Je kunt boekingen van vluchten en hotelovernachtingen rechtstreeks via de Travel AI Agent wijzigen of annuleren. De AI Agent laat je vooraf de tariefvoorwaarden zien, berekent de kosten in real time en regelt goedkeuringen, zodat je precies weet wat een wijziging kost voordat je deze bevestigt.
Inzicht in je tariefvoorwaarden
Elke boeking heeft twee onafhankelijke eigenschappen die bepalen welke wijzigingen mogelijk zijn:
Wijzigbaar - Of de boeking kan worden gewijzigd (datum, tijd of route) zonder deze te annuleren. Geldt alleen voor vluchten. Hotelovernachtingen kunnen niet worden gewijzigd, alleen geannuleerd.
Restitueerbaar - Of bij annulering geld wordt teruggestort naar je oorspronkelijke betaalmethode.
Een vlucht kan wijzigbaar maar niet restitueerbaar zijn, of niet te wijzigaar maar niet restitueerbaar. De Travel AI Agent toont altijd beide eigenschappen voordat hij je opties presenteert.
Een vlucht wijzigen
Als je vlucht wijzigbaar is, kun je de datum, tijd of route (inclusief een andere luchthaven bij dezelfde luchtvaartmaatschappij) wijzigen zonder de boeking te hoeven annuleren.
Kostenneutrale of kredietgenererende wijziging - Vereist geen goedkeuring. De Travel AI Agent bevestigt en gaat verder.
Alle extra kosten (wijzigingskosten, tariefverschil of beide) - Vereisen altijd goedkeuring, zelfs als het totaalbedrag binnen je oorspronkelijke reisbudget blijft. De Travel AI Agent stuurt een goedkeuringsverzoek met de uitsplitsing.
Wanneer een vlucht wijzigbaar is, zal de Agent aanraden om de vlucht ter plaatse te wijzigen in plaats van te annuleren en opnieuw te boeken, omdat dit eenvoudiger is en het risico op dubbele uitgaven vermijdt.
Als je vlucht niet kan worden gewijzigd, kun je alleen maar de vlucht annuleren en een nieuwe boeken.
Een vlucht annuleren
Als je vlucht kan worden gewijzigd, zal de Travel AI Agent je aanbieden de vlucht te wijzigen, in plaats van deze te annuleren, om je onnodige kosten te besparen.
Je hebt voor geen enkele annulering goedkeuring nodig.
Type tarief | Wat gebeurt er? |
|---|---|
Restitueerbaar | Je ontvangt een volledige of gedeeltelijke terugbetaling (minus eventuele annuleringskosten). Je hebt geen goedkeuring nodig. |
Niet-restitueerbaar | Het volledige bedrag wordt verbeurd. Er wordt geen geld terugbetaald. De luchtvaartmaatschappij kan zelf krediet uitkeren, maar dat wordt worden niet beschouwd als restitutie. Je hebt geen goedkeuring nodig, maar de AI Agent zal je duidelijk waarschuwen voordat hij doorgaat. |
Een vlucht annuleren en omboeken
Als je een vlucht annuleert en een nieuwe boekt, hangt het feit of je goedkeuring moet krijgen af van de totale impact op het budget:
Voor vluchten die niet restitueerbaar zijn, worden de oorspronkelijke kosten behandeld als uitgegeven. De budgetcontrole houdt rekening met zowel het verbeurde bedrag als de boekingskosten van de nieuwe vlucht.
Luchtvaartkredieten worden niet meegerekend bij de berekening van de restituties en verminderen de kosten niet.
In de onderstaande tabel zie je de standaardinstellingen in Payhawk voor het goedkeuren van het omboeken van vluchten, afhankelijk van de kosten.
Scenario | Goedkeuring nodig |
|---|---|
De nieuwe vluchtkosten vallen binnen je goedgekeurde reisbudget een buffer van 10%. | Nee |
De nieuwe vluchtkosten overschrijden je goedgekeurde reisbudget een buffer van 10%. | Ja |
Een hotelovernachting annuleren
Hotelovernachtingen kunnen alleen worden geannuleerd, niet gewijzigd. Tarieven kunnen volledig, gedeeltelijk of niet worden gerestitueerd. Terugbetalingsvoorwaarden kunnen veranderen naarmate de check-indatum dichterbij komt, dus de Travel AI Agent zal altijd de actuele annuleringsvoorwaarden opvragen in plaats van te vertrouwen op de oorspronkelijke boekingsvoorwaarden.
Type tarief | Wat gebeurt er? |
|---|---|
Restitutie (geheel of gedeeltelijk) | Je ontvangt een terugbetaling op je oorspronkelijke betaalmethode. Je hebt geen goedkeuring nodig. |
Niet-restitueerbaar | Het volledige bedrag wordt verbeurd. Je hebt geen goedkeuring nodig, maar de Travel AI Agent zal je duidelijk waarschuwen voordat hij doorgaat. |
Een hotelovernachting annuleren en omboeken
Bij het annuleren en opnieuw boeken van een hotelovernachting gelden dezelfde budgetregels als voor vluchten. Voor niet-restitueerbare hotelovernachtingen tellen de oorspronkelijke kosten plus de nieuwe boekingskosten allebei mee voor je goedgekeurde budget.
In de onderstaande tabel zie je de standaardinstellingen in Payhawk voor het goedkeuren van het omboeken van hotelovernachtingen, afhankelijk van de kosten.
Scenario | Goedkeuring nodig |
|---|---|
De kosten van de nieuwe hotelovernachting vallen binnen je goedgekeurde reisbudget een buffer van 10%. | Nee |
De kosten van de nieuwe hotelovernachting overschrijden je goedgekeurde reisbudget een buffer van 10%. | Ja |
Een volledige reis annuleren
Je kunt alle boekingen van een reis in Ć©Ć©n keer annuleren. De Travel AI Agent haalt de huidige annuleringsvoorwaarden voor vluchten en hotels afzonderlijk op en presenteert de uitkomst per boeking.
Alleen annuleren - Je hebt geen goedkeuring nodig, ongeacht het type tarief. Toepasselijke restituties worden per onderdeel verwerkt.
Annuleren en omboeken - De AI Agent berekent de nettokosten (nieuwe boekingen minus eventuele contante terugbetalingen) ten opzichte van je oorspronkelijke goedgekeurde reisbudget buffer van 10%. Als deze binnen het budget vallen, heb je geen goedkeuring nodig. Als het budget hoger is, wel.
Snelle referentie bij goedkeuring
In de onderstaande tabel zie je wanneer je goedkeuring moet krijgen om vluchten of hotelovernachtingen te wijzigen.
Actie | Goedkeuring nodig |
|---|---|
Alleen annuleren (elk type tarief, elk onderdeel) | Nee |
Een vlucht wijzigen (eventuele extra kosten) | Ja |
Een vlucht wijzigen (kostenneutraal of voor krediet) | Nee |
Omboeken binnen goedgekeurd budget buffer van 10% | Nee |
Omboeken boven goedgekeurd budget buffer van 10% | Ja |
Opmerkingen over het wijzigen en annuleren van reisboekingen
Sommige boekingen kunnen binnen 24 uur na betaling worden geannuleerd en volledig worden terugbetaald, ongeacht de tariefvoorwaarden. De AI Agent controleert dit automatisch voordat hij de restitutievoorwaarden vermeldt.
Luchtvaartmaatschappijen kunnen kredieten geven in plaats van contante terugbetalingen voor niet-restitueerbare tarieven. Deze tegoeden staan los van terugbetalingen en worden niet meegenomen in de berekeningen van de kosten voor omboekingen.
Wijzigingskosten op wijzigbare vluchten vereisen altijd goedkeuring omdat ze nieuwe uitgaven vertegenwoordigen, zelfs als je totale reiskosten binnen het oorspronkelijke budget blijven.
Je goedgekeurde reiskosten bevatten een buffer van 10%. Voor omboekingen binnen deze buffer hoef je niet apart goedkeuring te vragen.