Vous pouvez importer des demandes et des bons de commande en masse en utilisant un modèle Excel généré par le système en fonction du type de demande souhaité. Cette importation est utile pour les entreprises qui migrent vers Payhawk, qui s'intègrent à des systèmes externes ou qui créent plusieurs demandes ou bons de commande similaires à grande échelle.
Remarques sur l'importation de demandes et de bons de commande
Pour chaque type de demande, le système génère un modèle d'importation différent en fonction des champs requis.
Les demandes et les bons de commande importés auront toujours leur méthode de paiement définie sur Aucune. À l'exception de ces spécificités, tous les champs qui peuvent être créés dans le portail web Payhawk ou en utilisant l'API du développeur de Payhawk peuvent être générés en tant que modèle et ensuite réimportés.
La capacité d'importation des demandes et des bons de commande est accessible aux Administrateurs Payhawk qui peuvent importer des demandes directement dans un état Ouvert et au nom de n'importe quel employé. Les employés de Payhawk ont également accès à l'importation, mais ne peuvent créer que des Brouillons de demandes et uniquement pour leur propre compte.
Importation des demandes et des bons de commande
Pour importer des demandes et des bons de commande :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Demandes.
Sélectionnez la vue Demandes de l'entreprise.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Importer.
Sur l'écran suivant :
Sélectionnez le type de demande pour le modèle d'importation qui sera généré par le système et cliquez sur Générer le modèle.
Si vous avez déjà généré le modèle, cliquez sur J'ai déjà généré le modèle.
Ainsi, le modèle généré est téléchargé localement dans le dossier Téléchargements de votre machine.
Complétez vos données dans le format requis dans le fichier généré. Retournez ensuite sur le portail web Payhawk, téléchargez le fichier modifié et cliquez sur Importer.
Une fois que le système a analysé les données importées, cochez la case et cliquez sur Importer.
Lorsque l'importation est prête, l'écran de réussite s'affiche. Cliquez sur Terminé.
Le fichier modèle
Lors de l’importation de demandes ou de bons de commande dans Payhawk, le système génère un modèle d’importation correspondant à la configuration de votre entreprise pour le type de demande sélectionné. Le fichier modèle contient uniquement les champs définis dans votre configuration Payhawk, y compris les champs personnalisés ou de saisie associés à ce type de demande. Les champs marqués comme obligatoires dans Payhawk pour ce type de demande devront également être remplis dans le modèle Excel.
Les données d’importation à fournir se trouvent dans l’onglet Requests du modèle et peuvent, par exemple, inclure les colonnes Group ID (ID de groupe) et PO Number (Numéro de bon de commande) :
Le champ ID de groupe vous permet de regrouper plusieurs lignes en une seule demande ou un seul bon de commande. Si plusieurs lignes partagent la même valeur de ID de groupe (par exemple, 1234), Payhawk créera une demande ou un bon de commande comprenant plusieurs lignes d’article. Si le champ Group ID est laissé vide, chaque ligne sera importée comme une demande distincte.
Le champ Numéro de bon de commande sert d’identifiant pour les bons de commande ayant un statut ouvert. Vous pouvez le renseigner si vous souhaitez faire référence à un bon existant ou le mettre à jour. S’il est laissé vide, Payhawk générera automatiquement un numéro de bon de commande selon le préfixe configuré pour votre entreprise.
Comme chaque type de demande peut comporter des champs différents, la structure du modèle varie selon le type sélectionné avant le début de l’importation. Pour connaître les champs qui apparaîtront dans le fichier, vous pouvez consulter les paramètres du type de demande dans le portail Payhawk.
Le modèle d’importation agit comme une interface alternative pour créer plusieurs demandes en masse, suivant la même structure de données que le portail web Payhawk. En cas d’erreurs lors du processus d’importation, Payhawk enregistre automatiquement les détails des problèmes dans le fichier modèle afin que vous puissiez les examiner à la fin de chaque ligne concernée, les corriger, puis téléverser les données à nouveau.