Payhawk-beheerders en medewerkers zijn gemachtigd namens andere medewerkers vluchten en hotelovernachtingen te boeken. De medewerker is altijd de eigenaar van de reisaanvraag, terwijl de boeker optreedt als een proxy.
Reizen boeken namens een andere medewerker is handig wanneer Executive Assistants organiseren voor hun leidinggevenden, Travel Managers reizen regelen voor teams of Payhawk Administrators boekingen afhandelen voor afzonderlijke gevallen.
Medewerkers machtigen namens anderen te boeken
Om medewerkers te machtigen reizen te boeken namens collega's, moeten Payhawk-beheerders een aangepaste rol aanmaken met gewenste rechten 'Reizen' die voor hen zijn ingeschakeld.
Rollen en rechten worden alleen op groepsniveau gedefinieerd.
Reizen boeken namens een andere medewerker
Zo boek je namens een andere werknemer in het Payhawk-webportaal:
Start een nieuw boekingsgesprek met de Travel AI Agent.
Tag de medewerker met @, gevolgd door diens naam, of typ direct de naam of het e-mailadres waarmee de medewerker zich heeft geregistreerd bij Payhawk in de chat om de Travel AI Agent te laten weten namens wie je boekt. Je kunt kiezen uit actieve medewerkers binnen het toegangsbereik van je entiteit of organisatie.
De AI Agent laadt het profiel van de geselecteerde medewerker, inclusief de limieten van diens reisbeleid en diens goedkeuringsworkflow, en baseert de boeking daar vervolgens op.Als je gemachtigd bent namens een andere medewerker te boeken in diens reisaccount, zal de AI Agent automatisch overschakelen naar dat account.
Voltooi de boeking zoals je dat normaal ook doet. De Travel AI Agent past de polis van de medewerker toe, niet die van jou.
Na het boeken
Nadat je namens een andere medewerker hebt geboekt, gebeurt het volgende:
De reisaanvraag verschijnt onder de aanvragen van de reiziger, niet onder die van jou.
Bevestigingen en statusupdates van goedkeuringen worden naar zowel de boeker als de reiziger verzonden als een boeking verwerkt is. Als een boeking mislukt, ontvangt alleen de boeker de melding. Wijzigingen en annuleringen worden naar de reiziger verzonden.
E-tickets en bevestigingen van hotels worden aan de reiziger gekoppeld.
Inchecken namens een andere medewerker
Met dezelfde rechten voor Reizen kun je ook andere medewerkers inchecken voor hun vluchten. Vraag de Travel AI Agent in de chat om de reiziger in te checken, bijvoorbeeld: Check Maria Ivanova in voor haar vlucht naar Berlijn.
Let bij het inchecken namens een andere medewerker op het volgende:
Je checkt één reiziger tegelijk in.
De Travel AI Agent gebruikt het reisdocument dat voor de reiziger is opgeslagen. Alleen reizigers kunnen hun eigen paspoort- of identiteitskaartgegevens invoeren. Als er geen reisdocument voor de reiziger is opgeslagen, moet de reiziger dat dus eerst toevoegen.
De incheckberichten en de boardingpass gaan naar de reiziger en diens assistenten.
Zie Inchecken voor vluchten met de Travel AI Agent voor meer informatie.
Beleid en goedkeuringen
De beleidslimieten worden geëvalueerd aan de hand van de reisaanvraag van de reiziger, op de manier waarop zou gebeuren had deze zelf geboekt.
De goedkeuringsworkflow volgt de geconfigureerde goedkeuringsregels van de reiziger.
Rapportage en toewijzing
Voor boekhoud- en rapportagedoeleinden behoort de reisaanvraag toe aan de reiziger. De kostenplaats, afdeling en budgeteigenaar worden allemaal toegewezen aan de reiziger en hoeven daarna niet meer opnieuw worden toegewezen.