Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) liées à la gestion multi-entités dans Payhawk.
Puis-je transférer automatiquement des documents d'un e-mail centralisé de l'entreprise vers la boîte de réception ?
Si vous êtes un administrateur de groupe dans Payhawk, vous pouvez transmettre des documents (factures) vers la boîte de réception à partir d'un seul e-mail centralisé de l'entreprise (par exemple, factures@votreentreprise.com) en suivant les instructions de configuration.
Dès réception de l'e-mail dans la boîte de réception, le système Payhawk identifiera la société à laquelle la facture se réfère en lisant le nom de la société et la TVA indiqués dans le document de paiement.
Si la dépense a été payée, le système joindra automatiquement la facture à la dépense payée sur l'entité concernée.
Si la dépense n'a pas été payée, le système essaiera automatiquement de créer la dépense par rapport à la facture sur l'entité concernée.
Si la tentative de correspondance est infructueuse, Payhawk notifiera l'utilisateur enregistré avec l'e-mail centralisé via sa boîte de réception Payhawk, l'invitant à sélectionner la société sur laquelle la dépense doit être créée.
Comment Payhawk achemine-t-il les documents de la boîte de réception pour les dépenses sur plusieurs entités du groupe ?
Lorsque vous transmettez à la Boîte de réception des documents relatifs à des dépenses payées ou non payées liées à différentes entités au sein du groupe, Payhawk effectue les contrôles suivants :
Pour associer le document à la bonne entité, le système vérifie le nom de l’entreprise ainsi que le numéro de TVA.
Pour faire correspondre le document à la dépense correcte, le système vérifie le montant total dans la devise de l'entité et le nom du fournisseur.
Lorsqu'un flux de travail de groupe déclenche une approbation, utilise-t-il la devise de consolidation du groupe ou la devise de chaque entité ?
Un flux de travail de groupe utilise toujours le montant prédéfini dans le groupe et applique la devise locale de chaque entité.
Par exemple, si le seuil d'approbation est fixé à 50, l'approbation sera déclenchée à 50 GBP pour une entité britannique, 50 USD pour une entité américaine et 50 EUR pour une entité grecque.
Puis-je ajouter des fonds à plusieurs entités et les distribuer en conséquence ?
Non, il n'est pas possible de déposer des fonds sur plusieurs entités en une seule transaction. Les fonds doivent être chargés dans chaque entité séparément par le biais de l'une des méthodes suivantes :
Transférer manuellement les fonds du compte bancaire de votre entreprise vers chaque entité.
Charger des fonds directement à partir d'un compte bancaire lié dans Payhawk.
Les données SIRH (PXD) peuvent-elles être téléchargées une seule fois pour plusieurs entités, ou doivent-elles être séparées par entité ?
En utilisant la fonctionnalité de téléchargement en masse, vous pouvez importer tous les utilisateurs en une seule fois. Une colonne du fichier de téléchargement spécifie l'entité à laquelle chaque utilisateur appartient. Lors de l'utilisation directe de l'API, chaque utilisateur doit être invité pour chaque entité dont il fait partie. Les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs entités.
Qu'advient-il des détails et de l'historique de l'utilisateur et de la carte si un utilisateur doit être transféré d'une entité à une autre ?
Chaque utilisateur dispose de coordonnées de paiement spécifiques à chaque entité, permettant des devises et des configurations différentes par entité. Si une migration est nécessaire, assurez-vous que les données de l'utilisateur sont correctement configurées dans la nouvelle entité tout en maintenant la conformité avec les règles spécifiques à l'entité.
Payhawk peut-il prendre en charge une structure organisationnelle complexe, telle qu'un organigramme à six niveaux ?
Oui. Le module Équipes de Payhawk prend en charge les relations parent-enfant et peut refléter des structures à plusieurs niveaux sans limitation.
Puis-je partager des données entre entités, et quelles sont les limitations ?
Les données de référence, telles que les champs de dépenses, les catégories, les centres de coûts et les workflows, peuvent être partagées entre les entités.
Les données financières, telles que les dépenses, les transactions et les cartes, ne sont pas partagées. Lorsque les entités sont connectées pour la première fois, les données de référence de l'une peuvent être copiées au niveau du groupe. Pour simplifier la configuration, il est préférable de commencer avec plusieurs entités dès le début.
Existe-t-il des workflows que je peux gérer de manière centralisée pour toutes les entités ?
Oui. Les workflows peuvent être partagés entre les entités, permettant une gestion centralisée et une cohérence.
Quelles limitations dois-je connaître lors du passage d'une entité à plusieurs entités ?
Les données de référence peuvent être partagées, mais les données financières restent spécifiques à chaque entité. Certaines configurations, telles que les champs de dépenses ou les workflows, devront être gérées au niveau du groupe pour garantir un comportement cohérent. Si votre configuration utilise MEM (Multi-Entity Management), vous devez utiliser les points de terminaison MEM, qui gèrent directement les données spécifiques à chaque entité.