Je kunt één reis boeken voor een groep collega’s die op hetzelfde moment naar dezelfde bestemming reizen, bijvoorbeeld naar een conferentie in Berlijn van 12 tot en met 14 juni.
Je plant en volgt dit als één reis, maar de Travel AI Agent boekt elke reiziger apart. Iedere reiziger krijgt een eigen boeking, goedkeuring, kaart, reisvergoeding, reisschema en onkostendeclaratie, elk met een eigen bevestigingsnummer.
Door losse boekingen blijft elke reiziger onafhankelijk, zodat een wijziging, annulering of mislukte boeking van één persoon de reisdetails van de rest van de groep niet overhoop gooit. Vluchten worden altijd individueel geboekt. Twee reizigers kunnen een hotelkamer delen via één boeking die tussen hen wordt gesplitst.
Voor een boeking voor één persoon, zie reisaanvragen indienen en reizen boeken namens andere medewerkers.
Opmerkingen bij groepsreizen
In een groepsreis kunnen maximaal 10 reizigers worden geregistreerd. Voor alle reizigers wordt hetzelfde reistype, hetzelfde vertrekpunt en bestemming en hetzelfde tijdsvenster geselecteerd.
Voor een groepsreis geeft de boeker één reistype op. De Travel AI Agent blokkeert elke reiziger die vanwege diens rol een ander reistype nodig heeft, of die alleen een hotelkamer zou delen zonder dat een aparte vlucht of vergoeding moet worden geregeld.
Als reizigers een hotelkamer delen, kiest de boeker wie dat zijn. De kamer verschijnt in de aanvraag en goedkeuring van één van de twee reizigers. De beleidscontrole geldt nog steeds voor beiden; een kamer van € 120 binnen een maximum van € 100 valt bijvoorbeeld binnen het beleid, omdat ieder deel € 60 is.
Groepsreizen boeken
Zo boek je één reis voor een groep reizigers:
Start een boekingsgesprek met de Travel AI Agent.
Tag aan het begin van het gesprek de reizigers die meegaan. Je tagt ze maar één keer. Het is niet nodig ze bij elke zoekopdracht te taggen. Om iemand te taggen, typ je @ en ervolgens diens naam. Je kunt ook het e-mailadres gebruiken waarmee de medewerker zich heeft geregistreerd in Payhawk.
Zoek en boek voor de hele groep:
Voor vluchten werkt de zoekopdracht hetzelfde als voor één reiziger: elke getagde reiziger krijgt de vlucht(en) die jij kiest.
Vertel de Travel AI Agent als je een hotel boekt welke kamerindeling je nodig hebt, bijvoorbeeld een kamer voor twee, losse kamers of een kamer voor drie.
Als er meer dan één reiziger in een kamer slaapt, kies je bij het selecteren van de kamer om wie het gaat.
De Travel AI Agent presenteert opties voor de hele groep, met genoeg vliegtuigstoelen en kamers voor alle reizigers. De prijs per persoon wordt als hoofdprijs weergegeven, en het totaal voor de groep staat ernaast.
Rond de boeking af zoals je dat altijd doet. Het reisbeleid van je bedrijf gelden voor elke reiziger afzonderlijk.
Omdat de beleidsregels per reiziger worden toegepast, kunnen voor bijvoorbeeld een directeur en een teamlid die samen op reis gaan verschillende limieten gelden. Als een optie boven de limiet van een reiziger ligt, markeert de Agent die optie voor die individuele reiziger, zodat je een andere optie voor die persoon kunt kiezen of een toelichting kunt toevoegen en de boeking kunt afronden.
Groepsreizen goedkeuren
De goedkeurder van elke reiziger beoordeelt de aanvragen afzonderlijk en de goedkeuringen verlopen parallel. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, maakt het systeem de onkostendeclaratie voor die reiziger aan en worden diens reizen direct geboekt. Als een goedkeurder lang wacht, hoeven de reizigers voor wie de reis als bevestigd is, niet te wachten.
Als een goedkeurder een reiziger afwijst, krijgt de boeker daarvan direct een melding. Die kan de afgewezen reiziger verwijderen en doorgaan met de rest van het gezelschap, of de hele reis annuleren. Als de boeker zelf ook meereist, gaat diens eigen aanvraag nog steeds ter goedkeuring naar zijn of haar manager.
Een goedkeurder die meerdere reizigers op dezelfde reis onder zich heeft, kan hen samen goedkeuren vanuit de app Reizen met behulp van de teamfilter.
Voor meer informatie, zie Reisaanvragen beoordelen en goedkeuren.
Bevestigingen en reisschema’s ontvangen
De boeker ontvangt een samenvatting van de bevestigde reis.
Elke reiziger ontvangt een eigen bevestigingsmail, agenda-item en mobiel reisschema. Meldingen over verstoringen, zoals vertragingen of een gatewijziging, gaan rechtstreeks naar de reiziger.
In je reisschema zie je je eigen boekingen, zoals je vluchten en hotelkamers. De boekingen van andere reizigers zie je niet. Als jij de reis hebt geboekt, of je bent een Payhawk Beheerder of travel manager, toont het reisschema de vluchten en hotelkamers voor iedereen die deelneemt aan de reis.
Boekingen wijzigen of annuleren
Vanaf dag één kan elke reiziger zelf zijn of haar vlucht wijzigen of annuleren, zonder de boeker te hoeven inschakelen. Als de reiziger de vlucht wijzigt of annuleert, krijgt de boeker daarvan een melding. Alle wijzigingen aan reisdetails en in de afzonderlijke boekingen worden ook vastgelegd in het auditlogboek van de reis, dat de boeker op elk moment kan inzien.
Wijzigingen aan de hele reis die gevolgen hebben voor meer dan één reiziger, zoals wanneer de data van een volledige reis wordt verplaatst, worden beheerd door de boeker. Omdat elke boeking apart geregistreerd is, kan de boeker de boeking van één reiziger aanpassen zonder het reisschema van anderen te hoeven wijzigen.
Bij gedeelde hotelkamers kan elke reiziger die in de kamer verblijft, niet alleen de boeker, de boeking wijzigen of annuleren, zodat niemand hoeft te wachten tot de boeker in actie komt. Voordat je een gedeelde kamer wijzigt of annuleert, waarschuwt het systeem je dat de kamer voor meer dan één persoon is geboekt.
Fouten met betalingen of boekingen afhandelen
Prijzen worden niet vastgehouden tijdens het goedkeuringsproces, dus het platform maakt bij de bevestiging voor elke boeking een nieuwe prijsopgave:
Als de nieuwe prijs binnen 10% van de goedgekeurde prijs ligt, gaat de boeking gewoon door.
Als de nieuwe prijs meer dan 10% hoger is, gaat de boeking terug naar de boeker ter acceptatie en moet deze de reis opnieuw goedkeuren of annuleren, zonder de rest van de reis te blokkeren.
Omdat elke reiziger een aparte boeking heeft, blijft een fout beperkt tot de ene boeking die is mislukt. Alle andere boekingen in de reis gaan gewoon door en alleen de mislukte boeking moet opnieuw worden uitgevoerd.
Je krijgt altijd te zien waarom een boeking is mislukt, bijvoorbeeld omdat een kamer niet meer beschikbaar is of omdat een betaling niet kon worden verwerkt. De boeker beslist wat de volgende stap is: bijvoorbeeld een alternatief zoeken, die reiziger laten wachten, of de reis annuleren en opnieuw zoeken.