Gestion des budgets au niveau du groupe

Si vous disposez de plusieurs entités, vous pouvez désormais ajouter et gérer l'ensemble de vos budgets à partir d'un emplacement centralisé.

Pour importer les budgets d'un groupe, il vous suffit de téléverser un modèle de groupe. Cela vous permet de bénéficier d'une visibilité accrue, car vous pouvez visualiser l'ensemble des budgets en un seul et même emplacement pour disposer d'une synthèse précise de vos finances.

Une fois que le budget est défini au niveau du groupe, chaque entité utilisera son budget de groupe respectif. Les budgets de groupe sont accessibles à partir de chaque entité si vous êtes un propriétaire de budget ou un administrateur de groupe.

Par ailleurs, vous pouvez définir des budgets avec toutes les dimensions nécessaires, notamment les catégories de groupe, les champs personnalisés et les équipes, au sein de l'ensemble des entités, et même allouer des budgets à des entités spécifiques en utilisant une nouvelle dimension Entité.

Rôles et autorisations

• Les responsables de budget peuvent accéder à Budgets localement à partir des entités dans lesquelles ils sont employés.

• Les utilisateurs de groupe disposant de la politique Voir tous les budgets peuvent accéder à Budgets partout. Cependant, ils ne peuvent gérer les prévisions qu'au niveau du groupe.

• Les utilisateurs locaux disposant de la politique Voir les données budgétaires n'ont pas accès à Budgets à moins qu'ils ne soient responsables de budget.

Avant de commencer

• Le téléversement de vos budgets de groupe écrasera vos budgets d'entité.

• Si vous devez créer des budgets à partir de ces dimensions, vous devez d'abord migrer vos champs personnalisés, vos catégories de dépenses et vos équipes vers le groupe.

• Pour le moment, la dimension Fournisseurs ne sera pas disponible pour les budgets de groupe.

Création de budgets de groupe

Pour créer un budget de groupe :

1. Sur le portail Web Payhawk, passez au groupe à l'aide du sélecteur d'entités dans l'en-tête, puis ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Budgets.

   1. Si vous ne disposez pas d'un budget existant au niveau de l'entité, cliquez sur Créer un budget pour une année fiscale.

      

   2. Si vous disposez déjà de budgets pour une entité, le système vous invitera à mettre à niveau vers les budgets de groupe. Cliquez sur Commencer à utiliser les budgets de groupe. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Confirmer.

      

2. Dans la boîte de dialogue contextuelle, sélectionnez vos dimensions, définissez le début de l'année fiscale, téléchargez le modèle, remplissez-le, puis téléversez-le à nouveau.

   Les dimensions qui ne sont pas encore gérées au niveau du groupe seront affichées derrière le bouton à bascule réductible Dimensions indisponibles. Si une dimension peut être migrée vers le niveau du groupe, le système vous invitera à le faire.

3. Lorsque vous serez prêt(e), cliquez sur Soumettre.

   

4. Sur l'écran de confirmation, cliquez sur Ok pour le fermer. Vous serez alors en mesure de visualiser le budget du groupe à partir de Budgets.

   

Ressources utiles

• Ajout de vos budgets et prévisions à Payhawk

• Migration de vos champs personnalisés, vos catégories de dépenses et vos équipes au niveau du groupe