Payhawk s'intègre à SAP S/4HANA® afin de vous permettre d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.
Payhawk effectue une synchronisation des données lorsqu'il est connecté à SAP S/4HANA pour la première fois. En option, en tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez déclencher la synchronisation des données à la demande.
L'intégration crée un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk. Vous pouvez également spécifier la date de début des soldes que vous souhaitez synchroniser entre Payhawk et SAP S/4HANA. Consultez les champs de données exactes partagées entre les deux systèmes.
Données de référence et champs personnalisés
Le diagramme suivant résume les données qui sont automatiquement synchronisées entre les systèmes.
L'intégration fonctionne dans deux directions :
SAP S/4HANA vers Payhawk : Vos données de base SAP S/4HANA, telles que les comptes GL, les codes fiscaux, les centres de coûts et les fournisseurs, sont transférées dans Payhawk afin que votre équipe puisse catégoriser les dépenses à l'aide de données SAP S/4HANA réelles.
Payhawk vers SAP S/4HANA : Lorsqu'une dépense est vérifiée, elle est automatiquement enregistrée dans SAP S/4HANA en tant qu'écriture de journal ou facture fournisseur, avec les détails du paiement et les pièces jointes du reçu.
Dépenses vérifiées et paiements réglés
Le diagramme suivant montre les données échangées concernant les dépenses examinées et les paiements réglés entre les systèmes Payhawk et SAP S/4HANA.
Transfert des dépenses et des paiements vers SAP S/4HANA
Une fois qu'une dépense est marquée comme vérifiée par un comptable ou un administrateur Payhawk, Payhawk transfère cette dépense vers SAP S/4HANA sous forme d'entrée de journal ou de facture fournisseur, en fonction du type de dépense et de votre configuration.
Les dépenses liées aux cartes et aux factures sont exportées sous forme d'écritures de journal ou de factures de fournisseurs, tandis que les remboursements, les frais kilométriques et les indemnités journalières sont toujours exportés sous forme d'écritures de journal.
Les paiements sont automatiquement exportés lorsqu'ils sont compensés et réglés par la banque.
Les extraits de compte sont exportés sous forme d'extraits de compte.
Champs de données exportés vers SAP S/4HANA
Payhawk exporte les champs de données suivants vers le système SAP S/4HANA :
Devise – La devise de la transaction.
Remarque – Le champ Remarque de la dépense dans Payhawk est affiché dans le champ Description du document de la dépense dans SAP S/4HANA.
Date du document
Date de comptabilisation – La date de comptabilisation.
ID de dépense – La référence externe.
Fournisseur – partenaire commercial
Catégorie – Mappé au compte GL de SAP S/4HANA.
Montant – Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
Centre de coûts – Il est soit associé à une équipe Payhawk, soit synchronisé en tant que champ personnalisé.
Code fiscal
Description
Taux de change – Lorsqu'une carte est utilisée pour une transaction dans une devise différente de celle de la carte, Visa ou Mastercard applique un taux de change. Payhawk exporte ensuite cette dépense vers SAP S/4HANA dans la devise de la carte, en utilisant ce taux de change. Cependant, si la devise de la carte diffère également de la devise de base de SAP S/4HANA, deux conversions de change se produiront : une de Visa ou Mastercard et une autre du système comptable, par exemple, pour une facture en devise étrangère.