Gestion des avis de virement des fournisseurs et des destinataires

Les avis de virement peuvent être envoyés à l'e-mail de contact du fournisseur déjà enregistré, ce qui constitue l'option activée par défaut.

Vous pouvez également modifier les informations du fournisseur et saisir des adresses e-mail spécifiques pour les avis de virement, ainsi qu'ajouter des destinataires lors de la confirmation ou de l'autorisation des paiements.

Ajout de destinataires en modifiant les informations du fournisseur

Pour envoyer les avis de virement d'un fournisseur à une personne autre que le contact par défaut :

1. Dans le portail web, accédez à l'application Fournisseurs.

2. Sélectionnez le fournisseur.

3. Accédez à Modifier les coordonnées.

4. Sélectionnez Envoyer l'avis de virement à d'autres destinataires.

5. Saisissez les adresses e-mail des destinataires. Pour en ajouter plusieurs, séparez-les par une virgule ou appuyez sur la touche Entrée.

6. Cliquez sur Enregistrer. Tous les avis de règlement futurs pour ce fournisseur seront alors envoyés aux destinataires que vous avez définis.

   

Définir les adresses e-mail des fournisseurs lors de la confirmation du paiement

Pour spécifier les adresses e-mail des destinataires lors de la confirmation des détails du paiement :

1. Dans le portail Web, accédez à Payer > Confirmer les informations et ouvrez le paiement de facture concerné.

2. Dans le champ E-mail d'avis de virement, saisissez les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer l'avis de virement. Séparez plusieurs adresses par une virgule ou en appuyant sur la touche Entrée.

3. Confirmez les informations du paiement.

Les adresses e-mail saisies ici mettront automatiquement à jour les coordonnées du fournisseur. L'option d'e-mail de contact par défaut sera désactivée et les nouvelles adresses seront enregistrées pour ce fournisseur.

Si une adresse e-mail figure sur le document de dépense joint, l'IA de la plateforme l'extraira et la renseignera automatiquement dans le champ.

Définir les adresses e-mail des fournisseurs lors de l'autorisation du paiement

Pour spécifier les adresses e-mail des destinataires lors de l'autorisation d'un paiement :

1. Dans le portail Web, accédez à Payer > Autoriser et ouvrez le paiement de facture concerné.

2. Dans son menu à trois points, sélectionnez Envoyer l'avis de virement.

3. Vérifiez ou ajoutez les adresses e-mail des destinataires.

4. Pour enregistrer ces adresses e-mail pour une utilisation ultérieure, assurez-vous que l'option Enregistrer ces adresses e-mail pour [fournisseur] pour les futurs avis de virement est sélectionnée. Cette action nécessite des autorisations de modification du fournisseur.

5. Cliquez sur Envoyer.

Déclenchement des avis de virement lors d'une autorisation de paiement en masse

Les avis peuvent être gérés dans le cadre d'une autorisation en masse. Une fois un lot autorisé, la boîte de dialogue Envoyer la confirmation affiche les fournisseurs nécessitant votre attention, tels que ceux dont les adresses e-mail sont manquantes ou dont les adresses extraites des factures doivent être vérifiées.

1. Ajoutez ou vérifiez les destinataires pour chaque fournisseur.

2. Assurez-vous que l'option Enregistrer également les nouvelles adresses e-mail dans les coordonnées du fournisseur est sélectionnée si vous souhaitez les conserver.

3. Cliquez sur Envoyer.

1. Ajoutez ou vérifiez les destinataires pour chaque fournisseur.

2. Sélectionnez Enregistrer également les nouvelles adresses e-mail dans les coordonnées du fournisseur pour les conserver.

3. Cliquez sur Envoyer.

Pour renvoyer un avis de virement, vous devez l'envoyer facture par facture, car l'envoi en masse s'applique uniquement à la première transmission des avis.

Renvoi d'un avis de virement

Si un fournisseur égare l'e-mail d'origine, l'avis peut être renvoyé. La plateforme renverra l'e-mail en utilisant le lien sécurisé d'origine, qui reflètera le statut de paiement actuel.

1. Ouvrez la facture dans le portail Web.

2. Sélectionnez Envoyer l'avis de virement.

3. Vérifiez l'adresse du destinataire dans le panneau latéral et confirmez.

Envoi des avis de virement aux fournisseurs sans coordonnées

Si un fournisseur ne dispose pas d'adresse e-mail de contact, l'écran de confirmation du paiement dans l'onglet Payer > Autoriser indiquera qu'aucun avis n'a été envoyé.

1. Cliquez sur Ajouter une adresse e-mail pour envoyer l'avis de virement.

2. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire.

3. Cliquez sur Envoyer.