Pour simplifier le processus de paiement, Payhawk vous permet de définir des règles d'écart pour les types de dépenses liées aux demandes qui autorisent des écarts entre les montants indiqués dans la demande et ceux figurant sur la facture.
Payhawk déclenche un processus de rapprochement à deux facteurs pour les demandes sur la base des données de la demande et de la facture. Si, au cours du rapprochement, Payhawk identifie un écart entre les montants, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de dépense lié à la demande.
Notes sur les règles d'écart
Pour rationaliser le processus de paiement, Payhawk permet aux administrateurs de définir des règles d'écart pour les dépenses liées aux demandes. Ces règles déterminent l'écart acceptable par rapport au montant approuvé avant que le système ne déclenche un processus d'approbation de l'écart.
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation des écarts pour les dépenses liées aux demandes si le montant facturé est supérieur au montant de la demande, avec un écart dépassant le seuil autorisé.
Les règles d'écart ne peuvent être définies que dans la devise de votre compte de base. Si une demande est reçue dans une devise différente, Payhawk utilise le taux de change actuel pour calculer l'écart. Par exemple, si vous définissez une règle d'écart de 20 GBP et que vous recevez une demande dépassant le montant approuvé de 21 EUR, aucun écart ne sera déclenché.
Si une dépense est associée à un bon de commande, les catégories de bons de commande configurées pour exiger des bons de réception déclencheront un processus de rapprochement à 3 facteurs (entre le bon de commande, la facture et le bon de réception). En revanche, les catégories de bons de commande qui ne requièrent pas de bons de réception pour les bons de commande déclencheront un processus de rapprochement à 2 facteurs (entre le bon de commande et la facture).
Si, au cours du rapprochement, Payhawk identifie un écart entre les montants figurant dans les documents, le système déclenche un processus d'approbation du paiement conformément aux workflows prédéfinis pour le type de demande.
Payhawk déclenchera un workflow d'approbation des écarts pour les dépenses liées aux demandes et aux bons de commande dans les cas suivants :
Si le montant facturé est supérieur au montant de l'achat avec un écart supérieur au seuil autorisé.
Si les articles reçus dépassent la quantité achetée, un processus de rapprochement à 3 facteurs est déclenché.
Si le nombre d'articles reçus est inférieur au nombre d'articles achetés.
Définir les seuils d'écart
Pour définir des seuils d'écart pour les demandes :
Accédez à Paramètres > Demandes > Types.
Sélectionnez le type de demande souhaité, par exemple Matériel.
Accédez à l'onglet Workflows et cliquez sur Modifier le workflow.
Cliquez sur l'étape Payer :
Sous Détection des écarts, activez le bouton à bascule Autoriser de petits écarts sans approbation si vous souhaitez déclencher un workflow d'écart pour les dépenses associées lorsque le montant dépensé est supérieur au montant demandé.
Définissez un pourcentage et/ou un montant spécifique comme seuil acceptable.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Publier le workflow.
