Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant l'ouverture de nouveaux comptes d'entreprise Payhawk aux États-Unis.
Quelles informations les titulaires de cartes d'entreprises américaines doivent-ils saisir dans leur profil utilisateur ?
Pour se conformer à la USA Patriot Act 2001, toutes les institutions financières doivent avoir une politique d'identification des clients. Chez Payhawk, nous demandons à chaque titulaire de carte d'une entité américaine intégrée de saisir les informations suivantes sur leur profil utilisateur :
Nom
Date de naissance
Nationalité
Oui/Non à la question « Je suis une personne politiquement exposée »
Toutes les données stockées dans Payhawk sont conformes à la norme SOC 2 Type 2, et vous pouvez consulter la politique de sécurité de Payhawk en ligne.
Que se passe-t-il si un employé ne renseigne pas son profil utilisateur ?
Aucune carte (physique ou virtuelle) ne peut être délivrée à un employé si les informations susmentionnées ne figurent pas dans son dossier.
L'application mobile Payhawk rappellera aux utilisateurs de saisir leurs informations, mais cela n'entraînera aucun blocage. Les employés pourront toujours accéder à la plateforme Payhawk et l'utiliser pour toutes les opérations liées aux remboursements.
Les administrateurs Payhawk doivent encourager les titulaires de carte à compléter leurs informations afin de respecter la réglementation et de permettre l'émission des cartes.
Les informations relatives aux employés sont-elles validées sur la plateforme Payhawk ?
Non. Aucun blocage système n'empêche les employés de se connecter ou d'utiliser Payhawk s'ils n'ont pas renseigné leur profil utilisateur.
Puis-je émettre une carte à une adresse e-mail partagée ou d'équipe plutôt qu'à une personne en particulier ?
Non. Pour les cartes émises aux États-Unis (et dans certaines autres juridictions), la vérification de l'identité du titulaire de la carte est une obligation réglementaire. Chaque titulaire de carte doit être une personne physique bien réelle, disposant de ses propres noms, sa propre date de naissance, sa propre adresse, etc.
Une adresse e-mail partagée ou d'équipe peut tout de même être utilisée par un utilisateur de la plateforme Payhawk pour :
Gestion des dépenses
Approbation des transactions
Visualisation des rapports
Cependant, il n'est pas possible de vérifier qu'il s'agit bien d'un titulaire de carte, car cette information ne correspond à aucune personne physique pour laquelle les données requises ont été saisies.
Pour émettre une carte, attribuez-la à une personne physique. Cette personne doit fournir :
Son nom légal
Sa date de naissance
Son adresse
Ces exigences s'appliquent spécifiquement aux programmes de cartes américains en raison des réglementations « Know Your Customer » (KYC) et de lutte contre le blanchiment d'argent (AML), ainsi que du Patriot Act américain. D'autres régions ou émetteurs de cartes peuvent avoir des exigences différentes.