Cet article répond aux questions les plus fréquemment posées sur les rapports de notes de frais dans Payhawk.
L'activation des rapport de notes de frais interrompt-elle automatiquement le blocage automatique des cartes ou faut-il procéder à une configuration manuelle pour s'assurer que les reçus sont envoyés pour vérification après la fin de la période de reporting ?
Le mécanisme de blocage automatique de la carte continuera à fonctionner comme d'habitude. Toutefois, vous avez toujours la possibilité de soumettre des dépenses individuelles dans le cadre d'un rapport de notes de frais afin d'éviter que votre carte ne soit bloquée. Ces soumissions individuelles ne seront pas envoyées au responsable d’approbation tant que l'ensemble du rapport de notes de frais n'aura pas été finalisé et soumis.
Le blocage automatique des cartes est conçu pour encourager la soumission rapide des dépenses, tandis que le rapport de notes de frais peut être soumis automatiquement après la fin de la période de reporting, en fonction des paramètres configurés par votre administrateur Payhawk.
Quand Payhawk procède-t-il au rapprochement automatique d'une dépense avec une note de frais ?
Le rapprochement automatique entre les dépenses et les notes de frais fonctionne comme prévu lorsque les critères suivants sont remplis :
La note de frais n'a pas encore été soumise.
Une nouvelle dépense est créée.
Le responsable de la dépense correspond au propriétaire de la note de frais.
La dépense correspond aux critères définis dans le type de note de frais.
Veuillez noter que le système exclut les dépenses liées aux abonnements, gérées par Payhawk, de la correspondance automatique avec les rapports de dépenses.
Comment s’applique le blocage automatique de la carte lorsque les dépenses sont liées à un rapport de frais ?
La règle de blocage automatique de la carte repose sur la date de soumission individuelle de chaque dépense, et non sur la date de création du rapport de frais ou celle de sa soumission.
Même si une dépense par carte fait partie d’un rapport qui n’a pas encore été soumis, le décompte du blocage automatique dépend uniquement de la date à laquelle cette dépense spécifique a été envoyée. Le rapport de frais ne modifie ni ne retarde le déclenchement du blocage automatique de la carte.