Un avis de virement est une notification envoyée par un client à un fournisseur pour confirmer qu'un paiement a été effectué. Il indique généralement au fournisseur le montant payé, la date du paiement ainsi que la facture concernée, afin que le fournisseur puisse associer les fonds reçus à la bonne facture et rapprocher ses comptes.
Il s'agit d'une pratique courante établie de longue date dans les paiements professionnels, qui évite aux fournisseurs de devoir relancer pour savoir si et quand ils seront payés.
À propos des avis de virement
L'avis de virement fournisseur est envoyé par e-mail, associé au paiement concerné uniquement et contenant un lien vers la page de statut dédiée à ce paiement.
Sur cette page de statut, le fournisseur peut suivre le paiement à travers ses étapes clés (initié, en transit, réglé), ainsi que le montant, la date et la référence de facture correspondants.
Le lien vers la page de statut du paiement reste valide pendant 2 mois, ce qui permet au fournisseur de suivre le paiement jusqu'à son règlement et de le rapprocher de son côté, sans avoir à contacter votre équipe financière.
Les employés ne reçoivent pas d'avis de virement pour leurs remboursements. Si un paiement fournisseur est rejeté ou retourné, aucun avis de virement ne sera envoyé et le fournisseur ne recevra aucune notification concernant l'échec.
Ce que reçoit votre fournisseur
Votre fournisseur recevra :
Un e-mail l'informant qu'un paiement est en cours d'acheminement.
Un lien sécurisé vers une page de statut, mise à jour au fur et à mesure de l'avancement du paiement.
Une confirmation téléchargeable, disponible depuis la page de statut via le lien sécurisé, que le fournisseur peut conserver pour ses archives.
Votre fournisseur n'a pas besoin de compte ni d'identifiants pour consulter ces informations de paiement. En revanche, le téléchargement de la confirmation de paiement requiert la saisie de l'adresse e-mail à laquelle l'avis de virement a été envoyé, par mesure de sécurité.
Contenu de la page de statut
La page de statut du paiement récapitule les informations suivantes :
Le montant du paiement.
La date de valeur, c'est-à-dire la date à laquelle les fonds sont attendus.
Un suivi de statut progressant de Initié à Réglé.
La référence du paiement, les factures et les avoirs couverts par le paiement.
La page de statut n'affiche pas les coordonnées bancaires. La confirmation téléchargeable est le document officiel, qui inclut les informations de paiement du payeur et du bénéficiaire.
Quand l'avis de virement est effectivement envoyé
L'avis de virement est envoyé à votre fournisseur en fonction du système de paiement utilisé pour ce paiement spécifique.
Par exemple :
Si un paiement est effectué via FPS (GBP) ou SEPA (EUR), l'avis de virement est envoyé au fournisseur une fois le paiement réglé.
Si un paiement est effectué via SWIFT, l'avis de virement est envoyé dès que la banque destinataire communique la date prévue de réception du paiement.
Configuration des e-mails pour l'envoi des avis de virement
Par défaut, l'option d'envoi d'un avis de virement est activée pour chaque fournisseur enregistré, et peut être consultée dans l'application Fournisseurs. Si un fournisseur dispose uniquement d'un e-mail de contact, l'avis de virement lui sera envoyé automatiquement à cette adresse.
Vous pouvez toutefois ajouter différents destinataires pour les avis de virement d'un fournisseur de l'une des façons suivantes :
En modifiant les informations du fournisseur dans l'application Fournisseurs
Lors de la confirmation des informations de paiement d'une dépense - Les e-mails saisis lors de la confirmation des informations de paiement sont automatiquement enregistrés dans la fiche du fournisseur dans l'application Fournisseurs et remplaceront l'e-mail de contact du fournisseur lors de l'envoi des avis de virement.
Lors de l'autorisation d'un paiement - Les e-mails saisis lors de l'autorisation d'un paiement doivent être confirmés manuellement par l'employé concerné : ce n'est qu'à cette condition qu'ils mettront à jour la fiche du fournisseur dans l'application Fournisseurs, en prenant également la priorité sur l'e-mail de contact pour l'envoi des avis de virement.
Vous pouvez également choisir d'envoyer un avis de virement à un fournisseur sans e-mail de contact saisi dans Fournisseurs lors de l'autorisation d'un paiement. Une fois le paiement autorisé, une option vous permettant d'ajouter des e-mails pour les avis de virement s'affichera.
Les avis de virement sont envoyés aux adresses e-mail selon l'ordre de priorité suivant :
Les e-mails saisis sur le moment, lors de la confirmation des informations de paiement ou de l'autorisation du paiement.
L'e-mail de contact du fournisseur, activé par défaut.
L'e-mail extrait par l'IA des documents de dépense joints.
Vérifier l'authenticité d'un avis de virement
Pour aider vos fournisseurs à distinguer un avis de virement authentique d'un avis frauduleux, informez-les des points suivants :
L'e-mail d'avis de virement provient d'une adresse payhawk.com, et le lien sécurisé reste valide pendant 60 jours.
Aucun compte ni identifiant n'est requis pour consulter le lien vers les informations de paiement. En cliquant dessus, une page en lecture seule générée uniquement pour ce paiement s'ouvrira alors.
Un mot de passe, des identifiants bancaires, des coordonnées de carte ou un paiement ne seront jamais demandés par Payhawk à un fournisseur pour consulter un avis de virement.
Un fournisseur n'aura jamais à vérifier ni à ressaisir ses coordonnées bancaires pour recevoir les fonds. Le paiement a déjà été exécuté.
Si une page ou un e-mail se présentant comme un avis de virement demande au fournisseur de se connecter, de payer des frais ou de confirmer ses coordonnées bancaires, il doit le considérer comme suspect.
Si le montant, les factures ou les avoirs semblent incorrects, le fournisseur doit vous contacter directement. Vous gérez le paiement et ses informations ne peuvent pas être modifiées.
Consultation de l'historique des avis de virement
L'envoi de l'avis de virement est consigné dans l'onglet Activité de la dépense autorisée au paiement.
