Momenteel kunnen medewerkers een document voor betaalde of onbetaalde onkosten dat ze per e-mail hebben ontvangen, direct doorsturen naar de mailbox via betaald@payhawk.me of niet-betaald unpaid@payhawk.me.
Wat gaat er veranderen?
Nu werkt de mailbox op groepsniveau en gebruikt deze Ć©Ć©n gecentraliseerd uniek e-mailadres voor je bedrijf om je doorgestuurde facturen te ontvangen, bijvoorbeeld bedrijfsnaam@invoices.payhawk.com.
Je wijst ook een e-mailadres toe van waaruit je documenten doorstuurt, bijvoorbeeld facturen@jouw-bedrijf.com. Je hoeft dit e-mailadres niet meer uit te nodigen als gebruiker in Payhawk.
Met de nieuwe instelling kun je ook leveranciers whitelisten en hen zo rechtstreeks facturen laten sturen naar Payhawk, in plaats van dat je facturen doorstuurt vanaf jouw e-mailadres.
Betalingsdocumenten versturen voor onkosten
Wanneer je de ontvangen factuur doorstuurt naar bedrijfsnaam@facturen.payhawk.com, zal Payhawk automatisch de juiste entiteit identificeren die overeenkomt met deze factuur en controleren of deze betaald of onbetaald is.
Als de factuur al betaald is, zal Payhawk het document automatisch koppelen aan het bestaande onkosten-item. Je hoeft de onkosten dan alleen nog maar in te dienen.
Als de factuur nog steeds niet betaald is, maakt Payhawk automatisch een nieuw onkosten-item aan in het systeem.
Opmerkingen over de mailbox
Het algoritme voor gegevensextractie met ingebouwde OCR extraheert automatisch de onkostengegevens en vult deze in.
Als de factuur een koperscontact bevat, stelt Payhawk die persoon in als eigenaar van de factuur. Als Payhawk de factuur automatisch aan een aanvraag koppelt, wordt de eigenaar van de aanvraag de eigenaar van de factuur.
Nadat de onkosten zijn beoordeeld, moeten deze door de bevoegde personen binnen je bedrijf worden betaald.