Le Travel AI Agent est un assistant IA intelligent qui gère tous les aspects des voyages d'affaires, de la recherche de vols et d'hôtels conformes à la politique jusqu'au paiement automatique et au rapprochement des dépenses. En traitant les réservations par le biais d'une conversation, l'AI Agent élimine les frictions de la planification de voyage traditionnelle pour les employés, tout en garantissant que les équipes Finance et les Travel Managers conservent un contrôle total.
Au-delà de la réservation, l'AI Agent agit comme un partenaire de voyage proactif. Il applique automatiquement les tarifs négociés de l'entreprise, gère les bagages et les extras, et prend en charge les voyages de groupe pour un maximum de 10 collègues. Il fournit également une assistance en temps réel pour les modifications et les annulations, en calculant l'impact sur le budget et en réacheminant les approbations à la volée. Après le voyage, l'AI Agent rapproche automatiquement les dépenses, joint les factures et prépare des brouillons d'indemnités journalières (per diem) à examiner.
Disponible dans le portail web Payhawk, l'application mobile et Slack, le Travel AI Agent fonctionne entièrement dans le cadre des politiques de voyage et des workflows d'approbation de votre entreprise. Il maintient vos voyageurs conformes et vos itinéraires organisés, en veillant à ce que chaque réservation soit cohérente et auditable.
Si vous ne savez pas exactement ce que le Travel AI Agent peut faire pour vous, vous pouvez lui demander directement.
Défis communs aux voyages d'affaires
Les équipes financières sont souvent confrontées à des processus de voyage et de dépenses fragmentés, à des dépenses non conformes à la politique et à des outils de réservation complexes, ce qui entraîne des inefficacités et une augmentation du travail administratif. Le Travel AI Agent Payhawk résout ces défis en appliquant les politiques de l'entreprise en temps réel et en fournissant une expérience de réservation intuitive. Cela garantit la conformité et la facilité d'utilisation pour les employés et les équipes financières.
Comment le Travel AI Agent fonctionne-t-il pour les équipes financières ?
En activant le Travel AI Agent, les équipes financières peuvent rationaliser la gestion des voyages et améliorer la conformité :
Application de la politique en temps réel lors de la réservation, pour garantir que tous les voyages respectent les directives de l'entreprise.
Paiements automatisés et génération de factures, avec création instantanée des dépenses et des reçus, ce qui élimine les rapprochements manuels.
Visibilité centralisée des dépenses de voyage, réduction des dépenses hors politique et simplification des rapports de fin de mois.
Comment le Travel AI Agent fonctionne-t-il pour les employés ?
Avec le Travel AI Agent Payhawk, les employés peuvent facilement réserver des voyages d'affaires conformes. Le Travel AI Agent guide les utilisateurs tout au long du processus de réservation à l'aide d'une interface conversationnelle simple et leur permet de rechercher, de sélectionner et de confirmer des vols et des hôtels en quelques prompts naturels.
Le Travel AI Agent permet aux employés de :
Réserver des voyages d'affaires conformes aux politiques directement dans le portail web, l'application mobile Payhawk, et Slack, sans connexion ni formation séparées. Notez que le Travel AI Agent réserve les voyages d'affaires sans exiger de passeport ou de carte d'identité, car ces documents seront nécessaires à un stade ultérieur, par exemple lors des vols ou de l'enregistrement à l'hôtel.
Utiliser les cartes Payhawk pour les paiements, les reçus et les factures étant automatiquement associés aux dépenses.
Recevoir des mises à jour en temps réel sur les confirmations de réservation, les retards ou les annulations.
Activation du Travel AI Agent
Lorsqu'il est inclus dans votre plan, le Travel AI Agent est opérationnel dès le premier jour et est disponible dans l'application mobile et le portail web de Payhawk. Si votre entreprise fait partie d'un groupe d'entités et que le Travel AI Agent est inclus dans votre plan, l'Agent sera disponible pour l'ensemble du groupe d'entités.
L'accès des employés à l'Agent IA dans Slack dépend du fait qu'un administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le canal de communication dans le portail web Payhawk à partir des Paramètres > AI Office.
Traitement de vos données
Pour plus d'informations sur la manière dont Payhawk traite les données personnelles pour la fonction d'Agent IA de voyage, consultez les ressources suivantes :
Politique de confidentialité globale – Couvre les données personnelles pour lesquelles Payhawk agit en tant que Responsable du traitement.
Annexe relative au traitement des données – Couvre les données à caractère personnel pour lesquelles Payhawk agit en tant que Sous-traitant.