Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant l'ouverture de nouveaux comptes d'entreprise Payhawk aux États-Unis.
Pourquoi les titulaires de cartes d'entreprises américaines doivent-ils saisir leur numéro de sécurité sociale (NSS) ?
Pour se conformer à la USA Patriot Act 2001, toutes les institutions financières doivent avoir une politique d'identification des clients. Chez Payhawk, nous demandons seulement à chaque titulaire de carte d'une entité américaine intégrée de saisir les informations suivantes sur leur profil utilisateur :
Nom
Date de naissance
Nationalité
Numéro de sécurité sociale
Oui/Non à la question « Je suis une personne politiquement exposée »
Ces données peuvent être saisies directement par le membre du personnel ou par l'administrateur Payhawk de l'organisation. Le champ du numéro de sécurité sociale est masqué, même lors de sa saisie. Toutes les données stockées dans Payhawk sont conformes aux normes SOC 2 type 2, et vous pouvez consulter notre Politique de sécurité en ligne.
Quand un numéro de sécurité sociale (SSN) est-il requis pour les employés utilisant Payhawk ?
Conformément au USA PATRIOT Act, les employés qui souhaitent recevoir une carte Payhawk (physique ou virtuelle) doivent fournir leur numéro de sécurité sociale (SSN) dans leur profil.
Toutefois, les employés qui utilisent Payhawk uniquement pour les remboursements et ne disposent pas de carte ne sont pas empêchés de se connecter ou d'utiliser la plateforme s'ils n'ont pas fourni leur SSN.
Que se passe-t-il si un employé ne fournit pas son SSN ?
Les employés ne peuvent pas recevoir de carte (physique ou virtuelle) sans SSN enregistré.
L'application mobile Payhawk rappellera aux utilisateurs de saisir leur SSN, mais il ne s'agit pas d'une obligation bloquante. Les employés peuvent toujours accéder et utiliser la plateforme Payhawk pour les activités liées aux remboursements.
Les administrateurs Payhawk doivent encourager les détenteurs de cartes à compléter leur SSN afin de rester conformes et de permettre l'émission de cartes.
La saisie du SSN est-elle obligatoire dans la plateforme Payhawk ?
Non. Il n'existe aucun blocage système empêchant les employés de se connecter ou d'utiliser Payhawk s'ils n'ont pas fourni leur SSN. Cependant, l'émission de carte n'est pas possible sans celui-ci.
Que se passe-t-il si vous délivrez une carte à une personne basée à l’étranger qui n’a pas de numéro de sécurité sociale ?
Elle peut sélectionner « Pas de numéro de sécurité sociale ? » et saisir les informations suivantes sur son profil utilisateur :
Nom
Date de naissance
Nationalité
Numéro de carte d'identité/passeport
Expiration
Oui/Non à la question « Je suis une personne politiquement exposée »
Payhawk n'exige aucune copie de documents d'identité individuels dans le but d'émettre des cartes et ne consulte aucun détail dans aucune base de données.