Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant l'ouverture de nouveaux comptes d'entreprise Payhawk aux États-Unis.
Pourquoi les titulaires de cartes d'entreprises américaines doivent-ils saisir leur numéro de sécurité sociale (NSS) ?
Pour se conformer à la USA Patriot Act 2001, toutes les institutions financières doivent avoir une politique d'identification des clients. Chez Payhawk, nous demandons à chaque titulaire de carte d'une entité américaine intégrée de saisir les informations suivantes sur leur profil utilisateur :
Nom
Date de naissance
Nationalité
Numéro de sécurité sociale
Oui/Non à la question « Je suis une personne politiquement exposée »
Ces données peuvent être saisies directement par le membre du personnel ou par l'administrateur Payhawk de l'organisation. Toutes les données stockées dans Payhawk sont conformes aux normes SOC 2 type 2, et vous pouvez consulter notre Politique de sécurité en ligne.
Quand un numéro de sécurité sociale (SSN) est-il requis pour les employés utilisant Payhawk ?
Conformément au USA PATRIOT Act, les employés qui souhaitent recevoir une carte Payhawk (physique ou virtuelle) doivent fournir leur numéro de sécurité sociale (SSN) dans leur profil.
Toutefois, les employés qui utilisent Payhawk uniquement pour les remboursements et ne disposent pas de carte ne sont pas empêchés de se connecter ou d'utiliser la plateforme s'ils n'ont pas fourni leur SSN.
Que se passe-t-il si un employé ne fournit pas son SSN ?
Les employés ne peuvent pas recevoir de carte (physique ou virtuelle) sans SSN enregistré.
L'application mobile Payhawk rappellera aux utilisateurs de saisir leur SSN, mais il ne s'agit pas d'une obligation bloquante. Les employés peuvent toujours accéder et utiliser la plateforme Payhawk pour les activités liées aux remboursements.
Les administrateurs Payhawk doivent encourager les détenteurs de cartes à compléter leur SSN afin de rester conformes et de permettre l'émission de cartes.
La saisie du SSN est-elle obligatoire dans la plateforme Payhawk ?
Non. Il n'existe aucun blocage système empêchant les employés de se connecter ou d'utiliser Payhawk s'ils n'ont pas fourni leur SSN. Cependant, l'émission de carte n'est pas possible sans celui-ci.
Que se passe-t-il si vous délivrez une carte à une personne basée à l’étranger qui n’a pas de numéro de sécurité sociale ?
Elle peut sélectionner « Pas de numéro de sécurité sociale ? » et saisir les informations suivantes sur son profil utilisateur :
Nom
Date de naissance
Nationalité
Numéro de carte d'identité/passeport
Expiration
Oui/Non à la question « Je suis une personne politiquement exposée »
Payhawk n'exige aucune copie de documents d'identité individuels dans le but d'émettre des cartes et ne consulte aucun détail dans aucune base de données.
Pourquoi la vérification du titulaire de carte échoue-t-elle avec une erreur indiquant que le numéro d'identification fiscale est invalide ou dupliqué ?
Cette erreur se produit lorsque le numéro d'identification fiscale personnel (par exemple, le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale individuel) saisi lors de la vérification du titulaire de carte :
Existe déjà dans le système - il a été enregistré pour une autre personne, telle qu'un propriétaire d'entreprise, un dirigeant ou un autre titulaire de carte du compte.
Est invalide - le format ou la valeur ne correspond pas aux exigences attendues.
Le numéro d'identification fiscale demandé lors de la vérification du titulaire de carte est l'identifiant personnel de l'individu, et non le numéro d'identification d'employeur (EIN) de l'entreprise.
Pour modifier leur numéro d'identification fiscale et d'autres informations personnelles, les employés doivent :
Accéder au portail Web Payhawk.
Passer le curseur sur leur photo de profil, sélectionner Gérer le profil, puis Informations personnelles.
Puis-je émettre une carte à un compte de messagerie partagé ou d'équipe plutôt qu'à une personne spécifique ?
Non. Pour les cartes émises aux États-Unis (et dans certaines autres juridictions), la vérification du titulaire de carte est une exigence réglementaire. Chaque titulaire de carte doit être une personne réelle disposant de son propre numéro d'identification fiscale personnel unique (par exemple, SSN ou ITIN).
Une adresse électronique partagée ou d'équipe peut néanmoins être utilisée comme utilisateur de la plateforme Payhawk pour :
Gérer les dépenses
Approuver les transactions
Consulter les rapports
Toutefois, elle ne peut pas être vérifiée en tant que titulaire de carte, car elle ne représente pas une seule personne disposant d'un numéro d'identification fiscale personnel.
Pour émettre une carte, attribuez la carte à une personne réelle. Cette personne doit fournir :
Son nom légal
Sa date de naissance
Son numéro d'identification fiscale personnel (SSN ou ITIN)
D'autres informations de vérification requises
Ces exigences sont propres aux programmes de cartes américains en raison des réglementations relatives à la connaissance du client (KYC) et à la lutte contre le blanchiment d'argent (AML). D'autres régions ou fournisseurs de cartes peuvent avoir des exigences différentes.