Vóór deze wijziging stuurden medewerkers documenten voor betaalde of onbetaalde onkosten die ze per e-mail hadden ontvangen door naar de mailboxadressen paid@payhawk.me of unpaid@payhawk.me. Dat is niet meer nodig.
Wat gaat er veranderen?
Nu werkt de mailbox op groepsniveau en gebruikt deze één gecentraliseerd uniek e-mailadres voor je bedrijf om je doorgestuurde facturen te ontvangen, bijvoorbeeld bedrijfsnaam@invoices.payhawk.com.
Je wijst ook een e-mailadres toe van waaruit je documenten doorstuurt, bijvoorbeeld facturen@jouw-bedrijf.com. Je hoeft dit e-mailadres niet meer uit te nodigen als gebruiker in Payhawk.
Met de nieuwe instelling kun je ook leveranciers whitelisten en hen zo rechtstreeks facturen laten sturen naar Payhawk, in plaats van dat je facturen doorstuurt vanaf jouw e-mailadres.
Een Payhawk-beheerder in je bedrijf vindt het mailboxadres van je bedrijf onder Instellingen > Mailbox.
Betalingsdocumenten versturen voor onkosten
Wanneer je de ontvangen factuur doorstuurt naar bedrijfsnaam@facturen.payhawk.com, zal Payhawk automatisch de juiste entiteit identificeren die overeenkomt met deze factuur en controleren of deze betaald of onbetaald is.
Als de factuur al betaald is, zal Payhawk het document automatisch koppelen aan het bestaande onkosten-item. Je hoeft de onkosten dan alleen nog maar in te dienen.
Als de factuur nog steeds niet betaald is, maakt Payhawk automatisch een nieuw onkosten-item aan in het systeem.
Opmerkingen over de mailbox
De tool voor gegevensextractie van Payhawk extraheert automatisch de onkostengegevens en vult deze in.
Als de factuur een koperscontact bevat, stelt Payhawk die persoon in als eigenaar van de factuur. Als Payhawk de factuur automatisch aan een aanvraag koppelt, wordt de eigenaar van de aanvraag de eigenaar van de factuur.
Nadat de onkosten zijn beoordeeld, moeten deze door de bevoegde personen binnen je bedrijf worden betaald.
Handige bronnen