L'Europe entame son plus grand changement réglementaire depuis le RGPD, chaque pays s'orientant vers des factures électroniques structurées et lisibles par machine au lieu des PDF.
Le règlement EN 16931 sur la facturation électronique définit la norme sémantique et syntaxique des formats XML et permet d'assurer l'automatisation, la précision ainsi que la conformité aux futurs cadres nationaux.
Pour s'adapter, les entreprises ont besoin d'une technologie qui simplifie les opérations, garantit la qualité des données et prépare les équipes financières à un paysage fragmenté de formats et d’échéances.
Payhawk s'associe à Invopop (un fournisseur de points d'accès (PA) certifié par Peppol), une passerelle de facturation électronique multi-réseaux. Invopop est un fournisseur de PA pour de nombreux pays à l'intérieur et à l'extérieur de l'Europe, y compris Peppol BIS 3.0, Factur-X, XRechnung, Facturae, et d'autres schémas nationaux énumérés dans la couverture de la liste complète d'Invopop.
Payhawk peut ainsi recevoir, valider, approuver, payer et exporter des factures électroniques structurées dans tous les pays européens, quelle que soit l'infrastructure sous-jacente de chaque pays.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture électronique XML xRechnung :
Comment Payhawk gère les factures électroniques ?
Payhawk prend actuellement en charge le traitement de plusieurs formats et versions de factures électroniques à travers la couverture d'Invopop, y compris ZUGFeRD et XRechnung (Allemagne), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (France), ainsi que les variantes UBL et CII.
Les factures électroniques structurées entrantes sont acheminées à l’aide d’identifiants tels que le Peppol Participant ID, le numéro de TVA ou le SIRET, selon le pays.
Cycle de vie de la facture électronique dans Payhawk
Le traitement des factures électroniques structurées dans Payhawk passe par les étapes suivantes :
Bien que les étapes ressemblent à celles du traitement des PDF, le flux sous-jacent est fondamentalement différent, car les factures XML subissent une validation déterministe, appliquent des règles propres à chaque pays et garantissent des données structurées de haute qualité pour l’approbation, le paiement et la réconciliation.
Réception des factures électroniques
Lorsque les fournisseurs envoient des factures électroniques structurées via le réseau de leur pays, par exemple Peppol ou PDP/PPF, les documents sont transmis à Payhawk selon la chaîne d'étapes suivante :
Fournisseur
Point d'accès du fournisseur
Réseau, par exemple Peppol ou PDP/PPF
Invopop
Payhawk
Lorsque la facture parvient à Payhawk, le système détermine si elle a déjà été payée par carte, auquel cas elle est ajoutée en tant que document à la transaction par carte concernée. Si elle doit être payée, elle sera créée en tant que nouvelle facture et visible dans l'onglet Soumettre.
La plupart des factures électroniques structurées arrivent au format XML. Payhawk génère automatiquement un aperçu PDF pour la lisibilité et préserve le XML original pour l'audit et l'exportation.
Lorsque les fournisseurs émettent des PDF hybrides contenant du XML intégré, comme Factur-X en France ou ZUGFeRD en Allemagne, Payhawk utilise le PDF original et traite le XML intégré sans générer de fichier de prévisualisation supplémentaire.
Extraction de données à partir de factures électroniques
Les factures électroniques sont automatiquement vérifiées selon les règles EN 16931 et les schémas spécifiques à chaque pays.
Les factures électroniques ont pour principal avantage leur format structuré et normalisé, qui permet à Payhawk d'extraire des informations avec une précision absolue. Une fois les données extraites, les champs automatiquement remplis à partir de la facture électronique seront marqués au moyen d'une icône bleue afin de faciliter leur identification.
Il vous sera toujours possible de modifier les détails des dépenses et de sélectionner du texte directement à partir du PDF, qu'il s'agisse d'un aperçu généré ou du document original, de la même manière que pour tout autre document dans Payhawk.
Suivre le processus d'approbation pour les factures électroniques
Le workflow d’approbation des dépenses avec les factures électroniques dans Payhawk fonctionne exactement de la même manière que pour les documents ordinaires. Quel que soit le type de document téléchargé, Payhawk suivra le workflow d’approbation que vous avez défini. La principale différence réside dans la réduction des corrections manuelles grâce à des données structurées propres.
Exécution des paiements pour les factures électroniques
Une fois approuvées, les factures électroniques peuvent être payées directement via Payhawk. Cela permet aux équipes financières de gérer l’ensemble du processus de comptes fournisseurs dans un seul système, depuis la réception de la facture électronique structurée jusqu’au paiement et à l'initiation du rapprochement.
Exportation d'une dépense avec une facture électronique
L'exportation fonctionne de la même manière que pour les autres dépenses, mais elle inclut la date structurée et les fichiers sources :.
Pour les factures électroniques XML : Payhawk exporte à la fois l'original XML et l'aperçu PDF.
Pour les PDF hybrides structurés (Factur-X ou ZUGFeRD) : Payhawk exporte le PDF original contenant le XML incorporé.
Cela s'applique que vous exportiez vers un système ERP ou comptable intégré ou que vous utilisiez la fonctionnalité d'exportation standard.