépense est déjà exportée vers QuickBooks Online avec un autre type d'exportation. Annulez l'exportation avant de modifier le mode d'exportation des dépenses de carte) | Annulez l'exportation, puis exportez à nouveau la dépense. |
Configuration for linked card bank accounts mapping is missing. (La configuration de l'association des comptes bancaires des cartes liées est manquante.) | Associez la carte liée, ou sa devise, à un compte bancaire ou de carte de crédit dans la configuration de l'intégration. |
Document number exceeds the limit of 21 characters. (Le numéro de document dépasse la limite de 21 caractères.) | Raccourcissez le numéro de document de la dépense. |