Sur le portail Web Payhawk, vous pouvez modifier ou supprimer complètement vos dépenses existantes avant que vos demandes de dépenses n'aient été approuvées.
Spécificités
Les dépenses payées et examinées ne peuvent être supprimées ni par les employés ni par les comptables Payhawk ou les administrateurs Payhawk.
Les dépenses en attente d’approbation, approuvées et rejetées ne peuvent être modifiées ou supprimées que par les administrateurs Payhawk.
Modification et suppression des dépenses non soumises
Pour modifier une dépense sur le portail Web Payhawk qui n'a pas encore été soumise :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Dépenses et sélectionnez la dépense que vous souhaitez modifier en cliquant dessus.
Sur l'écran qui s'ouvre, mettez à jour les détails de la dépense souhaités.
Pour supprimer votre dépense, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez l’option Supprimer. Sur l’écran suivant, cochez la case de confirmation et cliquez sur Supprimer.
Modification et suppression des dépenses soumises ou approuvées
Lorsque vous soumettez une dépense pour approbation, examen et paiement, vous pouvez saisir des détails erronés ou oublier un détail facultatif.
Vous pouvez modifier une dépense après l'avoir soumise, ou même après son approbation, sans attendre que l'approbateur vous la renvoie. Une fois que vous modifiez une dépense soumise, elle vous revient et vous devez la soumettre à nouveau.
Le retour pour modification est enregistré dans le journal d'audit de la dépense : vous pouvez le consulter dans la section Activité de la dépense.
Pour mettre à jour votre dépense soumise ou approuvée :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l’option Modifier. Par conséquent, la dépense revient dans l’onglet Soumettre.
Pour supprimer la dépense à ce stade, sélectionnez l’option Supprimer. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cochez la case pour confirmer votre choix et cliquez sur Supprimer.
Si la dépense a été approuvée :
Sur l'écran suivant, confirmez que vous souhaitez modifier la dépense et cliquez sur Modifier.
Mettez à jour les détails nécessaires.
Cliquez sur Soumettre.
Modification et nouvelle soumission, ou suppression des dépenses retournées
Votre approbateur peut vous avoir retourné une demande de dépense pour la mettre à jour. Une fois la dépense retournée :
Payhawk vous en informera dans l'application mobile Payhawk et par e-mail.
Vous pouvez consulter le motif du renvoi de la demande dans la section Activité de la dépense.
Pour modifier et soumettre vos dépenses retournées, ou les supprimer complètement, suivez les mêmes étapes décrites dans cet article.
Ressources utiles
Téléchargement des documents de dépenses et utilisation de l'appareil photo
Création et soumission des dépenses avec Payhawk sur Internet
Création et soumission des dépenses sur le téléphone portable
Soumission des documents relatifs aux dépenses payées et non payées via la Boîte Payhawk