Message d'erreur
The existing document has already been cleared and cannot be reversed or deleted.
(Le document existant a déjà été lettré et ne peut pas être contre-passé ni supprimé.)Intégrations ERP concernées
SAP S/4HANA®
Motif
Lorsque vous tentez de mettre à jour, supprimer ou contre-passer une dépense, vous pouvez rencontrer une erreur indiquant que le document a déjà été lettré.
Dans SAP S/4HANA, « lettré » (cleared) signifie qu'une position ouverte, telle qu'une facture ou une dépense, a déjà été officiellement rapprochée d'un paiement, d'une ligne de relevé bancaire ou d'un avoir. Une fois un document lettré, SAP S/4HANA considère la transaction comme entièrement réglée et la verrouille. En raison de ce verrouillage de protection, SAP S/4HANA empêche strictement tout outil externe ou tout utilisateur de contre-passer ou de supprimer le document tant que le lien avec le paiement n'est pas rompu.
Solution
Avant d'ajuster quoi que ce soit dans SAP S/4HANA, examinez le statut de la dépense dans Payhawk :
Connectez-vous au portail web Payhawk.
Accédez à l'application Dépenses et ouvrez la dépense en cliquant dessus.
Vérifiez si la dépense est marquée comme Paid (payée). Si vous tentez de supprimer ou de modifier une dépense que votre équipe finance a déjà réglée ou rapprochée d'un virement bancaire, SAP S/4HANA rejettera la modification.
Si la dépense ne doit pas encore être rapprochée d'un paiement, vous devez régler le statut de règlement.
Pour modifier ou contre-passer le document de dépense d'origine, la comptabilité doit d'abord dissocier le paiement de la facture dans SAP S/4HANA. Ce processus s'appelle « réinitialiser le lettrage » (resetting the clearing).
SAP S/4HANA Public Cloud Edition
Pour résoudre ce problème dans SAP S/4HANA Public Cloud Edition :
Connectez-vous à votre SAP Fiori launchpad et ouvrez l'application Reset Cleared Items.
Recherchez le numéro du document de lettrage ou l'écriture associée au paiement de cette dépense.
Sélectionnez le document et choisissez l'action Reset.
Le système vous demande si vous souhaitez uniquement réinitialiser le lettrage – ce qui laisse la facture et le paiement séparés mais actifs – ou Reset and Reverse, qui annule entièrement l'écriture de paiement. Choisissez l'option correspondant à votre besoin.
Enregistrez vos modifications. Le document de dépense d'origine redevient une position ouverte.
SAP S/4HANA Private Cloud Edition
Pour résoudre ce problème dans SAP S/4HANA Private Cloud Edition :
Exécutez le code de transaction
FBRA(Reset Cleared Items).Saisissez le Clearing document number, le Company Code et le Fiscal Year.
Cliquez sur l'icône Save ou accédez à Clearing > Reset Cleared Items.
Une fenêtre contextuelle s'affiche. Sélectionnez Only resetting si vous souhaitez simplement détacher le paiement, ou Resetting and reversal si le paiement lui-même doit être annulé.
Une fois le traitement effectué, la restriction sur la facture est levée.
Étapes suivantes
Maintenant que le lien de lettrage a été correctement réinitialisé dans SAP S/4HANA, le document d'origine est déverrouillé. Revenez à Payhawk et suivez ces étapes :
Connectez-vous au portail web Payhawk.
Accédez à l'application Dépenses.
Ouvrez la dépense en attente et cliquez sur Vérifier pour réexporter ou mettre à jour la transaction avec succès.