Als je 'Automatisch inchecken voor vluchten' voor je bedrijf hebt ingeschakeld in Payhawk Labs, checkt de Travel AI Agent je in voor vluchten die je via de agent hebt geboekt en ontvang je je boardingpass via de chat. Je kunt het aanbod van de AI Agent om je in te checken accepteren of de agent vragen je op een ander moment in te checken. Als je reizen kunt boeken namens andere medewerkers, kun je hen ook inchecken voor hun vluchten.
Inchecken via het bericht van de AI Agent
Als je online kunt inchecken voor een vlucht die je via de Travel AI Agent hebt geboekt, meestal 24 uur voor vertrek, stuurt de Travel AI Agent je een chatbericht in de app met de vluchtgegevens en het reisdocument dat de agent gebruikt. De vluchtgegevens zijn de route, vertrek- en aankomsttijden, luchtvaartmaatschappij, boekingsnummer, tariefvoorwaarden en bagagevrijstelling.
Zo check je in voor je vlucht:
Open het bericht van de AI Agent in het AI Office.
Klik op Inchecken.
Als de AI Agent om je reisdocument vraagt, vul je het formulier Reisdocument in en klik je op Opslaan en doorgaan.
Wacht tot de AI Agent het inchecken heeft afgerond en je je boardingpass stuurt.
Als je liever zelf incheckt, klik je op Zelf inchecken om de website van de luchtvaartmaatschappij te openen. Voor luchtvaartmaatschappijen waarop je via Payhawk nog niet automatisch kunt inchecken, zie je in het bericht van de AI Agent dat je alleen handmatig kunt inchecken.
Je reisdocumentgegevens opgeven
Als je geen reisdocument in Payhawk hebt opgeslagen, toont de AI Agent het beveiligde formulier Reisdocument in de chat.
Op het formulier moet je de volgende velden invullen:
Land van afgifte
Documentnummer
Vervaldatum
Nationaliteit
Land van verblijf
Het formulier stuurt je gegevens rechtstreeks naar Payhawk en toont ze nooit als chatbericht. Payhawk bewaart het document, zodat de AI Agent het standaard gebruikt wanneer de agent je de volgende keer incheckt.
Je kunt je paspoort ook toevoegen voordat het inchecken opent. Vraag de Travel AI Agent bijvoorbeeld Voeg mijn paspoortgegevens toe aan mijn reizigersprofiel en vul hetzelfde formulier in. Buiten het inchecken voor een vlucht accepteert het formulier alleen een paspoort. Wil je een identiteitskaart gebruiken, voeg die dan toe in het incheckbericht zodra het inchecken is geopend.
De AI Agent helpen met het inchecken
In de meeste gevallen checkt de AI Agent je in en hoef je zelf niets te doen. Als de website van de luchtvaartmaatschappij je vraagt om in te loggen of een CAPTCHA toont, stopt de AI Agent en stuurt hij je een bericht met een knop die de incheckpagina van de luchtvaartmaatschappij opent. Voltooi de stap op die pagina. Daarna neemt de AI Agent het weer over.
Je boardingpass ontvangen
Als je bent ingecheckt, stuurt de AI Agent je boardingpass naar de chat. Daarop staan je vluchtnummer, datum, route, vertrek- en aankomsttijden, terminal, vluchtduur, reisklasse en stoel. Klik op Downloaden om je boardingpass op te slaan.
In de Payhawk Mobile App kun je de boardingpass ook toevoegen aan Apple Wallet of Google Wallet. Tik daarvoor op Toevoegen aan wallet. Deze optie is beschikbaar als de AI Agent de boardingpass tijdens het inchecken als pdf-bestand van de luchtvaartmaatschappij ontvangt. Als de AI Agent de boardingpass niet van de luchtvaartmaatschappij kan krijgen, laat de agent je dat weten in de chat en verwijst je naar de website of app van de luchtvaartmaatschappij om de boardingpass daar op te halen.
Je boardingpassen worden ook bij je reis opgeslagen. Je kunt ze openen vanuit de reisgegevens in de app Reizen in het Payhawk-webportaal en via Reizen in het AI Office van de Payhawk Mobile App. Boardingpassen zijn alleen beschikbaar voor aankomende reizen en worden verwijderd zodra de reis voorbij is. Zie bestaande reizen bekijken en bijwerken voor meer informatie.
Inchecken starten vanuit de chat
Je hoeft niet te wachten op het bericht van de AI Agent. Je kunt de AI Agent op elk moment binnen de 24 uur voorafgaand aan je vlucht rechtstreeks vragen, bijvoorbeeld: Check me in voor mijn vlucht naar Londen.
Als je voor meerdere vluchten kunt inchecken, vraagt de AI Agent om welke vlucht het gaat.
Kun je nog niet inchecken, dan vertelt de AI Agent je wanneer je het incheckbericht kunt verwachten.
Andere reizigers inchecken
Payhawk-beheerders en medewerkers met rechten om namens anderen te boeken, zoals directieassistenten en travelmanagers, kunnen andere reizigers inchecken voor hun vluchten. Voor inchecken gelden dezelfde rechten voor Reizen als voor reizen boeken namens andere medewerkers.
Als je een andere reiziger wilt inchecken, vraag je dat aan de Travel AI Agent in de chat en noem je de naam van de reiziger, bijvoorbeeld: Check Maria Ivanova in voor haar vlucht naar Berlijn.
Let bij het inchecken van andere reizigers op het volgende:
Je checkt één reiziger tegelijk in. Check bij een groepsreis elke reiziger afzonderlijk in.
De Travel AI Agent gebruikt het reisdocument dat voor de reiziger is opgeslagen. Alleen reizigers kunnen hun eigen paspoort- of identiteitskaartgegevens invoeren. Als er geen reisdocument voor de reiziger is opgeslagen, moet de reiziger dat dus eerst toevoegen.
De incheckberichten en de boardingpass gaan naar de reiziger en diens assistenten.