Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) liées à la gestion multi-entités dans Payhawk.
Puis-je transférer automatiquement des documents d'une adresse e-mail d'entreprise centralisée vers la boîte de réception ?
Si vous êtes un administrateur de groupe dans Payhawk, vous pouvez transférer des documents (reçus ou factures) vers la Boîte de réception de reçus payés ou impayés depuis une seule adresse e-mail d'entreprise centralisée (par exemple, finance@your-company.com) en ajoutant cette adresse e-mail en tant qu'utilisateur de chaque entité du groupe.
Dès réception de l'e-mail dans la boîte de réception des reçus, le système Payhawk tentera de définir la société à laquelle le document fait référence en lisant le nom de la société et la TVA indiquée sur le reçu ou la facture.
Si cette tentative aboutit et que la dépense a été payée (l'e-mail a été envoyé à paid@payhawk.me), le système joindra automatiquement le reçu à la dépense payée dans l'entité concernée.
Si la tentative aboutit et que la dépense n'a pas été payée (la facture a été envoyée à unpaid@payhawk.me), le système essaiera automatiquement de créer la dépense par rapport au reçu ou à la facture dans l'entité respective.
Si la tentative échoue, Payhawk enverra une notification à la Boîte de réception de l'utilisateur enregistré avec l'adresse e-mail centralisée et lui demandera de sélectionner l'entreprise dans laquelle la dépense doit être créée.
Comment fait Payhawk pour rediriger des documents vers la boîte de réception, notamment les dépenses d’employés enregistrés au sein de plusieurs entités du groupe ?
Lorsque des collaborateurs transfèrent des documents relatifs à des dépenses payées ou impayées et associées à différentes entités du groupe vers la boîte de réception, Payhawk effectue les vérifications suivantes :
Pour associer le document à la bonne entité, le système vérifie le nom de l’entreprise ainsi que le numéro de TVA.
Afin d’associer le document à la bonne dépense, le système vérifie le montant total dans la devise de l’entité, le nom du fournisseur ainsi que l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Lorsqu'un flux de travail de groupe déclenche une approbation, utilise-t-il la devise de consolidation du groupe ou la devise de chaque entité ?
Un flux de travail de groupe utilise toujours le montant prédéfini dans le groupe et applique la devise locale de chaque entité.
Par exemple, si le seuil d'approbation est fixé à 50, l'approbation sera déclenchée à 50 GBP pour une entité britannique, 50 USD pour une entité américaine et 50 EUR pour une entité grecque.
Puis-je ajouter des fonds à plusieurs entités et les distribuer en conséquence ?
Non, il n'est pas possible de déposer des fonds sur plusieurs entités en une seule transaction. Les fonds doivent être chargés dans chaque entité séparément par le biais de l'une des méthodes suivantes :
Transférer manuellement les fonds du compte bancaire de votre entreprise vers chaque entité.
Charger des fonds directement à partir d'un compte bancaire lié dans Payhawk.
Les données SIRH (PXD) peuvent-elles être téléchargées une seule fois pour plusieurs entités, ou doivent-elles être séparées par entité ?
En utilisant la fonctionnalité de téléchargement en masse, vous pouvez importer tous les utilisateurs en une seule fois. Une colonne du fichier de téléchargement spécifie l'entité à laquelle chaque utilisateur appartient. Lors de l'utilisation directe de l'API, chaque utilisateur doit être invité pour chaque entité dont il fait partie. Les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs entités.
Qu'advient-il des détails et de l'historique de l'utilisateur et de la carte si un utilisateur doit être transféré d'une entité à une autre ?
Chaque utilisateur dispose de coordonnées de paiement spécifiques à chaque entité, permettant des devises et des configurations différentes par entité. Si une migration est nécessaire, assurez-vous que les données de l'utilisateur sont correctement configurées dans la nouvelle entité tout en maintenant la conformité avec les règles spécifiques à l'entité.
Payhawk peut-il prendre en charge une structure organisationnelle complexe, telle qu'un organigramme à six niveaux ?
Oui. Le module Équipes de Payhawk prend en charge les relations parent-enfant et peut refléter des structures à plusieurs niveaux sans limitation.
Puis-je partager des données entre entités, et quelles sont les limitations ?
Les données de référence, telles que les champs de dépenses, les catégories, les centres de coûts et les workflows, peuvent être partagées entre les entités.
Les données financières, telles que les dépenses, les transactions et les cartes, ne sont pas partagées. Lorsque les entités sont connectées pour la première fois, les données de référence de l'une peuvent être copiées au niveau du groupe. Pour simplifier la configuration, il est préférable de commencer avec plusieurs entités dès le début.
Existe-t-il des workflows que je peux gérer de manière centralisée pour toutes les entités ?
Oui. Les workflows peuvent être partagés entre les entités, permettant une gestion centralisée et une cohérence.
Quelles limitations dois-je connaître lors du passage d'une entité à plusieurs entités ?
Les données de référence peuvent être partagées, mais les données financières restent spécifiques à chaque entité. Certaines configurations, telles que les champs de dépenses ou les workflows, devront être gérées au niveau du groupe pour garantir un comportement cohérent. Si votre configuration utilise MEM (Multi-Entity Management), vous devez utiliser les points de terminaison MEM, qui gèrent directement les données spécifiques à chaque entité.