L'intégration directe entre Payhawk et Rillet offre une solution complète pour exporter les données de gestion des dépenses et des transactions de paiement.
L'intégration englobe toutes les activités financières au sein de la plateforme, y compris les dépenses gérées de manière centralisée, les dépenses liées aux employés, ainsi que les frais de change et de point de vente distincts.
Une fois la connexion établie, votre plan comptable, vos taux d'imposition, vos fournisseurs et vos champs personnalisés sont synchronisés de Rillet vers Payhawk. Chaque dépense vérifiée et chaque paiement réglé sont ensuite exportés vers Rillet sous la forme du document comptable correspondant. Plus besoin de saisir manuellement les données ni d'importer des fichiers CSV.
Données de référence et champs personnalisés
Lors de la connexion, Payhawk importe vos données de référence depuis Rillet, afin que vous puissiez codifier vos dépenses à l'aide des mêmes données de référence que celles utilisées dans votre grand livre. Les données sont actualisées régulièrement : les nouveaux comptes ou fournisseurs créés dans Rillet apparaissent automatiquement dans Payhawk.
Le diagramme suivant résume les données qui sont automatiquement synchronisées entre les deux systèmes.
Dépenses vérifiées et paiements réglés
Dès qu'une dépense est vérifiée dans Payhawk, elle est immédiatement exportée vers Rillet sous forme de facture, avec ses informations comptables et son justificatif. Une fois le paiement réglé, Payhawk exporte également la transaction bancaire correspondante afin de permettre le rapprochement dans votre grand livre.
Le schéma suivant illustre les données échangées entre les systèmes Payhawk et Rillet concernant les dépenses vérifiées et les paiements réglés.
Champs de données exportés vers Rillet
Payhawk exporte les champs de données suivants vers le système Rillet :
Fournisseur – Si le fournisseur n'existe pas encore dans Rillet, Payhawk informe l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et lui propose de le créer depuis Payhawk ou, si l'utilisateur a le rôle employé Payhawk, d'en demander la création à un administrateur Payhawk. Lorsqu'un fournisseur est créé dans Payhawk, il est également créé dans Rillet. Les factures fournisseurs sont exportées sous forme de factures et rattachées au fournisseur correspondant dans Rillet. Les remboursements, les frais kilométriques et les indemnités journalières sont exportés sous forme de factures ou de remboursements. Dans Rillet, ces éléments sont rattachés soit à un fournisseur ou à un compte générique unique, soit directement à l'employé, enregistré comme fournisseur, ce qui permet de suivre les montants dus à chaque employé.
Catégorie – Mise en correspondance avec le plan comptable Rillet.
Numéro de document
Date du document
Période de service – Lorsque l'administrateur Payhawk modifie la date de Période de service dans Payhawk, celle-ci remplace la Date du document de la dépense enregistrée dans le système ERP. Vous pouvez ainsi imputer une dépense à une période comptable future.
Date d'échéance – Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'a été saisie, Payhawk utilise la date de la dépense comme date d'échéance.
Note – Le champ Note de la dépense dans Payhawk apparaît dans Rillet comme description de la ligne de dépense.
Image du document – Le reçu ou la facture correspondant à la dépense.
Montant total – Le montant net de la dépense, plus la taxe le cas échéant.
Devise
Taux d'imposition – Le taux d'imposition fourni par Rillet.
Compte bancaire Payhawk – Mis en correspondance avec le compte bancaire correspondant dans Rillet.
Champs personnalisés – Payhawk importe les champs Rillet, tels que les Départements, les Événements et les Projets, afin que vous puissiez les renseigner pour vos dépenses dans Payhawk.
Frais – Les frais de change et les frais de TPE sont exportés sous forme de transactions bancaires distinctes et imputés à un code comptable personnalisé, ce qui permet de les comptabiliser séparément des dépenses.
Prochaines étapes