Als een Payhawk Beheerder bij je bedrijf Payhawk heeft geactiveerd, is de Agent beschikbaar in zowel het Payhawk-webportaal als de Payhawk-app.
Met de Travel AI Agent kun je vluchten en accommodaties voor zakenreizen rechtstreeks op het Payhawk-platform boeken en je hoeft je geen zorgen te maken dat ze niet voldoen aan de bepalingen van het reisbeleid van je bedrijf.
Vluchten en hotels selecteren
Met behulp van de Travel AI Agent kunnen medewerkers rechtstreeks in het Payhawk-webportaal en de app naar vluchten en hotels zoeken:
Je kunt in de vorm van een gesprek naar vluchten zoeken door de nodige details over je bestemming en reisdata op te geven. Als je bijvoorbeeld op een bepaalde datum van Berlijn naar Londen wilt reizen, kun je de Agent direct vragen:
Je kunt ook in de vorm van een gesprek naar hotels zoeken door de nodige details over je bestemming en reisdata op te geven. Als je bijvoorbeeld op bepaalde dagen in Londen wilt verblijven, kun je de Agent direct vragen:
Retourvluchten selecteren
Wanneer je een retourvlucht boekt, verwerkt de Travel AI Agent één traject tegelijk: eerst je heenvlucht en daarna je terugvlucht. Voor elk traject kun je de resultaten sorteren, filteren op tijdstip van de dag en de prijzen vergelijken die worden weergegeven als bedrag «vanaf». Het label BINNEN BELEID markeert opties die aan het beleid voldoen, en het label Voorkeursluchtvaartmaatschappij markeert aanbevolen luchtvaartmaatschappijen.
Je kunt voor elk traject een andere luchtvaartmaatschappij kiezen. Je keuze bepaalt hoe de reis wordt geprijsd, betaald en als uitgave geboekt:
Als je voor beide trajecten dezelfde luchtvaartmaatschappij hebt geselecteerd, bundelt de AI Agent je vluchten tot één retourtarief, met één betaling en één uitgave. Dit gecombineerde tarief kan goedkoper zijn dan de som van de twee «vanaf»-prijzen voor enkele reizen.
Als je voor de trajecten verschillende luchtvaartmaatschappijen hebt geselecteerd, boekt de AI Agent twee afzonderlijke tickets, elk met een eigen betaling en een eigen uitgave.
Nadat je voor elk traject een vlucht hebt geselecteerd, klik je op Tarieven bevestigen om de prijsstelling en de beleidsconformiteit af te ronden. Ga daarna verder met het proces voor de reisaanvraag en klik je op Indienen.
Reisaanvragen indienen in het portaal
De Travel AI Agent is een conversatietool. Dat betekent dat je deze in de vorm van een gesprek de nodige informatie kunt geven en op basis daarvan een reisaanvraag kunt indienen:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het AI Office.
Vertel de Agent waar je naartoe wilt reizen en op welke data.
Geef de door de Agent gevraagde informatie op een conversationele manier op om uw reisverzoek te voltooien. Geef bijvoorbeeld aan of u minder of meer vergoedingen nodig heeft dan in het beleid van uw bedrijf is opgenomen. Zodra alle vereiste gegevens zijn verzameld, geeft de Agent een samenvatting van uw reisverzoek voor indiening.
Klik op de knop Indienen.
Reisaanvragen indienen in de app
Je kunt je reisaanvraag ook rechtstreeks in de Payhawk-app ter goedkeuring indienen met de Travel AI Agent.
Zo dien je een reisaanvraag in in de app:
Ga in de Payhawk-app naar het AI Office.
Vertel de Agent waar je naartoe wilt reizen en op welke data.
Deel de benodigde informatie via een gesprek met de Agent, zodat deze de reisaanvraag kan invullen met alle vereiste gegevens. Zodra de nodige gegevens zijn verzameld, zal de Agent de status van je reisaanvraag samenvatten.
Tik op indienen.
Nadat je de reisaanvraag in de Payhawk-app hebt ingediend, kun je de goedkeuringsstatus volgen en de reisroute bekijken via het tabblad Reizen in het AI Office. Zie voor meer informatie het artikel over bestaande reizen bekijken en bijwerken.
Een mislukte betaling herstellen
De meeste reisaanvragen worden zonder problemen goedgekeurd en betaald. Als een betaling na de goedkeuring mislukt, geeft de Travel AI Agent aan welk deel van de reis je aandacht nodig heeft en kun je dit corrigeren zonder een nieuwe reisaanvraag in te dienen of opnieuw op goedkeuring te wachten.
Als een betaling mislukt, verschijnt er een bericht dat sommige boekingen je aandacht nodig hebben, en vraagt de AI Agent of je naar alternatieven wilt zoeken.
Hoe je dit herstelt, hangt af van welk traject is mislukt:
Als de heenvlucht succesvol is betaald maar de terugvlucht is mislukt, blijft je heenvlucht behouden en hoef je alleen een nieuwe terugvlucht te kiezen. In dat geval selecteer, bevestig en dien je alleen de terugvlucht in.
Als de betaling voor de heenvlucht is mislukt, moet je de vluchtselectie voor beide vluchten opnieuw beginnen. Zo wordt voorkomen dat je een terugvlucht betaalt zonder bijbehorende heenvlucht.
Bij een gecombineerd retourtarief (dezelfde luchtvaartmaatschappij voor beide vluchten) slaagt of mislukt de betaling in zijn geheel: er is geen gedeeltelijke boeking. Als de betaling mislukt, moet je de vluchtselectie voor zowel de heen- als de terugvlucht opnieuw beginnen.
Vervangende vluchten volgen dezelfde budgetregel als de oorspronkelijke aanvraag: je kunt opnieuw boeken binnen het goedgekeurde budget plus een marge van 10 %, zonder nieuwe goedkeuring, en elk hoger bedrag vereist een nieuwe goedkeuring. Omdat bij een herstart dezelfde reisaanvraag behouden blijft, blijft de oorspronkelijke goedkeuring geldig zolang de nieuwe vluchten binnen het budget plus 10 % vallen.
Opmerkingen over het boeken van vluchten en hotels met de Travel AI Agent
Payhawk-beheerders en medewerkers met de vereiste rechten kunnen vluchten en hotels boeken namens andere medewerkers. Het boekingsproces verloopt hetzelfde als bij een eigen boeking. Voor meer informatie, zie het artikel over het boeken van reizen namens andere medewerkers.
U kunt uw vlucht- of hotelboeking rechtstreeks wijzigen of annuleren via de Travel AI Agent. De AI Agent toont uw tariefvoorwaarden, berekent kosten en regelt goedkeuringen direct voor vluchtwijzigingen. Bij het omboeken van een hotel haalt de agent uw huidige annuleringsvoorwaarden op, toont het terugbetalingsbedrag en regelt goedkeuringen. Zie voor meer informatie het artikel over het wijzigen en annuleren van uw reisboekingen.
Je kunt tijdens het boekingsproces rechtstreeks bagage aan je boeking toevoegen. Als het geselecteerde tarief geen bagageoptie bevat, stelt de Travel AI Agent automatisch een slimme bundel voor. In sommige gevallen moet het toevoegen of wijzigen van bagage na de boeking rechtstreeks met de luchtvaartmaatschappij worden geregeld.